Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a’i ddiweddariad ar 30 Mehefin, 2024 ar yr archwiliadau a gwblhawyd ers y diweddariad blaenorol ar 31 Mawrth 2024 i'w ystyried gan y Pwyllgor. Mae'r adroddiad hefyd yn nodi llwyth gwaith cyfredol Archwilio Mewnol a'i flaenoriaethau ar gyfer y tymor byr i'r tymor canolig wrth symud ymlaen. Rhoddwyd sicrwydd i aelodau'r Pwyllgor drwy gopïau ar wahân o'r tri adroddiad archwilio mewnol a gwblhawyd ers y diweddariad diwethaf mewn perthynas â Chyrchfan - Tîm Morwrol - Prosesau Incwm (Sicrwydd Rhesymol); Archwilio TG - Rheoli Cyflenwyr TG (Sicrwydd Cyfyngedig); Cadernid amcangyfrifon a digonolrwydd asesu cronfeydd wrth gefn (Adran 25 o Ddeddf Llywodraeth Leol 2003) (Sicrwydd Rhesymol). Roedd cynllun gweithredu yn cyd-fynd â'r adroddiad Sicrwydd Cyfyngedig i fynd i'r afael â'r materion/risgiau a godwyd gan yr adolygiad archwilio mewnol.

Trafodwyd y pwyntiau canlynol gan y Pwyllgor –

• Bod yr Hunanasesiad Corfforaethol yn asesu bod y broses gaffael a rheoli contractau yn bodloni disgwyliadau, tra bod yr adolygiad archwilio mewnol o Reoli Cyflenwyr TG wedi nodi nifer o faterion/risgiau caffael sy'n gofyn am gamau rheoli.
• Capasiti Archwilio Mewnol a'r arbedion sy'n deillio o'r swydd wag yn erbyn costau gwasanaeth gan arbenigedd trydydd parti.
• Y materion a godwyd gan yr adolygiad archwilio mewn perthynas â Chyrchfan – Tîm Morwrol – Prosesau Incwm. Trafodwyd y mater hwn yn breifat ar ddiwedd y cyfarfod yn sgil argymhelliad y Cadeirydd a chymeradwyodd y Pwyllgor, o dan Adran 100 (A) (4) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, fod y wasg a'r cyhoedd yn cael eu gwahardd o'r cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar y sail bod y mater yn ymwneud â datgelu gwybodaeth eithriedig fel y'i diffinnir ym Mharagraff 14 o Atodlen 12A o'r Ddeddf honno gan ei bod yn cyfeirio at faterion busnes y Cyngor a allai ragfarnu buddiannau'r Cyngor yn fasnachol, yn ariannol ac yn gyfreithiol. Cododd yr Aelodau gwestiynau am yr incwm a gynhyrchir yn erbyn costau'r gwasanaeth a gofynnwyd am sicrwydd hefyd ynghylch y gwendidau a amlygwyd gan yr adolygiad archwilio a'r camau gweithredu sydd eu hangen i'w goresgyn.

Cynghorwyd y Pwyllgor fel a ganlyn –

• Bod Deddf Caffael 2023 newydd yn gosod nifer o gyfrifoldebau ar awdurdodau lleol a threfniadau'r sector cyhoeddus. Oherwydd capasiti cyfyngedig, comisiynodd y Cyngor ymgynghoriaeth allanol i adolygu trefniadau caffael y Cyngor a'i barodrwydd ar gyfer y newidiadau y bydd y ddeddfwriaeth newydd yn eu cyflwyno. Maent wedi datblygu rhaglen wella dwy flynedd i sicrhau bod y Cyngor yn cydymffurfio â'r gofynion newydd ac fe’u hail-gomisiynwyd i ddarparu cymorth i gyflawni'r cynllun gwella. Nid oes rhaid bodloni'r holl ofynion erbyn mis Hydref 2024 pan ddaw'r ddeddfwriaeth i rym. Diweddarodd Rheolwr y Tîm TG y Pwyllgor mewn perthynas â'r ddau fater yn ymwneud â'r Uned TG o'r adolygiad Rheoli Cyflenwyr TG a chadarnhaodd eu bod yn symud ymlaen yn unol â'r amserlen.

• Bod yr arbedion ym maes Archwilio Mewnol yn deillio o'r swydd wag ar lefel Uwch Archwiliwr oherwydd bod secondiad hirdymor yn parhau. Defnyddir yr arbedion i gomisiynu cefnogaeth trydydd parti, yn ôl yr angen. Hefyd adolygir y modd y cyflawnir y swyddogaeth risg ac yswiriant a allai greu arbedion y gellid eu defnyddio ym maes Archwilio Mewnol.

• Ymhelaethodd y Pennaeth Archwilio a Risg ar y materion a godwyd gan adolygiad Cyrchfan – Tîm Morwrol – Prosesau Incwm a chadarnhaodd y cytunwyd â rheolwyr ynghylch camau i fynd i'r afael â'r materion hynny ac i wella prosesau incwm mewn cynllun gweithredu sydd ar gael ar wahân.

Penderfynwyd nodi canlyniad gwaith Archwilio Mewnol, a derbyn y sicrwydd a ddarparwyd a'r blaenoriaethau wrth symud ymlaen.

Camau Gweithredu Ychwanegol – Pennaeth Archwilio a Risg i roi copi i aelodau'r Pwyllgor o'r cynllun gweithredu adolygu Prosesau Incwm - Cyrchfan – Tîm Morwrol