Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd yr Adroddiad Blynyddol ar y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2023/24 i’w ystyried gan y Pwyllgor. Roedd yr adroddiad yn crynhoi gwaith a pherfformiad y gwasanaeth Archwilio mewnol yn ystod 2023/24, ac roedd yn darparu barn y Pennaeth Archwilio a Risg ar gywirdeb ac effeithiolrwydd cyffredinol fframwaith llywodraethu, rheoli risg a rheoli’r Cyngor ar gyfer y flwyddyn, ynghyd â datganiad ar gydymffurfiaeth gyda Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS).

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Pennaeth Archwilio a Risg, a amlygwyd y prif bwyntiau, gan gynnwys barn y Pennaeth Archwilio a Risg mewn perthynas â’r 12 mis a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2024, gan nodi bod gan y Cyngor fframwaith briodol ac effeithiol ar gyfer rheoli risg, llywodraethu a rheoli mewnol; y gwaith oedd yn cefnogi’r farn honno; perfformiad Archwilio Mewnol yn erbyn dangosyddion cytunedig a chydymffurfiaeth gyda PSIAS. Cyfeiriodd y Pennaeth Archwilio a Risg hefyd at Atodiad B yn yr adroddiad, oedd yn crybwyll y risgiau coch ag ambr gweddilliol yn y gofrestr risg strategol yn ystod y chwe mlynedd ddiwethaf.

Trafodwyd y pwyntiau canlynol ymhlith y Pwyllgor -

·      A ddylai’r cyfrifoldeb ar gyfer risg strategol YM9 (risg mewn perthynas â diffyg tai addas y gall trigolion lleol eu fforddio yn eu cymunedau lleol) fod yn nwylo’r Cyngor, ac a yw’r ffaith ei fod wedi cael sgôr “Melyn” yn archwiliad mis Mehefin 2022 yn golygu ei fod yn cael ei danbrisio o ystyried y cynnydd yn nifer y bobl ar restr aros tai y Cyngor.

·      Y dull ar gyfer mesur risg newydd YM16 (risg nad yw’r Cyngor yn gallu rheoli newid yn effeithiol sy’n amharu ar ei allu i foderneiddio a darparu gwasanaethau cynaliadwy, effeithiol, ac effeithlon).

·      O ystyried bod risg strategol YM16 wedi’i ychwanegu i’r Gofrestr Risg Strategol, a oes gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol adnoddau digonol mewn perthynas â 3.3 CLlA (FTE) gwirioneddol yn 2023/24, yn erbyn targed o 4.0 CLlA yn 2023/24, a tharged oedd yn 5.0 CLlA yn 2022/23.

·      A yw paragraff 34 yn yr adroddiad yn dangos bod dealltwriaeth ac ymwybyddiaeth rheolwyr o risgiau wedi datblygu ac aeddfedu.

Darparwyd yr atebion canlynol i’r Pwyllgor -

·      Mae risg strategol YM9 yn Goch ar y Gofrestr Risg Strategol, ac mae’r sgôr Melyn yn cyfeirio at ganlyniad y gwaith archwilio a wnaed mewn perthynas â’r amgylchedd rheoli ac effeithiolrwydd y mesurau rheoli sy’n gysylltiedig ag YM9, sydd wedi’u hasesu fel mesurau sy’n darparu sicrwydd rhesymol. Mae Archwilio Mewnol hefyd yn y broses o baratoi darn o waith fydd yn edrych ar raglen a strategaeth adeiladu tai y Cyngor, gyda’r bwriad o’i gwblhau dros yr haf.

·      Mewn perthynas ag YM16, bydd y dull yn cynnwys edrych ar y rheolydidon sydd ar waith ar hyn o bryd er mwyn gwerthuso eu heffeithiolrwydd ac a ydynt yn addas at eu diben. Bydd barn archwilio yn cael ei rannu ar ganlyniad y gwerthusiad.

·      Mae cyllid sy’n deillio o’r swydd wag yn y gwasanaeth Archwilio Mewnol yn cael ei ddefnyddio i gomisiynu arbenigedd ar gyfer archwiliadau TG, yn ogystal ag archwiliadau eraill a all fod yn arbennig o gymhleth, sy’n golygu bod y gwasanaeth yn gallu defnyddio arbenigwyr pwnc o werth sylweddol, na fyddai’n bosibl pe byddai rhywun yn y swydd. Yn ychwanegol at hyn, byddai’n annod iawn gwneud achos i gael mwy o staff ar adeg pan mae Archwilio Mewnol yn gallu darparu barn archwilio mewnol yn seiliedig ar gwmpas y gwaith a wnaed, sef amcan y gwasanaeth. Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg ei bod yn hyderus y gallai Archwilio Mewnol barhau i ddarparu gan ddefnyddio’r adnoddau sydd ar gael gyda’r hyblygrwydd i ddefnyddio’r arbedion sy’n deillio o’r swyddi gwag er mwyn comisiynu cymorth allanol pan fo’n ofynnol.

·      Bod y risgiau/materion sydd wedi’u hamlygu a’u cyflwyno i reolwyr gan Archwilio Mewnol yn cael eu gwerthuso’n unol â matrics asesu risg strategol y Cyngor. Disgwylir i reolwyr flaenoriaethu risgiau/materion gyda sgôr “Ambr” cyn y rheiny gyda sgôr “Melyn/Cymedrol”, a dyna’r drefn mae rheolwyr yn ei dilyn.

Ar ôl ystyried Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol 2023/24, penderfynwyd nodi crynodeb y gwaith a gwblhawyd yn ystod y flwyddyn a’r sicrwydd a ddarparwyd, ynghyd â barn gyffredinol a pherfformiad y swyddogaeth Archwilio Mewnol, yn enwedig y lefel o gydymffurfiaeth gyda Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus.