Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid a oedd yn cynnwys Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft ar gyfer 2023/24 i'w ystyried gan y Pwyllgor. Mae'r Datganiad Llywodraethu yn dangos sut mae'r Cyngor yn cydymffurfio â'r egwyddorion craidd ac ategol sydd yn ‘Framework for Delivering Good Governance in Local Government’ (CIPFA / Solace, 2016)’ o ran cael trefniadau priodol ar gyfer llywodraethu ei faterion, gan hwyluso’r gwaith o gyflawni ei swyddogaethau'n effeithiol gan gynnwys trefniadau i reoli risg ynghyd â rheolaeth ariannol ddigonol ac effeithiol.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Rheolwr Cynllunio Corfforaethol, Perfformiad a Rhaglen a roddodd drosolwg o gasgliad yr asesiad o effeithiolrwydd trefniadau Llywodraethu'r Cyngor yn erbyn egwyddorion craidd Fframwaith CIPFA/Solace yn unol â'r tabl ar dudalen 5 y ddogfen. Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys crynodeb o gynnydd yn erbyn y materion llywodraethu a nodwyd y llynedd yn ogystal â materion llywodraethu a nodwyd gan y broses asesu ar gyfer 2023/24.

Trafodwyd y pwyntiau canlynol gan y Pwyllgor –

• Yr anghysondeb rhwng amserlen fis Mawrth 2026 y mae'r Cyngor wedi'i gosod ar gyfer cydymffurfio â gofynion Deddf Caffael newydd 2023 a'r dyddiad y bydd darpariaethau'r Ddeddf yn dod i rym sef 28 Hydref 2024.
• O ran materion llywodraethu a nodwyd yn 2022/23 mewn perthynas â Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021, awgrymwyd bod y datganiad nad oedd y Cyngor wedi ymgymryd â'r hyfforddiant a gynlluniwyd ar Bŵer Cymhwysedd Cyffredinol ac nad oes ganddo gynlluniau i ymgymryd â'r hyfforddiant hwn yn ymateb anfoddhaol ac yn golygu bod y mater heb ei ddatrys a’i fod yn gofyn am esboniad, yn enwedig gan ei fod yn ymwneud â deddfwriaeth sydd o bosibl yn awgrymu bod angen ymgymryd â’r hyfforddiant.
• O ran rheoli a rhesymoli asedau'r Cyngor i sicrhau eu bod yn addas i'r diben ac os nad ydynt, nodi'r gwaith sydd ei angen i'w codi i’r safon ofynnol, sut y bydd llwyddiant yn erbyn yr amcan hwn yn cael ei fesur o ystyried bod uwchraddio asedau'r Cyngor yn gofyn am fuddsoddiad sylweddol sy'n annhebygol o gael ei sicrhau.
• P'un ai o ran gwydnwch ariannol y Cyngor, mae'r prosesau sydd angen eu hadolygu a'u symleiddio i wella effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd gwasanaethau a lleihau effaith gostyngiad mewn cyllid wedi'u nodi ac amserlen wedi'i llunio, p’un ai a oes capasiti/arbenigedd i ymgymryd â'r dasg ac a fydd y Pwyllgor yn rhan o'r gwaith hwnnw.

Dywedwyd ymhellach wrth y Pwyllgor –

• Fod Deddf Caffael 2023 yn darparu cyfnod pontio i awdurdodau lleol gydymffurfio â'i gofynion. Mae'r Cyngor wedi sefydlu cynllun strategol a rhaglen waith i sicrhau ei fod mewn sefyllfa i fodloni'r gofynion newydd.
• Nad yw'r hyfforddiant ar Bŵer Cymhwysedd Cyffredinol yn cael ei gynnig gan CLlLC mwyach oherwydd bod blaenoriaethau eraill yn dod i'r amlwg. Mae Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 yn rhoi pwerau cymhwysedd cyffredinol i awdurdodau lleol yng Nghymru ac mae'n fater i'r Cyngor benderfynu a yw'r pŵer i gael ei ddefnyddio a sut y dylid defnyddio'r pŵer.  Cytunwyd y dylid gofyn i'r Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro egluro'r gofynion o ran Pŵer Cymhwysedd Cyffredinol.
• Bod y Cyngor wedi mabwysiadu Strategaeth Gyfalaf 2024-29 ynghyd â Chynllun Strategol Rheoli Asedau lle cydnabyddir bod y buddsoddiad sydd ei angen i ddod ag asedau'r Cyngor yn ôl i’r safon ofynnol y tu hwnt i'r adnoddau sydd ar gael i'r Cyngor. Mae'r diffyg buddsoddiad yn golygu bod cyflwr asedau'n parhau i ddirywio gan greu costau pellach o ran atgyweirio a chynnal a chadw. Nid yw'r cyllid cyfalaf y mae'r Cyngor yn ei dderbyn gan Lywodraeth Cymru drwy grantiau a chyllid craidd yn ddigon i fodloni gofynion cyfalaf y Cyngor a byddai gan unrhyw fenthyciadau i'r perwyl hwnnw oblygiadau i'r gyllideb refeniw ac felly i’r Dreth Gyngor. Bydd y sefyllfa'n cael ei hadolygu'n barhaus yn y dyfodol.
• Bod y Cyngor wedi dechrau ar y gwaith o adolygu ei brosesau a'i fod yn symud tuag at fwy o ddefnydd o dechnoleg ddigidol yn ei waith a’r ffordd y mae'n cyfathrebu ac yn ymgysylltu â thrigolion gan gyflwyno system CRM a system ffôn newydd. Mae gan y rhan fwyaf o wasanaethau eu Rheolwr Busnes eu hunain i adolygu effeithiolrwydd prosesau busnes y gwasanaeth ac mae pob gwasanaeth yn paratoi cynllun darparu gwasanaethau blynyddol sy'n nodi blaenoriaethau'r gwasanaeth ar gyfer y flwyddyn gan gynnwys adolygu prosesau; mae'r cynlluniau hynny'n cyfrannu at y Ddogfen Gyflawni Flynyddol sy'n nodi'r blaenoriaethau blynyddol ar gyfer cyflawni amcanion strategol y Cyngor fel y'u diffinnir gan Gynllun y Cyngor. Er bod prosiectau ar raddfa fawr yn cael eu rheoli gan y Byrddau Trawsnewid, mae gwaith i wella effeithlonrwydd prosesau busnes yn digwydd ar sawl lefel.

Penderfynwyd cymeradwyo'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft ar gyfer 2023/24 a fydd yn rhan o Ddatganiad Cyfrifon 2023/24.

Camau Gweithredu Ychwanegol –

• Gofyn i'r Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro egluro'r gofynion o ran y Pŵer Cymhwysedd Cyffredinol.
• Diweddaru'r Pwyllgor yn ei gyfarfod ym mis Rhagfyr 2024 ynghylch y cynnydd yn erbyn y materion llywodraethu a nodwyd gan broses asesu 2023/24.