Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad gan y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro.

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro a oedd yn cynnwys y Llythyr Blynyddol gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (OGCC) 2023/24 ar gyfer Cyngor Ynys Môn i'w ystyried gan y Pwyllgor Gwaith. Roedd y Llythyr yn crynhoi perfformiad y Cyngor mewn perthynas â'r cwynion am wasanaethau a dderbyniwyd a'u canlyniadau yn ystod 2023/24, achosion yn ymwneud ag ymyrraeth gan yr Ombwdsmon a chwynion a wnaed o dan y Cod Ymddygiad i Aelodau.

Cyflwynwyd y prif negeseuon yn y Llythyr Blynyddol gan y Rheolwr Gwasanaethau Cyfreithiol. Dangosodd y rheini fod cynnydd wedi bod yn nifer y cwynion am wasanaethau a wnaed i OGCC er bod na ymchwiliwyd i’r un o’r cwynion. Mae perfformiad y Cyngor o ran ymdrin â chwynion wedi dirywio a dibynnir fwy ar ymyrraeth gan OGCC. Ystyrir bod materion staffio corfforaethol yn ffactor sylweddol sy'n cyfrannu at y dirywiad hwn wrth ymdrin â chwynio. Mae un o ddwy swydd allweddol yn dal yn wag ac mae'r ail swydd allweddol hefyd wedi dod yn wag ar 24 Tachwedd 2024. Cyfeiriodd y Rheolwr Gwasanaethau Cyfreithiol at y camau penodol a gynlluniwyd ac sydd ar y gweill i wella'r perfformiad a'r broses o ymdrin â chwynion, gan gynnwys cyflwyno system rheoli cysylltiadau cwsmeriaid (CRM) newydd. Bwriad llwyfan CRM yw awtomeiddio prosesau a darparu mwy o ddata amser real am berfformiad ar lefel gwasanaeth a pherfformiad corfforaethol a bydd yn cael ei fonitro'n rheolaidd gan Benaethiaid Gwasanaeth a'r Tîm Arweinyddiaeth er ei bod yn annhebygol y bydd gan wasanaethau fwy o gapasiti i ymdrin â chwynion.

Cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaethau Cyfreithiol na chafodd cwynion Cod Ymddygiad am aelodau'r Cyngor Sir nac aelodau Cynghorau Tref a Chymuned eu cyfeirio at y Pwyllgor Safonau na Phanel Dyfarnu Cymru gan OGCC yn 2023/24.

Wrth nodi'r cynnydd yn nifer y cwynion am wasanaethau o'i gymharu â'r flwyddyn flaenorol, nododd y Pwyllgor Gwaith hefyd nad oedd yr Ombwdsmon yn ymchwilio i'r un ohonynt a bod 9 cwyn (24%) mewn perthynas â sut yr ymdriniwyd â chwynion, gyda'r swydd wag gorfforaethol wedi bod yn ffactor allweddol yn hyn o beth. Pwysleisiodd y Pwyllgor Gwaith bwysigrwydd canlyniadau cwynion a pharhau i ddysgu yn sgil cwynion er mwyn myfyrio ar arferion, a'u gwella, a nododd y penderfyniadau arfaethedig i ysgogi gwelliant.

Dywedodd y Prif Weithredwr fod y Cyngor yn gweithredu dan bwysau mewn sawl maes ar adeg pan fo'r galw ar gynnydd, yn ogystal â disgwyliadau’r cyhoedd fod y Cyngor yn gallu cyflawni yn unol â hynny tra bod cyllid y Cyngor yn mynd yn llai. Cyfeiriodd at y swydd gorfforaethol wag fel mater allweddol mewn perthynas â pherfformiad y Cyngor wrth ymdrin â chwynion gan fod lefel o arbenigedd ynghlwm â’r swydd sy'n ei gwneud hi'n anodd i berson arall gamu i'r adwy dros dro. Rhagwelir y bydd llenwi'r swydd wag yn barhaol yn arwain at wella perfformiad y Cyngor wrth ymdrin â chwynion.

Penderfynwyd –

• Nodi a derbyn y Llythyr Blynyddol gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (OGCC) ar gyfer 2023/24.
• Awdurdodi’r Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro i ysgrifennu at OGCC i gadarnhau bod y Pwyllgor Gwaith wedi rhoi ystyriaeth ffurfiol i’w Llythyr Blynyddol.
• Darparu sicrwydd y bydd y Cyngor yn parhau i fonitro cwynion, a thrwy hynny, roi’r sicrwydd sydd ei angen ar Aelodau i graffu ar berfformiad y Cyngor.
• Parhau i gefnogi’r Cyngor i ddatblygu ei system CRM fel llwyfan ar gyfer prosesu cwynion a darparu data “byw” am berfformiad trin cwynion, fesul gwasanaeth, i swyddogion perthnasol, penaethiaid gwasanaeth a’r Tîm Arweinyddiaeth.