Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad gan y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151.

Cyflwynwyd, i’r Pwyllgor Gwaith ei ystyried a’i gymeradwyo, adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 yn ymgorffori’r Cynllun Strategol Caffael drafft a’r Rheolau Gweithdrefnau Contractau drafft.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Cynghorydd Robin Williams, Dirprwy Arweinydd ac Aelod Portffolio Cyllid a Thai, a chafwyd amlinelliad o’r cefndir ganddo, sef bod Llywodraeth y DU wedi adolygu’r ddeddfwriaeth yn gysylltiedig â chaffael yn y sector cyhoeddus trwy gyflwyno Deddf Caffael 2023 a ddaw i rym ar 24 Chwefror 2025, a hynny’n hwyrach na’r dyddiad arfaethedig gwreiddiol, sef 28 Hydref 2024. Yn ogystal, mae Llywodraeth Cymru wedi pasio Deddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) 2023, sy’n gosod cyfrifoldebau a dyletswyddau ychwanegol ar sefydliadau sector cyhoeddus yng Nghymru mewn perthynas â chaffael. Comisiynodd y Cyngor gwmni allanol i adolygu parodrwydd y Cyngor ar gyfer y newid mewn deddfwriaeth a darparu cynllun gweithredu i’r Cyngor er mwyn sicrhau fod y Cyngor yn gallu cydymffurfio â’r ddeddfwriaeth, sy’n cynnwys nifer o feysydd, gan gynnwys y strategaeth gyffredinol. Mae’r Cynllun Strategol yn nodi ymagwedd y Cyngor mewn perthynas â chaffael ac mae’n sicrhau bod y dull caffael yn cydymffurfio â deddfwriaeth, polisïau a phrosesau mewnol, ei fod yn foesegol, yn agored, yn deg a thryloyw a’i fod yn cynnwys ffactorau economaidd, cymdeithasol, llafur ac amgylcheddol yn y broses. Dywedodd y Cynghorydd Robin Williams mai’r bwriad yw caffael yn lleol lle bo hynny’n bosib, a thynnodd sylw at y ffaith fod tua chwarter o gontractau’r Cyngor yn nwylo cwmnïau lleol ac, mewn rhai achosion, lle nad yw’r contract yn nwylo cwmni lleol, mae adnoddau lleol, megis staff, yn cael eu defnyddio i gyflawni’r contract.

Dywedodd hefyd fod y newid yn y ddeddfwriaeth caffael yn golygu bod rhaid i’r Cyngor ddiweddaru’r Rheolau Gweithdrefnau Contractau, sef y rheolau sy’n nodi’r broses ar gyfer cynnal ymarfer caffael, y gwahanol ddulliau caffael, a phryd y dylid eu defnyddio. Drafftiwyd y Rheolau Gweithdrefnau Contractau diwygiedig i sicrhau eu bod yn ddigon hyblyg i ganiatáu i swyddogion gynnal ymarfer caffael yn y ffordd fwyaf effeithlon ac effeithiol, wrth barhau i sicrhau fod unrhyw ymarfer caffael yn cael ei reoli a’i fod yn sicrhau gwerth am arian i’r Cyngor.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 y byddai gwaith ar y cynllun gweithredu, os yw’r Cynllun Strategol a’r Rheolau Gweithdrefnau Contractau’n cael eu cymeradwyo, yn cychwyn o dan oruchwyliaeth tîm prosiect. Mae hyfforddiant staff wedi’i drefnu ym mis Ionawr a Chwefror cyn i’r ddeddfwriaeth newydd ddod i rym ar 24 Chwefror 2025. Cyfeiriodd at y meysydd blaenoriaeth a nodwyd yn y Cynllun, sef arweinyddiaeth a diwylliant, defnyddio data a bod yn wybodus yn fasnachol, gwerth cymdeithasol a’r amgylchedd, gan sicrhau cydymffurfiaeth a chanolbwyntio ar yr economi lleol. Mae’r Cynllun yn nodi sut y caiff yr agweddau hyn eu cyflawni a sut fydd llwyddiant yn y meysydd hyn yn cael ei asesu a’i arfarnu. Y bwriad yw adrodd yn rheolaidd ar gynnydd i’r Tîm Arweinyddiaeth ac yn flynyddol i’r Pwyllgor Gwaith a’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Gwahoddwyd y Cynghorydd Douglas Fowlie, Cadeirydd y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol, i gyflwyno safbwyntiau Sgriwtini yn dilyn y cyfarfod ar 19 Tachwedd 2024, pan ystyriodd y pwyllgor y Cynllun Strategol Caffael drafft a’r Rheolau Gweithdrefnau Contractau. Cyfeiriodd at y materion a godwyd gan y pwyllgor yn ystod y drafodaeth, gan gynnwys sut fyddai’r newidiadau arfaethedig yn cyfrannu at wireddu amcanion Cynllun y Cyngor a chynorthwyo’r Cyngor i sicrhau gwerth am arian, gan sicrhau fod y Cyngor yn cydymffurfio â’r strategaeth, y ddeddfwriaeth newydd a rheolau gweithdrefnau contractau, p’un a yw’r cyngor yn gallu ystyried modelau cyflawni amgen a’r defnydd o dechnoleg i sicrhau arbedion gweinyddol, a’r manteision i’r economi leol o ran cynorthwyo busnesau lleol i dendro am gontractau a gwariant contractau ar gwmnïau lleol. Ar ôl derbyn sicrwydd ynglŷn â’r materion hyn, penderfynodd y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol argymell y Cynllun Strategol Caffael a’r Rheolau Gweithdrefnau Contractau i’w cymeradwyo gan y Pwyllgor Gwaith.

Mynegodd y Pwyllgor Gwaith ei werthfawrogiad o’r Cynllun Strategol ac roedd yn cytuno ei fod wedi distyllu mater cymhleth a’i gyflwyno mewn dogfen hygyrch. Nododd y Pwyllgor Gwaith fod llunio contractau gyda chyflenwyr lleol ac ymgysylltu â busnesau lleol yn elfennau pwysig o’r cynllun, yn ogystal â chydnabod y gall caffael yn lleol greu manteision cymdeithasol ehangach, megis cyflogaeth, a gall ddarparu profiadau ar gyfer pobl leol na fyddai’n cael cyfleoedd o’r fath oni bai am hynny.

Cyfeiriodd y Cynghorydd Dafydd Roberts, Aelod Portffolio - Addysg a’r Gymraeg, at y disgwyliadau a nodir yn Atodiad B2, sef y bydd cyflenwyr yn darparu yn unol â safonau cydnabyddedig, a nododd mai’r safonau a nodir ar gyfer amaeth yw safonau Global G.A.P. Gofynnodd am eglurhad ynglŷn â gofynion y safonau Global G.A.P. a gofynnodd am sicrwydd hefyd na fydd angen i gyflenwyr lleol, gan gynnwys ffermwyr, gydymffurfio â safonau sy’n ychwanegol, neu’n wahanol i safonau cydnabyddedig a chytunedig lleol a chenedlaethol, a allai olygu y byddai’n anodd iddynt gydymffurfio.

Dywedodd y Prif Weithredwr y byddai Swyddogion, gyda chymeradwyaeth y Pwyllgor Gwaith, yn edrych ar y safonau Global G.A.P. ac yn adrodd yn ôl arnynt, yn ogystal ag ar y gofynion y gellir disgwyl, yn rhesymol, i gyflenwyr gydymffurfio â nhw sydd yn unol â safonau ac arferion lleol a chenedlaethol.

Penderfynwyd –

• Cymeradwyo Cynllun Strategol Caffael y Cyngor a ddaw yn weithredol ar y dyddiad y daw’r ddeddfwriaeth newydd i rym (Atodiad A yr adroddiad).
• Cymeradwyo’r Rheolau Gweithdrefn Contract diwygiedig a ddaw yn weithredol ar y dyddiad y daw’r ddeddfwriaeth newydd i rym (Atodiad B yr adroddiad).
• Dirprwyo unrhyw benderfyniadau pellach y mae’n ofynnol i’r Pwyllgor Gwaith eu cymeradwyo mewn perthynas â gweithredu’r Cynllun Gweithredu Caffael i’r Deilydd Portffolio Cyllid. Bydd yr holl benderfyniadau yn cael eu cyhoeddi yn y ffordd arferol.
• I ofyn i Swyddogion ddarparu eglurhad mewn perthynas â safonau sicrwydd fferm Global G.A.P ac adrodd yn ôl yn dilyn hynny gyda’r bwriad o sicrhau bod disgwyliadau’r Cyngor, mewn perthynas â’i gyflenwyr, yn cyd-fynd â safonau ac arferion lleol a chenedlaethol cyfredol.