Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn cynnwys adolygiad CIPFA o weithrediad y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i’w ystyried gan y Pwyllgor. Roedd yr adroddiad yn rhoi gwybod am ganlyniad y darn o waith a gomisiynwyd gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i fodloni’r gofynion yn Natganiad Sefyllfa CIPFA: Pwyllgorau Archwilio Awdurdodau Lleol a Heddluoedd 2022, sy’n argymell bod pwyllgorau archwilio’n gwerthuso eu heffaith a nodi meysydd i’w gwella.

Rhoddodd y Pennaeth Archwilio a Risg drosolwg o’r adroddiad a oedd yn amlygu canlyniad yr adolygiad a’r meysydd a nodwyd i’w gwella ac fe amlinellodd gynnwys y cynllun gweithredu i fynd i’r afael â’r argymhellion yn yr adolygiad.

Pwyntiau a drafodwyd gan y Pwyllgor –

·      Gwerth cynhyrchu log gweithredoedd ar ffurf tabl yn dilyn pob cyfarfod gan ddefnyddio’r system dracio 4action a ddefnyddir gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol fel y gall y Pwyllgor fonitro cynnydd y camau gweithredu / penderfyniadau sy’n cael eu cytuno a gweld pa rai sydd wedi’u cwblhau.  Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg y byddai’n cynhyrchu log gweithredoedd yn dilyn pob cyfarfod.

·      Nodwyd bod rhywfaint o wahaniaeth rhwng y derminoleg yn y fersiwn Gymraeg a’r Saesneg. Nodwyd y gallai geiriau â mwy nag un ystyr beri dryswch neu gamddealltwriaeth, megis y gair “cynghorwyr” a all gyfeirio at aelodau etholedig neu ymgynghorwyr / cwnselwyr. Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg bod y cyfieithiad wedi’i drefnu gan CIPFA ac nad oedd y ddogfen wedi cael ei chyfieithu gan wasanaeth cyfieithu’r Cyngor.

·      Bod yr adolygiad yn canolbwyntio’n bennaf at brosesau a gweithdrefnau ac nad yw’n cyfeirio mewn gwirionedd at effaith neu ddylanwad y Pwyllgor. Nododd y Pwyllgor y byddai wedi bod yn fuddiol pe byddai’r adolygiad wedi cynnwys mwy o adborth gan reolwyr ar berfformiad y Pwyllgor, yn enwedig gan fod uwch swyddogion a swyddogion allweddol wedi cael eu cyfweld fel rhan o’r broses.

·      Byddai hefyd wedi bod yn ddefnyddiol pe byddai CIPFA wedi mynychu mwy o gyfarfodydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i gael gwell dealltwriaeth o’r modd y mae’r Pwyllgor yn gweithredu a phe byddai un o gynrychiolwyr CIPFA ac awdur yr adroddiad wedi bod yn bresennol i gyflwyno’r adroddiad adolygu.

·      A ddylai’r meysydd nad ydynt wedi’u nodi fel meysydd penodol yng nghylch gorchwyl y Pwyllgor gael eu nodi fel meysydd y mae’n rhaid eu trafod. Nodwyd bod y Pwyllgor wedi derbyn chwe adroddiad a oedd heb eu nodi fel eitemau y mae’n rhaid eu trafod yng nghylch gorchwyl y Pwyllgor. Gofynnwyd am eglurhad ynglŷn â pham eu bod wedi cael eu cyflwyno i’r Pwyllgor.

·      Wrth lunio’r rhaglen dylid ystyried gwahaniaethu rhwng eitemau lle mae angen penderfyniad / datrysiad a’r rhai sydd er gwybodaeth yn unig yn ogystal â nifer yr eitemau ‘er gwybodaeth’ ar y rhaglen. Fe ddylai’r eitemau fod yn addas ac o fewn cylch gwaith y Pwyllgor.

·      Sut i wella effeithlonrwydd ac allbwn y Pwyllgor a sut y gall fod yn fwy rhagweithiol yn hytrach nag ymatebol. Awgrymwyd y dylai pwrpas adroddiadau fod yn gliriach ynghyd â’r hyn sy’n ddisgwyliedig gan y Pwyllgor Lywodraethu ac Archwilio o ran y penderfyniadau / camau angenrheidiol.  Awgrymwyd y byddai’r sesiynau briffio yn fwy cynhyrchiol a defnyddiol pe byddai pob aelod yn cael gwahoddiad yn hytrach na dim ond y Cadeirydd a’r Is-gadeirydd.  Awgrymwyd hefyd y dylid briffio’r Pwyllgor ymlaen llaw ynglŷn â’r eitemau a fydd yn cael trafod ac y gellid gofyn i’r aelodau ystyried / gwneud rhywfaint o waith ymchwil fel eu bod yn gallu cynnig syniadau pan fydd materion yn cael eu trafod yn ffurfiol gan y Pwyllgor. 

·      Y dylai’r Pwyllgor ganolbwyntio mwy ar risg a rhoi mwy o sylw i adroddiadau sy’n peri risg uwch i’r busnes oni bai bod eu heffeithiau’n cael eu lliniaru’n effeithiol. 

Bu i’r Pennaeth Archwilio a Risg gynghori’r Pwyllgor, mewn perthynas ag alinio’r materion sy’n cael eu trafod gan y Pwyllgor â’r hyn sydd wedi’i nodi yn ei gylch gorchwyl, nad yw’r chwe adroddiad a amlygwyd yn yr adolygiad wedi’u cynnwys yng nghylch gorchwyl y Pwyllgor ac maent yn ymwneud â chyfrifoldebau’r Pwyllgor mewn perthynas â fframwaith sicrwydd y Cyngor h.y., maent yn adroddiadau sicrwydd yn bennaf (ac mae dau yn ymwneud â’r modd y mae’r Cyngor yn delio â chwynion, sy’n ofyniad statudol). Mae CIPFA o’r farn y dylid eu cynnwys fel eitemau penodol yng nghylch gorchwyl y Pwyllgor os ydynt yn debygol o gael eu trafod gan y Pwyllgor o yn flwyddyn i’r llall ac na ddylent ddod o dan y pennawd llywodraethiant a sicrwydd cyffredinol.  Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg y byddai, gyda chytundeb y Pwyllgor, yn rhannu copi o’r Cylch Gorchwyl gyda’r adroddiadau blynyddol wedi’u nodi’n glir er mwyn i’r aelodau gael cynnig sylwadau cyn dod â’r Cylch Gorchwyl i’r Pwyllgor ym mis Mehefin 2024 er mwyn iddynt ei adolygu.

Penderfynwyd –

·      Nodi adolygiad CIPFA o’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

·      Cymeradwyo’r camau arfaethedig i fynd i’r afael ag argymhellion CIPFA.

Camau ychwanegol y cytunwyd arnynt –

·      Bod y Pennaeth Archwilio a Risg yn cynhyrchu log gweithredoedd i fonitro cynnydd yn erbyn camau / penderfyniadau a gytunir ym mhob cyfarfod.

·      Bod y Pennaeth Archwilio a Risg yn rhannu Cylch Gorchwyl y Pwyllgor gyda’r newidiadau a argymhellwyd gan CIPFA er mwyn cael barn yr aelodau cyn i’r Cylch Gorchwyl gael ei adolygu’n ffurfiol gan y Pwyllgor ym mis Mehefin 2024.

·      Cynorthwyo’r Pwyllgor i ddod yn fwy rhagweithiol, ac ystyried treialu sesiynau briffio i drafod eitemau a fydd yn cael eu trafod gan y Pwyllgor fel y gall yr aelodau wneud rhywfaint o waith ymchwil cyn i eitemau gael eu trafod yn ffurfiol gan y Pwyllgor.