Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid sy'n cynnwys y Cerdyn Sgorio Corfforaethol ar gyfer Chwarter 4 2023/24 i'w ystyried gan y Pwyllgor. Mae'r adroddiad cerdyn sgorio yn portreadu sefyllfa diwedd blwyddyn 2023/24 yn erbyn amcanion llesiant y Cyngor.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Cynghorydd Carwyn Jones, Aelod Portffolio Busnes Corfforaethol a Phrofiad y Cwsmer fel yr adroddiad cerdyn sgorio Ch4 â’r perfformiad gorau ers cyflwyno'r cerdyn sgorio fel adnodd rheoli perfformiad gyda 92% o'r dangosyddion perfformiad yn rhagori o 5% ar eu targedau ar gyfer y flwyddyn. Cyfeiriodd at enghreifftiau penodol o berfformiad nodedig gan gynnwys o fewn Gwasanaethau Oedolion, Gwasanaethau Plant a Theuluoedd a'r Gwasanaeth Digartrefedd lle'r oedd y perfformiad wedi cyrraedd neu ragori ar y targedau ar gyfer y flwyddyn. Roedd enghreifftiau eraill o berfformiad da i'w gweld mewn perthynas â chanran y disgyblion a aseswyd yn y Gymraeg ar ddiwedd y Cyfnod Sylfaen (100%), nifer yr eiddo a ddaeth yn ôl i ddefnydd (71 yn erbyn targed o 50) a'r rhaglen NERS lle'r oedd 81% o'r cleientiaid a oedd yn mynychu'r rhaglen yn teimlo ei bod wedi bod o fudd i'w hiechyd. Roedd dangosyddion Cynllunio a Rheoli Gwastraff hefyd wedi cyrraedd eu targedau. Mae'r adroddiad yn tynnu sylw at rai o'r heriau sy'n weddill o ran prosesu ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth ac ymateb iddynt, canran y rhai sy'n gadael Blwyddyn 11 sy'n cael eu hystyried yn NEET a'r nifer cyfartalog o ddiwrnodau a gymerir i ddarparu Grant Cyfleusterau i'r Anabl (DFG) lle nad oedd targedau wedi'u cyrraedd. Bydd y meysydd hyn yn cael eu monitro gan y Tîm Arweinyddiaeth i sicrhau gwelliannau i'r dyfodol.

Diolchodd y Pwyllgor i Swyddogion a staff am eu cyfraniad tuag at adroddiad cerdyn sgorio diwedd blwyddyn cadarnhaol a nododd yr Aelodau yr enghreifftiau o berfformiadau nodedig yn ystod y flwyddyn. Wrth graffu ar yr adroddiad dyma’r pwyntiau a drafodwyd gan y Pwyllgor –

• Tanberfformiad Dangosydd 3 (NEET) - roedd 4% yn is na'r targed ac yn ostyngiad o gymharu â pherfformiad y ddwy flynedd flaenorol. Gofynnwyd cwestiynau am y cyd-destun i'r dangosydd, y rhesymau dros fethu’r targed yn ogystal â'r mesurau lliniaru sydd yn eu lle i atal y gostyngiad a gwella'r perfformiad yn y maes hwn.
• Y trefniadau ar gyfer sicrhau bod dylanwad cadarnhaol ar y dangosyddion hynny lle mae'r perfformiad presennol ar y targed ond lle mae'r duedd ar i lawr.
• Perfformiad dangosydd 09 (canran yr ymatebion i geisiadau Rhyddid Gwybodaeth o fewn yr amserlen) oedd yn 80%, sef 10% yn is na’r targed. Awgrymwyd dulliau posibl i wella perfformiad trwy ganolbwyntio ar ddatgelu rhagweithiol, eglurder a hygyrchedd, cyfathrebu ac adborth a thrafod ceisiadau sylfaenol yn effeithlon, a chyfeiriwyd at ddau gyhoeddiad fel ffynonellau gwybodaeth/astudiaethau achos y gellid edrych arnynt i wella'r ffordd yr ymdrinnir â cheisiadau Rhyddid Gwybodaeth ac i roi sylw i'r rhai sy’n dal heb eu hateb.
• Tanberfformiad parhaus dangosydd 28 (gwaith DFGs) a ph’un ai a yw'r ffaith nad yw contractwyr ar gael a chyfyngiadau cyllidebol yn effeithio ar y perfformiad. Gofynnwyd cwestiynau hefyd ynghylch ymgysylltu a chyfathrebu â sefydliadau busnes a'r cyhoeddusrwydd a roddwyd i gyfleoedd i gael eu cynnwys ar y rhestr contractwyr ar gyfer gwaith addasu a ph'un ai a yw'r broses yn agored i gontractwyr bach yn ogystal â chontractwyr mawr.
• Nodwyd perfformiad rhagorol dangosyddion rheoli gwastraff 31-34. Roedd 97.5% o'r strydoedd a arolygwyd yn lân heb unrhyw wastraff ac mae achosion o dipio anghyfreithlon yn dal i gael eu clirio o fewn diwrnod. Mynegwyd gwerthfawrogiad o waith y gwasanaethau casglu gwastraff / ailgylchu a glanhau strydoedd gyda chais fod y Pwyllgor yn diolch i'r staff perthnasol. Yng nghyd-destun rheoli gwastraff, cyfeiriwyd hefyd at gyflwr gwael llawer o flychau ailgylchu a biniau olwynion, roedd rhai wedi eu difrodi a’u hymylon wedi'u torri a allai arwain at ddamwain neu anaf. Awgrymwyd y dylid darparu cynwysyddion gwastraff newydd i gartrefi Môn.
• Y cynnydd o ran cyfradd y bobl hŷn (65 oed neu hŷn) y mae'r Awdurdod yn eu cefnogi mewn cartrefi gofal fesul 1,000 o'r boblogaeth 65 oed neu hŷn ar 31 Mawrth (dangosydd 18) a'r pwysau yn sgil hynny ar y gwasanaeth. Gofynnwyd cwestiynau am y trefniadau sydd ar waith i reoli'r pwysau o safbwynt staff a chyllidebau.
• Y galw cynyddol a'r pwysau ar rai meysydd gwasanaeth o gymharu ag eraill a sut mae'r rhain yn cael eu hystyried fel rhan o drefniadau rheoli perfformiad y Cyngor.
• Y tanwariant a ragwelir o £1.740m ar gyllideb 2023/24 ac i ba raddau y bydd y tanwariant hwn yn cynorthwyo'r Cyngor ym mlwyddyn ariannol 2024/25.

Ymatebodd swyddogion i'r pwyntiau a godwyd fel a ganlyn –

• Cyhoeddwyd y dangosydd NEET gan Gyrfa Cymru ar ôl cymryd ciplun o’r rhai sy’n gadael ysgol a oedd yn NEET ar 31 Hydref 2023 ac a oedd yn gadael Blwyddyn 11 ym mis Gorffennaf 2023. O'r 645 o oedd yn gadael Blwyddyn 11, nodwyd bod 26 yn NEET gyda 10 o'r bobl ifanc hynny ar gwrs Gyrfa Cymru ac 16 heb fod yn barod ar gyfer addysg am resymau personol a/neu feddygol. Mae gan yr Awdurdod wybodaeth fanwl am nifer y rhai sy'n gadael Blwyddyn 11 nad ydynt mewn addysg, hyfforddiant na chyflogaeth a system gadarn i fonitro pob person ifanc NEET 16-18 oed. Mae gwaith y Cydlynydd Ymgysylltu a Chynnydd a'i thîm o gynghorwyr allgymorth wedi cael dylanwad cadarnhaol ar y ffigurau ac mae hyn yn galonogol. Mae'r ffocws ar nodi pobl ifanc sy'n NEET yn gynnar cyn cyhoeddiad cipolwg Gyrfa Cymru ynghyd ag ymyrraeth amserol a gefnogir gan baneli ymyrraeth gynnar y cyfeirir pobl ifanc NEET i’w sylw.
• Gall ffactorau tymhorol ddylanwadu ar adroddiadau perfformiad bob chwarter e.e. dangosydd 32 (canran y gwastraff sy'n cael ei ailddefnyddio, ei ailgylchu neu ei gompostio) lle mae'r perfformiad yn Ch4 yn Wyrdd ond mae'r duedd i lawr o gymharu â Ch3 sy'n cynnwys misoedd y gaeaf. Yn draddodiadol mae'r gaeaf yn gyfnod sy'n perfformio'n well ar gyfer ailgylchu gwastraff oherwydd natur y gwastraff a gynhyrchir yn ystod y cyfnod hwn, yn enwedig adeg y Nadolig. Mae cynnwys a fformat y cerdyn sgorio corfforaethol yn cael eu hadolygu ar gyfer 2024/25 a gallai hyn arwain at fesur tueddiadau yn erbyn targedau blynyddol yn hytrach na chwarterol trwy'r saeth i lawr / i fyny i roi darlun cliriach o’r tueddiadau.

Gofynnodd y Pwyllgor am ystadegau perfformiad yn erbyn targedau blynyddol i'w alluogi i gymharu tueddiadau o flwyddyn i flwyddyn yn well.

• Y llynedd cafodd 854 o geisiadau Rhyddid Gwybodaeth eu hadrodd i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio gyda bron i 5,000 o gwestiynau o fewn y ceisiadau hynny. Er y bu cynnydd graddol yn nifer y ceisiadau ers cyflwyno'r ddeddfwriaeth, ar gyfer 2023/24 bu cynnydd yn nifer y ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth i 1,002 a chynnydd sylweddol yn nifer y cwestiynau i 6,300. Mae rhai gwasanaethau yn destun llawer mwy o geisiadau Rhyddid Gwybodaeth nag eraill oherwydd eu bod yn cael effaith ar fywydau pobl ac mae angen targedu'r rhain. Mae’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio wedi cymeradwyo hyn. Un o’r camau lliniaru sy'n cael eu cymryd yw uwchraddio swydd y Swyddog Gwybodaeth a Chwynion Corfforaethol sy'n cael ei hysbysebu ar hyn o bryd gyda threfniadau dros dro yn y cyfamser i gasglu'r data perthnasol, ynghyd â datblygu’r CRM. Er mai ffocws y prosiect CRM ar hyn o bryd yw'r broses gwyno, pan fydd adnoddau'n caniatáu, bydd gwaith yn dechrau ar y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth. Y nod yw creu dangosfwrdd a fydd ar gael i bob Rheolwr Gwybodaeth, h.y. Cyfarwyddwyr a Phenaethiaid Gwasanaeth, fel bod modd iddynt weld cerdyn sgorio yn ddyddiol a fydd yn dangos ceisiadau, amserlenni, cynnydd ac ymatebion hwyr. Cytunir ar y dangosfwrdd gan y Tîm Arweinyddiaeth a fydd yn meddu ar yr holl ddata ac yn gallu nodi unrhyw bwyntiau sydd angen sylw. Mae'r capasiti wedi cael ei ystyried gan fod y gwaith o gasglu gwybodaeth a drafftio ymatebion ar hyn o bryd yn cael ei wneud gan swyddogion o fewn y gwasanaethau a hynny’n ychwanegol at eu dyletswyddau o ddydd i ddydd. Mae datgelu gwybodaeth yn rhagweithiol yn rhywbeth y mae'r Cyngor wedi bod yn ei wneud gyda gwasanaethau yn sgil argymhelliad y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ac mae'n cynnwys dadansoddi ceisiadau, nodi themâu cyffredin, ac asesu p’un ai y gellir cyhoeddi data sy'n diwallu'r anghenion gwybodaeth hynny fel mater o drefn. Er nad yw datgelu'n rhagweithiol yn atal cyflwyniadau Rhyddid Gwybodaeth, gall helpu i leihau nifer y ceisiadau drwy gyfeirio pobl at wybodaeth sydd ar gael trwy ddulliau eraill.   
• Prinder contractwyr yw un o'r prif ffactorau o ran tanberfformiad dangosydd 28 (cyflwyno DFGs yn brydlon) boed yn fân waith atgyweirio neu’n addasiadau sylweddol. Mae'r Gwasanaeth Tai wedi adolygu'r fframwaith caffael ac wedi ymgysylltu â chontractwyr lleol gan arwain at ehangu'r rhestr o gontractwyr y mae'r gwasanaeth yn gweithio gyda nhw o 7 i 14 ar gyfer mân waith ac o 8 i 14 ar gyfer gwaith mawr. Gobeithio y bydd yn helpu i sicrhau bod gwaith a ariennir gan grantiau DFG yn cael ei wneud yn gynt a bod perfformiad yn gwella. Yn ôl yr arwyddion cynnar ar gyfer chwarter cyntaf 2024/25 mae nifer y diwrnodau a gymerwyd i wneud gwaith DFG wedi gostwng o'r hyn a gofnodwyd yn Ch4 2023/24. Mewn perthynas â'r dull o ymgysylltu â busnesau a chontractwyr, dywedodd y Rheolwr Rhaglen Cynllunio Corfforaethol a Pherfformiad fod hwnnw'n fater y byddai'r Gwasanaeth Tai yn gallu adrodd arno ar wahân.
• Bod y Cyngor yn ymgysylltu â WRAP Cymru ar hyn o bryd ynglŷn â dadansoddi perfformiad a’r dull o ymdrin â gwastraff ac ailgylchu, gyda'r bwriad o wneud gwelliannau pellach a fydd yn gosod y cyfeiriad ar gyfer cynlluniau'r Cyngor yn y dyfodol. Er bod y pwynt a wnaed am beryglon cynwysyddion gwastraff/ailgylchu a ddifrodwyd wedi’i nodi, mae'r cyfyngiadau cyllidebol presennol yn golygu nad yw’n bosibl darparu cynwysyddion newydd i bob cartref. Fodd bynnag, mae'r Cyngor wedi ymrwymo i atgyweirio/amnewid cynwysyddion gwastraff ac ailgylchu sydd wedi torri ar gais yn unol â'r polisi casglu gwastraff. Caiff gwasanaeth casglu gwastraff a glanhau strydoedd y Cyngor ei wneud o dan gontract gan Biffa a dylid cyfleu diolchiadau’r Pwyllgor i’w staff.
• Mae Arolygiaeth Gofal Cymru yn gosod safonau ar gyfer cymarebau staffio mewn cartrefi gofal er mwyn sicrhau bod digon o staff i ddiwallu anghenion preswylwyr cartrefi gofal. Mae'r data'n dangos bod nifer y bobl sy'n dechrau cael gofal preswyl ac yn gadael gofal preswyl wedi cynyddu'n sylweddol ers y pandemig gyda mwy o bobl yn dechrau cael gofal am gyfnodau byrrach nag a fu yn flaenorol sy'n effeithio ar ffigur y perfformiad. Mae lefelau staffio priodol yn eu lle i ymateb i'r anghenion hynny.
• O safbwynt rheoli'r galw a'r pwysau o ran adnoddau ar wasanaethau, ystyrir cymryd agwedd fwy integredig tuag at gyllidebau ac arbedion effeithlonrwydd sy'n ystyried newidiadau demograffig a'r amodau economaidd-gymdeithasol ar yr Ynys gan gynnwys amrywiadau lleol. Mae lefelau'r galw yn cael eu hystyried fel mater o drefn mewn trafodaethau am berfformiad gyda Phenaethiaid Gwasanaeth oherwydd gall cynnal perfformiad weithiau fod yn heriol oherwydd y galw. Mae dangos newidiadau yn y galw a'r tueddiadau yn ei ddogfennau yn rhywbeth y mae'r Cyngor wedi cydnabod bod angen iddo ei wneud yn gliriach ac mae'n elfen a fydd yn cael ei chynnwys yng ngherdyn sgorio newydd 2024/25 a fydd yn ceisio dangos sut mae lefelau'r galw yn newid a sut mae hynny yn ei dro yn dylanwadu ar berfformiad tymor byr a thueddiadau tymor hir mewn meysydd allweddol fel digartrefedd, gofal oedolion ac addysg. 
• Mae'r tanwariant a ragwelir o £1.740m ar gyllideb 2023/24 yn golygu y bydd balansau cyffredinol y Cyngor yn cynyddu ar sail y swm hwnnw. Rhoddodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) / Adran 151 drosolwg o sefyllfa bresennol balansau cyffredinol y Cyngor sydd, ar ôl ystyried symudiadau i mewn ac allan o'r balansau, yn dangos bod oddeutu £11m ar gael i'r Cyngor i liniaru risgiau. Dywedodd y Swyddog Adran 151 y bydd balansau'r Cyngor, yr argymhellwyd eu cynnal ar 5% o'r gyllideb refeniw net, yn rhoi mwy o gyfle/opsiynau i'r Cyngor wrth bennu cyllideb 2025/26 y disgwylir iddi fod yn heriol ac y gellid ei ddefnyddio i gydbwyso'r gyllideb os oes angen. Er y cydnabyddir nad yw defnyddio balansau cyffredinol i fynd i'r afael â bwlch yn y gyllideb yn ateb tymor hir i ddiffyg cyllid, mae'r balansau'n helpu i gryfhau sefyllfa ariannol y Cyngor a'i allu i ddelio â heriau cyllido yn y tymor byr.

Ar ôl adolygu'r Cerdyn Sgorio Corfforaethol ar gyfer Ch4 2023/24 ac ar ôl nodi ymatebion Swyddogion i'r pwyntiau trafod a godwyd, penderfynwyd –

·      Nodi adroddiad y Cerdyn Sgorio Corfforaethol ar gyfer Ch4 2023/24 yn cynnwys y meysydd y mae’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth yn eu harchwilio er mwyn rheoli a sicrhau gwelliannau pellach yn y dyfodol mewn perthynas ag ymateb yn brydlon i geisiadau rhyddid gwybodaeth, canran y rhai sy'n gadael Blwyddyn 11 sy'n NEET a nifer y dyddiau y mae’n ei gymryd ar gyfartaledd i ddarparu Grantiau Cyfleusterau i’r Anabl.

·      Argymell adroddiad y cerdyn sgorio a'r mesurau lliniaru a amlinellwyd i'r Pwyllgor Gwaith.

Camau ychwanegol –

·      Bod y Pwyllgor yn cael gwybodaeth am yr ystadegau perfformiad yn erbyn targedau blynyddol er mwyn iddo allu cymharu tueddiadau o flwyddyn i flwyddyn.

·      Gofyn i'r Prif Weithredwr ar ran y Pwyllgor ysgrifennu at Brif Weithredwr a Rheolwr Ardal Biffa i gyfleu gwerthfawrogiad y Pwyllgor a diolch am y gwaith a wnaed ar Ynys Môn gan staff casglu gwastraff a glanhau strydoedd Biffa.