Eitem Rhaglen

·      Cyflwyno adroddiad Archwilio Cymru.

·      Cyflwyno ymateb y sefydliad.

Cyflwynwyd adroddiad Archwilio Cymru i’r Pwyllgor ei ystyried. Roedd yr adroddiad yn nodi canfyddiadau adolygiad o wybodaeth am safbwynt defnyddwyr gwasanaeth a chanlyniadau a ddarparwyd i uwch swyddogion ac uwch aelodau yng Nghyngor Sir Ynys Môn a sut mae’r wybodaeth hon yn cael ei defnyddio. Roedd yr adolygiad yn cael ei gynnal ym mhob un o’r 22 cyngor ar hyd a lled Cymru fel rhan o raglen genedlaethol o archwiliadau ac astudiaethau gwerth am arian ac, yn ogystal ag adroddiad lleol ar gyfer pob cyngor, bydd adroddiad cenedlaethol yn cael ei lunio i ddwyn ynghyd enghreifftiau o arfer dda.

Dywedodd y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid fod y sefydliad wedi ymateb trwy lunio Cynllun Gweithredu a’i fod yn cynnwys manylion sy’n adlewyrchu’r gwaith sy’n mynd rhagddo mewn perthynas ag ystod o brosesau a mecanweithiau sy’n cynhyrchu gwybodaeth am berfformiad ar gyfer uwch reolwyr ac uwch aelodau. Barn y sefydliad yw bod y gwaith hwn, gan gynnwys adolygu’r Cerdyn Sgorio a chyflwyno dangosfyrddau data thematig, yn cynnig cyfle i ofyn i uwch aelodau’r Cyngor pa wybodaeth ychwanegol sydd ei hangen arnynt i gael gwell dealltwriaeth o ba mor llwyddiannus yw gwasanaethau a pholisïau o ran cwrdd ag anghenion defnyddwyr gwasanaeth. Mae’r Cyngor yn edrych ymlaen at weld adroddiad cenedlaethol Archwilio Cymru’n cael ei gyhoeddi. Bydd yr adroddiad hwn yn dwyn ynghyd yr holl arferion da o awdurdodau lleol ar hyd a lled Cymru lle cynhaliwyd yr adolygiad a chaiff yr arferion da hynny eu defnyddio i lywio’r ffordd ymlaen i’r Cyngor a’r dulliau a ddatblygir ganddo. Cadarnhaodd y Pennaeth Proffesiwn (AD) y byddai’r Cyngor yn parhau â’r gwaith a gynlluniwyd ganddo yn y cyfamser, gan gynnwys adolygu’r Cerdyn Sgorio Corfforaethol, a rhagwelir y byddai’r adroddiad cenedlaethol yn cael ei gyhoeddi erbyn dyddiad cwblhau disgwyliedig y Cynllun Gweithredu, sef Medi 2024, er efallai y bydd rhaid ailystyried yr amserlen os na fydd yr adroddiad wedi’i gyhoeddi.

Pwyntiau a drafodwyd gan y Pwyllgor –

·      Pa unigolion oedd wedi cael eu cyfweld i ddod i’r casgliadau a’r argymhellion a nodir

·      Er bod yr adolygiad yn ymwneud â defnyddio gwybodaeth am berfformiad i ddeall safbwynt y defnyddiwr gwasanaeth, nid yw’r adolygiad yn canolbwyntio ar drafod gyda defnyddwyr gwasanaeth i ganfod pa mor dda mae’r Cyngor yn deall eu hanghenion.

·      A yw’r sefydliad yn cytuno â chanfyddiadau’r adolygiad archwilio.

·      Byddai’n ddefnyddiol pe bai gwybodaeth wedi’i chynnwys i ddangos sut y gellir casglu data sydd eisoes ar gael o fewn y Cyngor i ddarparu darlun o berfformiad a sut y gellir annog gwasanaethau i rannu gwybodaeth a data o fewn terfynau deddfwriaeth rhyddid gwybodaeth.

Eglurodd Lora Williams, Archwilio Cymru, beth oedd cwmpas yr archwiliad, y cwestiynau a’r meini prawf, fel y cânt eu nodi yn adran 4 yn yr adroddiad ac yn Atodiad 1, yn ogystal â dogfennau yn gysylltiedig â pherfformiad a gafodd eu hystyried a beth oedd hynny’n ei adlewyrchu o safbwynt y defnyddiwr gwasanaeth. Cadarnhaodd nad oedd yr archwiliad yn edrych ar drefniadau ymgynghori ac ymgysylltu’r Cyngor nac ar sut mae’n cynnal arolygon sylweddol i ganfod safbwyntiau defnyddwyr mewn perthynas â newidiadau i wasanaethau neu ddatblygu polisïau a strategaethau. Canolbwyntiwyd ar sut mae adborth dydd i ddydd ynglŷn â boddhad defnyddwyr gwasanaeth yn cael ei gasglu a sut mae’r wybodaeth honno’n cyrraedd uwch swyddogion ac uwch aelodau a sut y caiff ei defnyddio wedyn.

Cyfeiriodd y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid at y trefniadau sydd ar waith o fewn gwasanaethau i gasglu barn a safbwyntiau defnyddwyr, megis y Fforwm Tenantiaid a’r Fforwm Pobl Hŷn. Mae’r wybodaeth yn cael ei phrosesu a’i dadansoddi o fewn y gwasanaethau perthnasol a’i ddefnyddio fel sail i flaenoriaethu’r gwasanaethau a ddarperir ac at ddibenion rheoli perfformiad, ond nid ydynt o reidrwydd yn cael eu hadlewyrchu fel mater o drefn mewn dogfennau corfforaethol neu ddogfennau pwyllgorau ac felly nid yw’r arferion hynny’n cael eu hadlewyrchu yn yr adroddiad archwilio. Bydd y Cyngor yn defnyddio’r arferion da a rennir yn yr adroddiad cenedlaethol gan Archwilio Cymru i ystyried yr hyn y gall ei wneud yn wahanol yn y dyfodol a sut y gall ddarparu gwell tystiolaeth i ddangos sut mae’r wybodaeth a gesglir am safbwyntiau defnyddwyr gwasanaeth yn cael ei defnyddio i hysbysu gwaith rheoli perfformiad. Bydd y prosiect Siarter Cwsmeriaid a Phrofiad y Cwsmer sy’n mynd rhagddo yn rhoi cyfle i amlygu pa wybodaeth ac arferion sy’n bodoli’n barod yn y gwasanaethau o ran safbwynt y defnyddiwr.

Penderfynwyd nodi adroddiad Archwilio Cymru a derbyn ymateb y sefydliad.