Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg, a oedd yn cynnwys y Strategaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2024/25, i’w ystyried gan y Pwyllgor.

Cyflwynodd y Pennaeth Archwilio a Risg yr adroddiad a’r strategaeth sy’n seiliedig ar risg (roedd manylion yr archwiliadau arfaethedig wedi’u nodi yn Atodiad A yn y strategaeth). Er bod y strategaeth wedi cael ei gosod mewn ymgynghoriad â’r Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151 a'r Penaethiaid Gwasanaeth bydd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn cynllunio i sicrhau bod y gwasanaeth yn ymwybodol o unrhyw faterion neu bryderon sy’n codi ac yn ymateb iddynt.

Pwyntiau a drafodwyd gan y Pwyllgor –

·      Yn sgil y swyddi gwag yn y Gwasanaeth Archwilio Mewnol, a oes cysondeb rhwng y gwaith sydd ar y gweill a’r adnoddau sydd ar gael ac a yw’r cydbwysedd rhwng yr adnoddau mewnol a thrydydd parti yn cwrdd â’r gofynion o gofio mai dim ond un archwiliad sydd wedi’i drefnu lle mae angen comisiynu arbenigwyr allanol, a hynny mewn perthynas â seiber ddiogelwch.

·      Y trefniadau recriwtio a chynllunio olyniaeth o fewn y Gwasanaeth Archwilio Mewnol. Mynegwyd rhywfaint o bryder ynglyn â’r goblygiadau ar gyfer dyfodol y gwasanaeth a datblygu’r genhedlaeth nesaf o archwilwyr mewnol os mai dim ond uwch archwilwyr a dderbynnir i’r gwasanaeth yn Ynys Môn. 

·      A fyddai’n ddefnyddiol cael cylchrestr archwilwyr-cyfrifwyr i fynd i’r afael â’r heriau recriwtio yn y gwasanaeth archwilio mewnol.

·      O gofio mai un o amcanion y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yw darparu her effeithiol a bod yn gatalydd ar gyfer newid cadarnhaol a gwelliannau parhaus, nid yw’r gwaith arfaethedig yn cyfeirio at y modd y caiff yr amcan hon ei chyflawni na rôl y Gwasanaeth Archwilio Mewnol o ran cyfrannu at drawsnewid a newid gwasanaethau.

·      Priodoldeb tynnu sylw rheolwyr/y Pwyllgor Gwaith at y materion recriwtio ac adnoddau sy’n dwysau.

Cynghorwyd y Pwyllgor –

·      Bod y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn atebol i archwilydd allanol sy’n archwilio rhai o’r cofrestrau risg strategol cymhleth yn ogystal â’r Prif a’r Uwch Archwilwyr mewnol.  Mae’r gwaith archwilio mewnol arfaethedig hefyd yn cynnwys meysydd risg anstrategol sydd wedi’u nodi o dan y pennawd gwaith archwilio arall.

·      Mewn perthynas â staffio a recriwtio, mae’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol wedi newid llawer dros y blynyddoedd diwethaf ac wrth i adnoddau brinhau mae’r gwaith archwilio mewnol wedi newid i sicrhau bod y sefydliad yn parhau i sicrhau’r gwerth gorau gyda’r adnoddau prin sydd ar gael sydd yn duedd sydd i’w weld mewn gwasanaethau eraill. Mae swyddi lefel / gradd is yn diflannu gan nad yw’r gwaith yn ychwanegu gwerth i’r sefydliad. 

·      Mae’n bosib bod mwy o gyfleoedd mewn timau archwilio mewnol mawr i hyfforddi graddedigion, ond yng Ngwasanaeth Archwilio Mewnol Ynys Môn mae’n fwy effeithiol, effeithlon ac yn darparu mwy o werth am arian comisiynu archwilwyr medrus a phrofiadol o du allan i’r sefydliad i ychwanegu at yr adnoddau mewnol lle bo angen. Hefyd, mae’r gwasanaeth archwilio allanol yn asesu digonolrwydd y trefniadau archwilio mewnol.

·      Prif ffocws y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yw darparu sicrwydd, ac, er ei fod yn gallu gweithredu fel cyfaill beirniadol a herio (cyfeiriwyd at gyfraniad y Gwasanaeth Archwilio Mewnol i adolygiad y Gwasanaeth Tai o’i ddulliau caffael), mae’r gwasanaethau’n gyfrifol am reoli newid ac mae gan bob gwasanaeth ei Reolwr Busnes ei hun sy’n craffu ar brosesau a gweithdrefnau busnes ac yn eu gwella. Caiff prosiectau corfforaethol mawr eu rheoli gan y Gwasanaeth Trawsnewid Corfforaethol.

·      Byddai cael cylchrestr archwilwyr a chyfrifwyr yn her gan bod y ddwy rôl yn hollol wahanol.

·      Mai rôl y Pwyllgor yw amlygu meysydd risg a all beri problem i’r Cyngor ac i gyfeirio’r rheiny at sylw’r Pwyllgor Gwaith neu reolwyr. 

Cynghorodd y Pennaeth Archwilio a Risg nad yw’r sefyllfa o ran capasiti’r gwasanaeth archwilio mewnol wedi cyrraedd y pwynt lle mae angen cyfeirio’r mater, a chadarnhaodd bod gan y gwasanaeth archwilio mewnol adnoddau i gyflawni’r strategaeth a darparu barn sicrwydd.

Aeth y Pwyllgor ymlaen i awgrymu y gallai fod yn ddefnyddiol gofyn i’r Pennaeth Archwilio a Risg godi’r materion capasiti / recriwtio gyda Grŵp Prif Archwilwyr Cymru.  Cynghorodd y Pennaeth Archwilio a Risg bod cyngor Sir Ddinbych wedi sefydlu gweithgor i edrych ar y posibilrwydd o rannau adnoddau archwilio rhwng y chwe chyngor yng ngogledd Cymru.

Penderfynwyd bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn –

·      Cymeradwyo’r Strategaeth Archwilio Mewnol seiliedig ar risg 2024/25 a’i fod yn cytuno ei bod yn darparu’r sicrwydd gofynnol i’r Cyngor.

·      Cytuno â gofynion archwilio mewnol o ran adnoddau a defnyddio ffynonellau sicrwydd eraill.

·      Cytuno nad oes cwmpas amhriodol na chyfyngiadau o ran adnoddau.