Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg, a oedd yn rhoi diweddariad o’r archwiliadau a gwblhawyd ers y diweddariad ar 31 Ionawr 2024 hyd at 31 Mawrth 2024, i’w ystyried gan y Pwyllgor. Roedd yr adroddiad hefyd yn nodi llwyth gwaith cyfredol y Gwasanaeth Archwilio Mewnol a’i flaenoriaethau ar gyfer y tymor byr a chanolig.  Darparwyd copi i’r Pwyllgor, dan wahanol benawdau, o’r adroddiadau archwilio mewnol terfynol a gwblhawyd ers y cyfarfod diwethaf sef Galw Gofal (Llywodraethu partneriaeth) (Adroddiad Dilyn i Fyny Cyntaf) (Sicrwydd Resymol); Archwilio TG Rheoli Mynediad Corfforaethol (Sicrwydd Rhesymol); Adennill y Dreth Gyngor, Ardrethi Annomestig a Mân Ddyledion (Adroddiad Dilyn i Fyny Cyntaf) (Sicrwydd Cyfyngedig)  a Gweinyddu Grantiau Cyfleusterau i’r Anabl (Sicrwydd Cyfyngedig). Roedd y ddau adroddiad Sicrwydd Cyfyngedig yn cynnwys cynllun gweithredu i fynd i’r afael â’r materion / risgiau a godwyd yn ystod yr adolygiad archwilio mewnol. 

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Pennaeth Archwilio a Risg a roddodd drosolwg o’r cynnwys.

Rhoddodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151 y cefndir i’r adroddiad Sicrwydd Cyfyngedig mewn perthynas ag adennill Dyledion y Dreth Gyngor, Ardrethi Annomestig a Mân Ddyledion ac fe amlinellodd y ffactorau sydd wedi effeithio ar y sefyllfa o ran dyledion ac fe eglurodd bod mesurau ar waith i wella’r sefyllfa ac i gasglu incwm ac adennill dyledion yn fwy effeithiol. Darparwyd rhagor o wybodaeth gan y Rheolwr Gwasanaeth refeniw a Budd-daliadau.

Rhoddodd y Pennaeth Gwasanaethau Tai wybodaeth gefndirol mewn perthynas â gweinyddu Grantiau Cyfleusterau i’r Anabl a chyfeiriodd at yr heriau’n gysylltiedig â’r galw cynyddol ond diffyg adnoddau ychwanegol wrth weinyddu a darparu’r Grantiau. Mae’r Gwasanaeth yn derbyn yr adroddiad ar y cynllun gweithredu ac mae wedi ymrwymo i fynd i’r afael â’r materion a godwyd erbyn 1 Gorffennaf 2024.

Pwyntiau a drafodwyd gan y Pwyllgor –

·      Byddai wedi bod yn ddefnyddiol pe byddai adroddiad yr archwiliad dilynol yn cynnwys gwybodaeth gefndirol yn gysylltiedig â Dyledion y Dreth gyngor, Ardrethi Annomestig a Mân Ddyledion i helpu’r aelodau fynd at wraidd y mater mewn perthynas â’r dyledion sydd heb eu talu a sut y gellir mynd i’r afael â hwy.  Nodwyd nad yw’r adroddiad yn cyfeirio at yr heriau, ffactorau lliniarol a’r camau a gymerwyd i fynd i’r afael â’r materion a gwella’r sefyllfa, fel y nodwyd gan y Swyddog Adran 151 yn ei gyflwyniad ar y cefndir. Aeth y Pwyllgor ymlaen i nodi y dylai aelodau,  pan fo’r lefel sicrwydd yn gyfyngedig, ganolbwyntio ar gamau gweithredu a all gael effaith yn hytrach na meysydd sy’n annhebygol o wella wrth geisio adennill dyledion penodol, yn enwedig dyledion gofal cymdeithasol. Awgrymwyd y dylid mabwysiadu methodoleg rheoli prosiectau.

·      Byddai’n ddefnyddiol pe byddai’r Pwyllgor yn gwerthuso cyfanswm y dyledion nad oes modd eu hadennill er mwyn cynnig argymhellion ar y ffordd ymlaen.

·       A oes fformiwla ar gyfer penderfynu pryd y mae ymdrechion i geisio adennill dyled yn mynd yn ofer.

·      A yw’r broses ar gyfer hawlio rhyddhad ardrethi busnes yn rhy gymhleth fel bod pobl ddim yn trafferthu gwneud cais.

·      Y modd y caiff dyledion eu trin ar fantolen y Cyngor fel rhan o’r cyfrifon.

·      Mewn perthynas â gweinyddu’r Grantiau Cyfleusterau i’r Anabl, yn benodol y diffyg cyfatebiaeth rhwng dangosyddion perfformiad allweddol y Grantiau Cyfleusterau i’r Anabl  ac amserlenni disgwyliedig Safonau Addasiadau Tai Llywodraeth Cymru,  roedd yr aelodau’n dymuno cael eglurder ynglyn â barn y Gwasanaeth Tai mai mater i’r Cyngor cyfan yw hwn, nid dim ond y Gwasanaeth Tai.

·      Capasiti’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol ac a yw’r ddwy swydd wag yn debygol o effeithio ar ei allu i gyflawni’r cynllun archwilio.

Cynghorwyd y Pwyllgor -

·      Bod y Gwasanaeth Adnoddau’n ceisio cytuno ar y dyledion y mae modd eu hadennill a chanolbwyntio ar  y dyledion  hynny er mwyn ceisio adennill cymaint o ddyledion â phosib gan dderbyn na fydd modd adennill pob dyled er gwaethaf pob ymdrech.

·      Nad oes modd cynnal asesiad hyd nes y bydd yr ôl-groniad wedi cael ei ddidoli a’i ddadansoddi a hyd nes y bydd y Swyddog Adran 151 a’r Rheolwr Gwasanaeth Refeniw a Budd-daliadau wedi ystyried darparu adnodd ychwanegol ar gyfer y dasg, os oes cyllid ar gael. Mae pennu ffigwr ar gyfer cyfanswm y dyledion nad oes modd eu hadennill yn rhan o’r broses.

·      Mae manylion y gwaith a gwblhawyd a’r gwaith sydd yn weddill i fynd i’r afael â’r materion a godwyd wedi’u cynnwys yn y cynllun gweithredu a gytunwyd gan y rheolwyr a’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol.  Mater i’r Pwyllgor yw penderfynu a yw’r wybodaeth a ddarparwyd yn darparu sicrwydd.

·      Mewn perthynas â rhyddhad ardrethi busnes mae’r Gwasanaeth yn annog busnesau i wneud cais am ryddhad ac mae Menter Môn wedi bod yn gwneud hynny ar ei ran.

·      Er bod dyledion gros yn ymddangos ar gyfrifon y Cyngor mae darpariaeth ar gyfer dyledion drwg wedi’i gynnwys yn y cyfrifon sy’n gostwng gwerth y ddyled net. Mae’r cyfrifiad yn seiliedig ar oed, swm a natur y ddyled ac os ydi’r ddyled yn annhebygol o gael ei chasglu neu wedi heneiddio, mae’r ddarpariaeth yn uwch. Felly, mae’r cyfrif refeniw’n amsugno’r golled sy’n golygu nad yw dyledion sy’n cael eu dileu yn arwain at gostau refeniw sylweddol unwaith ac am byth gan eu bod wedi'u cynnwys yn y ddarpariaeth flynyddol. 

·      Mewn perthynas â dangosyddion perfformiad y Grantiau Cyfleusterau i’r Anabl fel mater i’r Cyngor, mae’n dibynnu a yw’r amserlen o’r cyswllt cyntaf â’r cleient, ac os felly bydd rhaid cynnwys y Gwasanaethau Cymdeithasol, neu a yw o’r adeg pryd y dechreuodd y  Gwasanaeth Tai ar y gwaith addasu.

·      Mewn perthynas â gallu’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol, nid yw’r ddwy swydd wag yn y gwasanaeth wedi cael effaith ar y cynnydd tuag at gyflawni’r strategaeth archwilio gan fod yr arbedion cyllidebol yn cael eu defnyddio i gomisiynu cymorth allanol yn enwedig ar gyfer meysydd arbenigol. Mae timau Archwilio Mewnol yn gyffredinol yn wynebu heriau.

·      Mewn ymateb i gwestiwn am gyflwyno rhaglen i hyfforddeion graddedig cynghorwyd y Pwyllgor nad oes gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol adnoddau / gapasiti ar hyn o bryd i gefnogi hyfforddai ac oherwydd y disgwyliadau ar dimau archwilio mewnol a’r sgiliau sydd eu hangen i ymdopi â’r her o ddarparu sicrwydd  ac asesu risg wrth i’r meysydd yma ddod yn fwy cymhleth ac arbenigol mae’n rhaid i’r staff sy’n ymuno â’r gwasanaeth yn Ynys Môn fod yn archwilwyr cymwys, ar lefel uwch.

Penderfynwyd nodi canlyniad y gwaith Archwilio Mewnol,  a derbyn y sicrwydd a ddarparwyd a’r blaenoriaethau wrth symud ymlaen.