Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn nodi deilliannau presennol y Cyngor mewn perthynas ag ymarfer y Fenter Twyll Genedlaethol (NFI) 2022/23 i'w ystyried gan y Pwyllgor. 

Rhoddodd y Pennaeth Archwilio a Risg drosolwg o broses ymarfer yr NFI, a’i phwrpas, sef ymarfer paru data a gynhelir bob dwy flynedd gan Swyddfa'r Cabinet sy'n ceisio canfod ac atal twyll a gwallau. Mae'n orfodol ar y Cyngor, ynghyd ag awdurdodau lleol eraill a chyrff sector cyhoeddus i gymryd rhan. Mae cyfranogwyr yn cyflwyno data i wefan ddiogel yr NFI ar ddiwedd y flwyddyn galendr ddynodedig, ac ar ôl hynny mae'r system NFI yn paru data mewn cyrff cyhoeddus, a rhyngddynt, i nodi anghysondebau. Rhoddir gwybod am anghysondebau posibl, a elwir yn ‘barau’, i gyfranogwyr er mwyn iddynt eu hadolygu ,

ymchwilio iddynt a chofnodi’r deilliannau sydd wedyn yn cael eu casglu a'u hadrodd yn genedlaethol gan yr Archwilydd Cyffredinol. Nid yw’r parau data ynddynt eu hunain yn awgrymu twyll neu wallau, ond maent yn canfod achosion y dylid ymchwilio iddynt ymhellach. Ar gyfer ymarfer yr NFI 2020/21 roedd saith maes i gyfrif am bron i 97% o'r £6.5m o achosion o dwyll a gwallau ar gyfer Cymru - gostyngiadau’r Dreth Gyngor (£2.6m) a Bathodynnau Glas (£1.4m) oedd y rheini’n bennaf. Fel rhan o ymarfer yr NFI 2022/23, cyflwynodd y Cyngor ddata mewn perthynas â Thai, trwyddedau gyrwyr tacsi, Cyflogres, hanes taliadau credydwyr a data sefydlog, Cynllun Gostyngiadau'r Dreth Gyngor a'r Dreth Gyngor a'r Gofrestr Etholwyr. Yn ogystal â hyn, cyflwynodd yr Adran Gwaith a Phensiynau fanylion derbynyddion budd-daliadau a chyflwynodd Gwasanaeth Digidol y Bathodyn Glas fanylion Deiliad Bathodyn Glas.

Rhwng Ionawr a Mawrth 2023 derbyniodd y Cyngor gyfanswm o 66 adroddiad unigol a oedd yn cynnwys cyfanswm o 2,638 o barau unigol. Hyd yma ymchwiliwyd i 8 diwrnod gan weithio ar ddarparu'r data i Swyddfa'r Cabinet, dadansoddi a gwerthuso parau a gweithio gyda gwasanaethau i ymchwilio i'r parau a gwella eu prosesau. Mae'r adroddiad yn nodi'r adroddiadau y mae Archwilio Mewnol wedi’u dadansoddi a/neu wedi cydlynu'r gwerthusiad ohonynt a'r meysydd gwasanaeth y maent yn berthnasol iddynt. Manylir ar ganlyniadau'r gwaith hwnnw yn Atodiad 1 gan gynnwys yr arbedion ariannol a wnaed o ran taliadau dyblyg i gredydwyr (£13,343.21) neu a amcangyfrifir fel yn achos twyll Rhestr Aros Tai (£4,283) a Bathodynnau Glas heb eu canslo (£194,350). O ran yr olaf, yn dilyn trafodaethau gyda'r uwch swyddog sy'n gyfrifol am weinyddu'r Bathodyn Glas nodwyd bod pob un o'r 299 o barau NFI ar gyfer y categori hwn yn enghreifftiau o ddiffyg cyfathrebu rhwng gwasanaethau a bod Bathodynnau Glas heb eu cau ar y system oherwydd nad oedd y tîm wedi cael gwybod am farwolaeth deiliad y drwydded. Nodwyd yn hyn o beth mai cymhlethdod pellach yw bod marwolaethau yn cael eu cofrestru yn y sir lle maent yn digwydd sy'n golygu bod marwolaethau yn Ysbyty Gwynedd gan gynnwys rhai trigolion o Ynys Môn yn cael eu cofrestru yng Ngwynedd. Fodd bynnag, nid yw'r wybodaeth honno o reidrwydd yn cael ei throsglwyddo i'r Cyngor yn Ynys Môn drwy broses Dywedwch Wrthym Unwaith Gwynedd neu sy’n golygu fel arall bod Bathodynnau Glas wedyn yn parhau ar agor ar y system ar ôl i ddeiliad y drwydded farw.

Oherwydd gwrthdaro rhwng gwahanol flaenoriaethau a diffyg adnoddau, nid yw'r Tîm Refeniw wedi dadansoddi parau eto mewn perthynas â gostyngiadau’r Dreth Gyngor a Budd-dal Tai a Disgownt Person Sengl y Dreth Gyngor. Mae'r Tîm yn bwriadu defnyddio darparwr allanol i gynnal adolygiad swmp wedi'i reoli o'i ddisgowntiau a'i eithriadau cyn diwedd 2023/24. Er yr ystyrir bod ymarfer yr NFI wedi cynnig gwerth am arian, mae’n ymddangos bod gwendidau yn y fformiwlâu a ddefnyddir gan yr NFI i gyfrifo deilliannau e.e., y gwerth uwch ar gyfer ‘Bathodynnau Glas’ sy’n dal i gael eu defnyddio a’r incwm y mae’r Cyngor yn ei golli o ganlyniad. Fodd bynnag, mae’r cyfle i nodi gwendidau mewn rheolaethau mewnol a chyfleoedd i drafod ffyrdd o gryfhau prosesau gyda rheolwyr yn un fantais anfesuradwy sydd ddim yn cael ei hadlewyrchu yn neilliannau ariannol yr NFI. Bydd ffyrdd o wella'r broses o ddadansoddi parau er mwyn sicrhau mwy o effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd yn cael eu trafod gyda Phenaethiaid Gwasanaeth ac Uwch Reolwyr wrth symud ymlaen fel bod ymarferion yn y dyfodol yn rhoi mwy o elw ar fuddsoddiad.

Wrth ystyried yr adroddiad bu'r Pwyllgor yn trafod y canlynol -

·      Effaith yr adroddiad deilliannau a'r incwm a gollwyd i'r Cyngor gan wallau'r Bathodyn Glas a'i fod yn adlewyrchiad ar y Cyngor yn enwedig os nad yw'r bathodynnau wedi cael eu camddefnyddio. Nododd y Pwyllgor yn arbennig yr heriau a'r cymhlethdodau sy'n codi o safbwynt Bathodynnau Glas ac o bosibl ar gyfer gwasanaethau eraill hefyd gan nad yw'r Cyngor yn cael gwybod am farwolaethau sy'n digwydd y tu allan i'w ffiniau, yn fwyaf amlwg yn Ysbyty Gwynedd. Nododd y Pwyllgor ymhellach ei fod yn rhoi'r Cyngor dan anfantais mewn perthynas â phrosesau fel ymarfer yr NFI.

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor fod y rheolwyr wedi rhoi sicrwydd y bydd prosesau rheoli mewnol yn cael eu cryfhau i sicrhau bod gweinyddwyr Bathodyn Glas yn gallu croesgyfeirio manylion deiliaid trwyddedau gyda chofnodion y rhai sydd wedi marw, gan sicrhau bod y bathodynnau'n cael eu canslo'n brydlon. Mae gwaith ychwanegol hefyd yn cael ei wneud i sefydlu proses gyfathrebu uniongyrchol rhwng y Gwasanaethau Cymdeithasol a Cyswllt Môn.

·      Adennill arian y mae'r ymarfer NFI yn awgrymu y gallai fod wedi cael ei golli i dwyll e.e. mewn perthynas â Disgownt Person Sengl y Dreth Gyngor a ph’un ai y rhoddir cyfrif am golledion/diffyg casglu incwm y Dreth Gyngor wrth baratoi'r gyllideb.

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor fod y darparwr allanol a benodwyd gan y Cyngor i adolygu disgowntiau ac esemptiadau’r Dreth Gyngor yn ceisio dilysu deiliadaeth sengl yn achos hawlwyr Disgownt Person Sengl ac os oes tystiolaeth i awgrymu nad yw hawlydd yn byw ar ei ben ei hun, yna caiff y cyfrif ei addasu yn unol â hynny ac mae bil newydd o’r Dreth Gyngor yn cael ei baratoi a'i anfon at yr hawlydd a allai arwain at dalu'r Dreth Gyngor neu at dystiolaeth mai ef/hi yw’r unig un sy’n byw yn yr eiddo. Mae'r Cyngor wedi cynyddu'r debyd a godir drwy ganslo hawliadau nad oedd yn ddilys. Rhoddwyd gwybod pellach i'r Pwyllgor am y broses ar gyfer gosod y Sylfaen Dreth, yn ogystal â'r gyfradd gasglu a'r ffactorau dan sylw, gan gynnwys nifer y ddisgowntiau a'r eithriadau a ganiatawyd. Mewn blwyddyn arferol, cesglir tua 97% o incwm y Dreth Gyngor yn ystod y flwyddyn a 99.3% dros dair blynedd.

Penderfynwyd nodi adroddiad Deilliannau'r NFI a chadarnhau bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn cymryd sicrwydd o gynnwys yr adroddiad bod y Cyngor yn ceisio manteisio ar y cyfleoedd a ddarperir gan y Fenter Twyll Genedlaethol i ddefnyddio dadansoddeg data i gryfhau’r broses o atal a chanfod twyll.