Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid sy’n cynnwys adroddiad hunanasesu blynyddol y Cyngor ar gyfer 2023/24 i'w ystyried gan y Pwyllgor.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Cynghorydd Carwyn Jones, Aelod Portffolio Busnes Corfforaethol a Phrofiad y Cwsmer fel y trydydd adroddiad hunanasesu a baratowyd gan y Cyngor o dan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau 2021. Mae'r adroddiad yn darparu sail dystiolaeth ar gyfer sut mae'r Cyngor wedi perfformio dros y flwyddyn gan ddefnyddio'r adnoddau sydd ar gael wrth reoli a lliniaru risgiau cysylltiedig. O'r saith maes allweddol y canolbwyntir arnynt yn yr hunanasesiad, asesir bod pedwar maes (cynllunio gwasanaethau, cynllunio ariannol, cynllunio'r gweithlu a rheoli perfformiad) yn rhagori ar ddisgwyliadau tra asesir bod tri maes (rheoli asedau, caffael a rheoli contractau, a rheoli risg ac archwilio) yn bodloni disgwyliadau. Yn ogystal â hyn, mae'r adroddiad yn nodi bod lle i wella a monitro sawl maes yn ystod 2024/25.

Wrth ystyried yr adroddiad, trafodwyd y pwyntiau canlynol gan y Pwyllgor –

• Y cynllun gweithredu a'r amserlenni i sicrhau gwelliant parhaus o ran rheoli asedau sy'n faes a asesir fel un sy'n bodloni disgwyliadau (melyn).
• P'un ai y gellir rhoi sicrwydd y bydd y tri maes allweddol a aseswyd fel rhai sy'n bodloni disgwyliadau yn parhau i wella.
• O ran caffael a rheoli contractau, gofynnwyd am eglurhad o'r contract cyfreithiol arbenigol gwerth £3m.

Ymatebodd swyddogion i'r pwyntiau a godwyd fel a ganlyn –

• Bod Cynllun Strategol Rheoli Asedau newydd ar gyfer 2024 i 2029 wedi'i gymeradwyo gan y Cyngor ym mis Mai 2024. Mae’n canolbwyntio ar bedwar maes blaenoriaeth allweddol mewn perthynas ag addasrwydd asedau'r Cyngor, cynaliadwyedd ei asedau, cydweithredu wrth gynllunio a rheoli asedau fel adnodd corfforaethol, a chynllunio asedau sy'n cael ei yrru gan ddata. Mae'r rhain yn nodi nifer o gamau i'w cymryd i wella trefniadau rheoli asedau'r Cyngor. Dyddiau cynnar yw hi o ran gweithredu'r Cynllun sy'n rhychwantu'r tymor canolig, ac mae'r amserlenni ar gyfer y camau a nodwyd yn cael eu pennu. Y flaenoriaeth yw sefydlu cronfa ddata gadarn o wybodaeth am asedau a fydd yn sbarduno camau dilynol yn y meysydd blaenoriaeth eraill.
• Bod arbenigwr caffael allanol yn edrych ar drefniadau caffael presennol y Cyngor i weld a yw’n barod ar gyfer y newidiadau sylweddol sydd i'w cyflwyno i drefn gaffael y sector cyhoeddus ym mis Hydref 2024 yn sgil y Ddeddf Gaffael newydd a fydd hefyd yn berthnasol yng Nghymru. Maent wedi datblygu cynllun gweithredu dwy flynedd ar gyfer gwelliannau sy'n canolbwyntio ar greu strategaeth gaffael newydd a'i hintegreiddio i gynlluniau gwasanaeth a’r drefn lywodraethu. Bydd rheoliadau newydd yn cael eu cynnwys yng Nghyfansoddiad y Cyngor, crëir llawlyfr caffael ar gyfer staff, diffinnir rolau a chyfrifoldebau, strwythur a sgiliau'r tîm Caffael, cesglir data ac adroddir ar berfformiad ar weithgarwch caffael. Gofynnwyd hefyd i’r arbenigwr caffael allanol ddarparu cymorth i gyflawni'r cynllun gweithredu.
• Bod rheoli risg sydd ar hyn bryd yn dod o fewn y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn cynnwys trefniadau ar gyfer adolygu cofrestri risg corfforaethol a gwasanaeth a sicrhau eu bod yn cael eu diweddaru yn ogystal â bod y Pennaeth Archwilio a Risg yn adrodd yn rheolaidd i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Mae swydd y Rheolwr Risg yn wag ar hyn o bryd gan fod deiliad y swydd wedi gadael i wneud swydd arall yn y Cyngor. Mae'r swydd wag wedi rhoi cyfle i adolygu lle mae'r cyfrifoldeb rheoli risg o fewn strwythur y Cyngor.

Dywedodd y Prif Weithredwr fod integreiddio gwaith adolygu cyllidebau, monitro’r galw a rheoli perfformiad gyda phrosesau rheoli risg y Cyngor fel rhan naturiol o waith o ddydd i ddydd yn hanfodol gan y gall amgylchiadau newid yn gyflym o ganlyniad i ddeddfwriaeth neu amodau cyllido. Bydd angen gwneud gwaith pellach i integreiddio'r prosesau hynny ond bydd yn talu ar ei ganfed wrth i’r Cyngor wneud penderfyniadau gwell a mwy amserol.

Gwnaed cais gan y Pwyllgor fod cynlluniau gweithredu’n cael eu darparu, ymhen chwe mis, ar gyfer y tri maes allweddol a aseswyd fel rhai sy'n bodloni disgwyliadau, i weld faint o gynnydd a wnaed a bod yr Hunanasesiad Corfforaethol yn dangos sut mae’r camau a gymerwyd wedi sicrhau bod y tri maes allweddol hynny mewn sefyllfa lle maent hefyd yn rhagori ar ddisgwyliadau.

Wrth gydnabod ei bod yn bwysig i’r Pwyllgor gael sicrwydd bod cynnydd yn cael ei wneud, dywedodd y Prif Weithredwr y bydd y Cyngor yn ail hanner 2025 yn cael ei asesu gan banel perfformiad lle bydd panel annibynnol a drefnir gan y Cyngor yn asesu i ba raddau y mae'r Cyngor yn bodloni gofynion perfformiad. Bydd y gwaith asesu corfforaethol yn ogystal â'r diweddariadau cynnydd dilynol yn rhoi tystiolaeth bwysig i'r panel bod y Cyngor wedi ymrwymo i wella perfformiad yn barhaus.

·         Bod y gwaith caffael mewn perthynas â'r contract cyfraith arbenigol yn cyfeirio at waith cyfreithiol a gomisiynwyd o ran datblygiadau strategol cymhleth ar raddfa fawr megis Porthladd Rhydd Ynys Môn neu Wylfa Newydd sydd angen mewnbwn arbenigol yn ychwanegol at gapasiti/arbenigedd gwasanaethau cyfreithiol y Cyngor. Mae gwasanaeth arbenigol o'r fath yn cael ei gaffael yn unol â fframwaith caffael Llywodraeth Cymru ond os nad yw'r arbenigedd gofynnol ar gael o dan y Fframwaith, bydd y Cyngor yn caffael y gwaith allanol y byddai'r gwasanaeth cleientiaid yn ei wneud gyda chymorth gwasanaethau cyfreithiol y Cyngor. Mewn ymateb i gwestiwn gan aelod o'r Pwyllgor ynghylch a oedd gwybodaeth ar gael am y gwaith a gomisiynwyd a manylion y costau, cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro fod yr wybodaeth honno ar gael ac yn cael ei darparu fel rhan o'r broses her gwasanaeth. Gall Aelod ofyn am weld y wybodaeth a fyddai'n cael ei hystyried o dan ddarpariaethau Rhyddid Gwybodaeth gan ei bod yn debygol o gynnwys gwybodaeth fasnachol sensitif sy'n ymwneud â'r cwmnïau a gomisiynir. Mewn ymateb i gwestiynau pellach ynghylch cyfiawnhau’r gost o £3m, dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro na fyddai'r Cyngor yn debygol o allu recriwtio gweithwyr proffesiynol cyfreithiol arbenigol yn barhaol ar sail cyfraddau cyflog y sector cyhoeddus ac mai’r ffordd orau ymlaen fyddai comisiynu cymorth cyfreithiol allanol i fodloni’r gofynion arbenigol penodol.

Ar ôl craffu ar y dogfennau, penderfynodd y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol gymeradwyo Hunanasesiad Corfforaethol Blynyddol 2024 i'w ystyried ymhellach gan y Pwyllgor Gwaith.

Camau ychwanegol –

·         Bydd y Pwyllgor yn cael ei diweddaru ymhen chwe mis ynghylch y cynnydd a wnaed ar y camau gweithredu mewn perthynas â'r tri maes allweddol a aseswyd fel rhai sy'n bodloni disgwyliadau (yn hytrach na rhagori ar ddisgwyliadau).

·         Bod yr Adroddiad Hunanasesiad Corfforaethol ar gyfer 2024/25 yn dangos sut mae'r camau a gymerwyd wedi cynorthwyo’r  tri maes allweddol hynny ragori ar y disgwyliadau.

·         Bod gwybodaeth am y gwaith a gomisiynwyd a'r costau mewn perthynas â ffioedd cyfreithiol allanol ar gael i'r Cynghorydd A.M. Jones fel cais Rhyddid Gwybodaeth a bod copïau’n cael eu darparu i aelodau'r Pwyllgor.