Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Gwasanaethau Tai.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Tai a oedd yn cynnwys Cynllun Strategol Cyfranogiad Tenantiaid ar gyfer 2024-29 i'w ystyried a'i graffu gan y Pwyllgor. Datblygwyd y Cynllun i sicrhau bod Gwasanaethau Tai yn gweithio mewn partneriaeth â thenantiaid i ddatblygu a darparu gwasanaethau tai o'r radd flaenaf i bobl Ynys Môn ac fel olynydd i Strategaeth Cyfranogiad Tenantiaid Lleol 2018-2023. Mae Deddf Tai Cymru (2014) yn ei gwneud yn ofynnol i bob landlord cymdeithasol yng Nghymru gael strategaeth cyfranogiad tenantiaid gyda'r nod hirdymor o sicrhau gwelliant parhaus ym mherfformiad landlordiaid wrth gefnogi a galluogi tenantiaid i gymryd rhan fel y gallant ddylanwadu ar benderfyniadau a chyfrannu at wella’r gwasanaethau a ddarperir.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Cynghorydd Gary Pritchard, Aelod Portffolio Plant, Ieuenctid a Gwasanaethau Tai a bwysleisiodd ei bod yn bwysig cynnwys tenantiaid yn y ffordd y gwneir penderfyniadau am eu cartrefi a chael eu barn a'u syniadau ynghylch sut y gellir gwella gwasanaethau tai, cartrefi ac ystadau'r Cyngor ymhellach a bodloni heriau Cam II SATC. Mae'r Cynllun Strategol Cyfranogiad Tenantiaid yn nodi sut y bydd y Cyngor yn parhau i ddatblygu cyfranogiad tenantiaid a chynyddu lefelau cyfranogiad yn ystod oes y Cynllun.

Amlinellodd y Rheolwr Gwasanaethau Tai Cymunedol y cefndir deddfwriaethol a'r egwyddorion y tu ôl i'r Cynllun a rhoddodd drosolwg o'r Cynllun gan gynnwys y meysydd blaenoriaeth fel y cytunwyd arnynt gyda'r tenantiaid presennol sy'n cymryd rhan. Y rhai hynny sy'n ymwneud â sicrhau ymgysylltiad effeithiol a rhannu gwybodaeth, grymuso tenantiaid i ddylanwadu ar wasanaethau a'u siapio, gwella gwasanaethau’n barhaus i ddiwallu anghenion cwsmeriaid, a sicrhau bod gan denantiaid y sgiliau a'r hyder i gymryd rhan mewn cyfleoedd lle gall tenantiaid gyfrannu. Wrth gyflawni'r Cynllun, bydd y Gwasanaethau Tai yn datblygu nifer o ddulliau cyfranogi ac ymgysylltu a fydd yn rhoi cyfle i bobl gymryd rhan mewn ffordd hyblyg a chyn lleied neu mor aml ag y dymunant; parhau i ddatblygu dulliau priodol ac arloesol o gyfathrebu â thenantiaid a'u hysbysu am gynnydd; cefnogi tenantiaid i feithrin eu sgiliau a'u gwybodaeth fel bod ganddynt y gallu a'r hyder i gymryd rhan, a chymryd ymagwedd ragweithiol tuag at ddatblygu gwasanaethau gan ddefnyddio arfer da gan eraill. Bydd dull y Gwasanaeth Tai yn cael ei adolygu'n rheolaidd yn ystod y cynllun pum mlynedd a bydd Cynllun Gweithredu deuddeg mis yn cael ei gyd-ddatblygu a'i fonitro'n chwarterol gan y grŵp monitro Cyfranogiad Tenantiaid.

Dywedodd Pennaeth Gwasanaethau Tai fod y Cynllun Strategol yn adeiladu ar yr hyn a gyflawnwyd eisoes o ran cyfranogiad tenantiaid. Mae barn defnyddwyr Gwasanaethau Tai yn bwysig gan fod lefelau bodlonrwydd tenantiaid yn cael eu hadlewyrchu yn yr arolwg STAR a gynhelir yn flynyddol ac yn cael eu meincnodi yn erbyn awdurdodau eraill yng Nghymru.

Wrth graffu ar y Cynllun Strategol Cyfranogiad Tenantiaid, trafododd y Pwyllgor nifer o faterion, gan gynnwys cadernid y broses ar gyfer rhoi'r Cynllun ar waith a'r heriau sy'n gysylltiedig â sicrhau nad oes rhwystrau i gyfranogiad oherwydd oedran neu leoliad a bod pawb yn cael cyfle i gyfrannu gan gydnabod hefyd y gallai rhai pobl fod yn fwy tawedog nag eraill wrth leisio eu barn. Codwyd y dull o ymdrin â chwynion, gan gynnwys sut mae'r cwynion hynny ac ymyriadau'r Gwasanaeth mewn ymateb iddynt yn cyd-fynd â'r Cynllun. Hefyd trafodwyd priodoldeb aelodau etholedig oedd yn gweithredu dros denantiaid, yn ogystal â’r adnoddau ar gael i allu cyflawni’r Cynllun a'r risgiau wrth wneud hynny.

Wrth ymateb i'r materion hynny cadarnhaodd yr Aelod Portffolio a'r Swyddogion Gwasanaethau Tai y canlynol -

·      Bod y broses o ddatblygu'r Cynllun wedi'i chynnal dros nifer o fisoedd gyda mewnbwn y grŵp Cyfranogiad Tenantiaid presennol. Roedd yn gynhwysfawr ac amrywiol o ran y dulliau ymgysylltu a ddefnyddiwyd. Mae cyfranogiad tenantiaid wedi cael ei annog drwy gydol y broses. Mae'r Gwasanaeth hefyd wedi bod yn ymwneud yn agos â TPAS Cymru, sef sefydliad sy'n helpu i hyrwyddo arfer da o ran cyfranogiad tenantiaid er mwyn sicrhau bod y Cynllun yn bodloni gofynion statudol.

·      Y prif risgiau a’r heriau yw sicrhau bod pawb beth bynnag fo'u cefndir neu brofiad, yn cael cyfle i gymryd rhan a bod cynrychiolaeth deg yn enwedig o ran grwpiau anodd eu cyrraedd gan gynnwys y rhai a allai fod wedi'u hallgáu'n ddigidol. Mae'r Gwasanaeth wedi ymrwymo i recriwtio aelodau newydd trwy amryw o ffyrdd ac i wella lefelau hyder tenantiaid er mwyn sicrhau eu bod yn gallu cymryd rhan yn effeithiol. Ymgysylltir â thenantiaid drwy'r amser ac mae'n broses barhaus lle caiff barn ei chyfnewid a gwybodaeth ei rhannu a lle caiff materion eu codi a’u datrys. Derbynnir bod cyfranogiad da gan denantiaid yn sgwrs ddwyffordd ac mae llawer o denantiaid yn gwybod pwy yw staff Gwasanaethau Tai ac yn gyfforddus i gael y sgwrs honno gyda nhw.

Dywedodd y Prif Weithredwr fod tystiolaeth o sut mae'r Gwasanaeth wedi gwrando ar farn tenantiaid a sut mae'r safbwyntiau hynny wedi dylanwadu ar benderfyniadau yr un mor bwysig. Er bod y Cynllun Strategol Cyfranogiad Tenantiaid yn adlewyrchiad o sut mae'r Gwasanaeth Tai yn arwain ar y mater hwn, mae angen ystyried sut i gael mewnbwn ym mhrosesau gwneud penderfyniadau ehangach y Cyngor. Hefyd p’un ai y gellir defnyddio'r dulliau a ddefnyddir gan y Gwasanaeth Tai gan wasanaethau eraill o fewn y Cyngor.

·      Gall yr Aelodau Etholedig hynny weithredu dros denantiaid drwy lythyr os awdurdodir iddynt wneud hynny gan y tenant neu fel arall mae'n rhaid gwneud unrhyw sylwadau llafar gan Aelod ym mhresenoldeb y tenant.

·      Bod gweithgaredd Gwasanaethau Tai yn cael ei ariannu drwy'r Cyfrif Refeniw Tai (CRT) sy'n cael ei ariannu o incwm rhent. Mae'r CRT wedi'i neilltuo ac ni ellir ei ddefnyddio at unrhyw ddiben arall a gan fod cyllid digonol mae’n gallu cefnogi'r gwaith o gyflawni'r Cynllun Cyfranogiad Tenantiaid.

·      Bod cofnod canolog o faterion/cwynion yn cael ei gadw a'i ddadansoddi, a bod y Gwasanaeth yn ymwybodol o'r heriau ac yn gallu nodi unrhyw batrwm o ran materion o fewn grwpiau neu gymunedau. Yn yr arolwg STAR blynyddol diwethaf yn ogystal ag adlewyrchu meysydd a gyflawnwyd, roedd hefyd yn pwysleisio meysydd lle'r oedd angen gwneud gwelliannau a lle mae'r Gwasanaeth wedi mynd i'r afael â nhw e.e. symleiddio cyfathrebu am ôl-ddyledion rhent fel bod tenantiaid yn deall y sefyllfa a’i bod yn glir iddynt. Mae'r Gwasanaeth yn cydnabod ei bod yn bwysig gwrando ar yr hyn sydd gan denantiaid i'w ddweud ac i'r perwyl hwnnw mae wedi cyflwyno arolwg/holiadur y gall tenantiaid gyfrannu ato'n barhaus naill ai ar-lein neu drwy ddulliau eraill.

·      Bydd y Cynllun Strategol Cyfranogiad Tenantiaid yn cael ei fonitro drwy'r grŵp monitro Cyfranogiad Tenantiaid, Uwch Dîm Rheoli y Gwasanaeth Tai a gan Sgriwtini drwy adroddiad chwarterol y Cerdyn Sgorio Corfforaethol.

Ar ôl craffu ar y dogfennau a gyflwynwyd ac ar ôl ystyried y pwyntiau a godwyd yn ystod y drafodaeth ynghyd ag ymatebion yr Aelod Portffolio a'r Swyddogion, penderfynwyd argymell Cynllun Strategol Cyfranogiad Tenantiaid 2024-29 i'r Pwyllgor Gwaith i'w gymeradwyo.