Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/ Swyddog Monitro.

Cyflwynwyd, i’r Pwyllgor ei ystyried, adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro yn amlinellu’r materion sy’n codi o dan Bolisi Pryderon a Chwynion y Cyngor, ynghyd â nifer y datgeliadau chwythu’r chwiban a wnaethpwyd o dan Bolisi Chwythu’r Chwiban y Cyngor ar gyfer y cyfnod rhwng 1 Ebrill 2023 a 31 Mawrth 2024. Roedd yr adroddiad yn cynnwys cwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol, ond dim ond y rhai hynny lle nad oedd yr achwynydd yn ddefnyddiwr gwasanaeth. Ymdrinnir â chwynion gan ddefnyddwyr Gwasanaethau Cymdeithasol ar wahân o dan y Polisi Gwasanaethau Cymdeithasol – Gweithdrefn Sylwadau a Chwynion ar gyfer Plant ac Oedolion, ac mae’r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol yn derbyn adroddiad blynyddol ynglŷn â’r cwynion hynny.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Swyddog Diogelu Data a’r Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth Gorfforaethol. Cyflwynodd y swyddog drosolwg o’r pwyntiau allweddol mewn perthynas â’r modd yr ymdriniwyd â chwynion a phryderon gan wasanaethau’r Cyngor o dan ei Bolisi Pryderon a Chwynion ffurfiol yn ystod 2023/24. Bu iddo hefyd ddiweddaru’r pwyllgor ynglŷn â datblygu’r CRM fel dull o gynnal a rheoli’r broses gwynion, a bydd y system yn darparu gwybodaeth amser real i wasanaethau ynglŷn â’r perfformiad trwy gyfrwng dangosfwrdd fydd ar gael i Uwch Reolwyr ac Arweinwyr. Byddant, yn sgil hynny, yn gallu cael mynediad yn ddyddiol at ddata’n ymwneud â chwynion, amserlenni a chynnydd yr ymatebion.

Wedi iddo dderbyn gwahoddiad gan y Cadeirydd i esbonio’r nifer uchel o bryderon a chwynion a gofnodwyd ar gyfer y Gwasanaethau Tai, esboniodd y Pennaeth Gwasanaeth fod y lefel uchaf o gysylltiadau gyda’r cyhoedd yn digwydd trwy’r Gwasanaethau Tai, yn rhinwedd swyddogaeth y gwasanaeth wrth reoli stoc dai’r Cyngor, gan olygu fod cyswllt rheolaidd gyda thenantiaid ac ymgeiswyr am dai. Oherwydd lefel y cyswllt, mae nifer y sylwadau a chwynion a dderbynnir gan y Gwasanaeth Tai yn debygol o fod yn uwch nag ar gyfer gwasanaethau eraill. Sicrhaodd y Pennaeth Gwasanaethau Tai y pwyllgor fod Tîm Perfformiad y gwasanaeth yn canolbwyntio ar ddelio â chwynion fel maes y gellir ei wella, a maes lle mae gwelliannau’n cael eu gwneud, yn enwedig mewn perthynas â chyfathrebu, gan fod cyfathrebu gwael wedi’i gofnodi fel achos mwyaf cyffredin y cwynion yn erbyn y gwasanaeth, ac roedd yn obeithiol y byddai’r adroddiad ar gyfer 2024/25 yn adlewyrchu’r gwelliant hwnnw.

Trafodwyd y pwyntiau canlynol gan y Pwyllgor –

• Er eu bod yn nodi fod cwynion defnyddwyr Gwasanaethau Cymdeithasol yn derbyn sylw ar wahân o dan y prosesau statudol perthnasol a’u bod yn cael eu hadrodd i bwyllgor arall, awgrymodd yr aelodau y byddai’n ddefnyddiol derbyn y prif ffigyrau mewn perthynas â chwynion a phryderon y Gwasanaethau Cymdeithasol, a’u bod yn cael eu cynnwys yn yr adroddiad blynyddol, er mwyn i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio gael darlun cyflawn o reoli cwynion o fewn y cyngor cyfan.
• Yr amser y mae Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (OGCC) yn ei gymryd i benderfynu ar gwynion yn erbyn aelodau etholedig. Nododd un o’r aelodau fod dwy o’r bum gŵyn cod ymddygiad yn erbyn aelodau etholedig yn ystod 2023/24 yn parhau i gael eu hymchwilio (gyda’r tair arall wedi cael eu cau heb unrhyw ymchwiliad yn dilyn yr asesiad cychwynnol) ac roedd yn pryderu am effaith yr oedi a diffyg datrysiad ar yr aelod dan sylw a’r achwynydd. Nodwyd y pryder ac yn dilyn trafodaeth cytunwyd y byddai’n briodol dwyn y pryder i sylw’r Pwyllgor Safonau.

Mewn perthynas â chwynion defnyddwyr y Gwasanaethau Cymdeithasol ychwanegodd y Swyddog Diogelu Data a’r Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth Corfforaethol y gallai gwybodaeth am gwynion gan ddefnyddwyr Gwasanaethau Cymdeithasol gael eu cynnwys, mewn egwyddor, yn yr adroddiad blynyddol er mwyn rhoi darlun o’r sefyllfa o ran cwynion a rheoli cwynion o fewn y sefydliad cyfan, ond rhybuddiodd nad yw’n ymarferol tynnu cymhariaeth gan fod gweithdrefn, polisi ac amserlenni cwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol yn wahanol i rai Polisi Pryderon a Chwynion Corfforaethol y Cyngor.

Penderfynwyd –

• Derbyn yr adroddiad fel un sy’n darparu sicrwydd rhesymol fod y Cyngor yn cydymffurfio â’r prosesau gofynnol o dan ei Bolisi Pryderon a Chwynion a’r Polisi Chwythu’r Chwiban.
• Nodi’r wybodaeth a ddarparwyd gan y gwasanaethau i’r Swyddog Gwybodaeth a Chwynion Corfforaethol yn y Tabl Gwersi a Ddysgwyd yn Atodiad 2 yn yr adroddiad a chadarnhau bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn fodlon â lefel y manylion a gofnodwyd.

Gweithredoedd ychwanegol –

• Bod yr Adroddiad Blynyddol Pryderon, Cwynion a Chwythu’r Chwiban ar gyfer 2024/25 a gyflwynir i’r pwyllgor yn cynnwys y brif wybodaeth ynglŷn â phryderon a chwynion defnyddwyr Gwasanaethau Cymdeithasol.
• Bod y pryderon a fynegwyd ynglŷn â’r oedi ym mhrosesau OGCC mewn perthynas â chwynion yn erbyn dau aelod etholedig yn cael eu cyfeirio er sylw’r Pwyllgor Safonau.