Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid.

Cyflwynodd y Cynghorydd Carwyn Jones, Aelod Portffolio Busnes Corfforaethol a Phrofiad y Cwsmer adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid a oedd yn cynnwys y Cerdyn Sgorio Corfforaethol a oedd yn nodi perfformiad y Cyngor yn erbyn yr amcanion strategol yng Nghynllun y Cyngor ar ddiwedd ail chwarter blwyddyn ariannol 2024/25.

Rhoddodd y Cynghorydd Carwyn Jones drosolwg o’r cerdyn sgorio a thynnodd sylw at yr wybodaeth chwarterol ynglŷn â thueddiadau sydd bellach wedi’i chynnwys ar y cerdyn sgorio a pherfformiad y Cyngor mewn cymhariaeth â Ch2 2023/24. Tra bo mwyafrif y dangosyddion (85%) sydd â thargedau sy’n cael eu monitro wedi perfformio’n dda yn ystod y chwarter (naill ai’n Wyrdd neu’n Felyn), mae chwe dangosydd yn ymwneud ag Addysg, Tai, Economi, Newid Hinsawdd ac Iechyd y Cyngor Cyfan (canran y ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth a dderbyniodd ymateb o fewn y cyfnod amser) yn tanberfformio. Ceir dadansoddiad manwl o’r dangosyddion hyn yn yr adroddiad ynghyd â’r mesurau lliniaru. Mae’r Tîm Arweinyddiaeth yn cadw llygaid ar y dangosyddion hyn ac yn ymchwilio iddynt i sicrhau gwelliannau i’r dyfodol. Cyfeiriodd y Cynghorydd Carwyn Jones at enghreifftiau o arfer dda yn ystod y chwarter mewn meysydd yn gysylltiedig â chymorth busnes, gofal cymdeithasol a llesiant, presenoldeb mewn ysgolion, ceisiadau cynllunio sy’n cael eu penderfynu ar amser, dod â thai gwag yn ôl i ddefnydd a thrydaneiddio fflyd cerbydau’r Cyngor.

Wrth graffu ar y cerdyn storio, fe wnaeth aelodau’r Pwyllgor drafod y materion a ganlyn –

• Y rhesymau dros y gostyngiad o 9% mewn perfformiad o’i gymharu â Chwarter 1.
• Gan fod gan chwe dangosydd statws CAMG o Goch neu Ambr yn erbyn eu targedau ar hyn o bryd, gofynnwyd pa sicrwydd y gellir ei roi y bydd yr Awdurdod yn gweld gwelliant cynaliadwy mewn perfformiad erbyn diwedd blwyddyn ariannol 2024/25.
• Y risg o gosb gan Lywodraeth Cymru os na fydd y Cyngor yn cwrdd â’r targedau ailgylchu.
• I ba raddau mae’r sefyllfa ariannol ar ddiwedd yr ail chwarter (gorwariant amcanol ar ddiwedd y flwyddyn) yn creu risg i’r Cyngor yn 2025/26.
• Gofynnwyd am eglurder ynglyn â dangosyddion Gofal Cymdeithasol a Llesiant rhif (07) ac (08), sy’n ymwneud â phlant a gafodd eu hailgofrestru ar y Gofrestr Amddiffyn Plant o fewn 12 mis ar ôl cael eu tynnu oddi ar y gofrestr a chanran y cyfeiriadau plant sy’n cael eu hailgyfeirio o fewn 12 mis. Cafwyd cais i gynnwys niferoedd yn ogystal â chanrannau i roi mwy o gyd-destun a gwell dealltwriaeth. 
• Mewn perthynas â’r gostyngiad mewn perfformiad yn ystod chwarter 2 yn gysylltiedig â’r amser a gymerir i baratoi eiddo ar gyfer eu gosod (Dangosydd Tai rhif 03) gofynnwyd a oedd cynllun gweithredu ar gael yn dilyn yr adolygiad sgriwtini i berfformiad y dangosydd hwn.
• I ba raddau mae capasiti a recriwtio yn rhwystro gwelliannau a sut y gellir hyrwyddo’r rhain i helpu’r Cyngor gwrdd â’i anghenion busnes.
• Y trefniadau ar gyfer monitro nifer y plant sydd wedi cael eu gwahardd o’r ysgol yn barhaol neu dros dro a’r gefnogaeth sydd ar gael iddynt.
• Y gostyngiad yng nghanran yr ymatebion Cymraeg i ymgynghoriadau swyddogol.
• Nifer y busnesau sy’n derbyn cymorth fel rhan o’r rhaglen ARFOR.
•  

Fe wnaeth y swyddogion ymateb i’r materion a godwyd uchod â’r cyngor a’r cyfarwyddyd a ganlyn –

• Mae’r gostyngiad mewn perfformiad oherwydd bod chwe dangosydd wedi tanberfformio yn ystod chwarter 2 o gymharu â 2 ddangosydd yn chwarter 1. Mae’r adroddiad yn nodi’r cyd-destun, amgylchiadau a’r rhesymau dros fethu’r targedau hyn a’r camau arfaethedig i sicrhau gwelliant yn ystod y chwarter nesaf a thu hwnt. 

Rhoddodd y Prif Weithredwr sicrwydd i’r Pwyllgor bod y broses o osod targedau yn un drwyadl a bod y targedau sy’n cael eu gosod yn ystyriol a heriol ac wedi’u llunio i sicrhau cynnydd dros amser. Mae’r Cyfarwyddwyr a’r rheolwyr gwasanaeth wedi adolygu’r dangosyddion i wneud yn siŵr eu bod yn berthnasol ac addas a’u bod yn ddigon heriol i ysgogi staff a gwasanaethau i herio’u hunain ac anelu i wella perfformiad. Mae’r cerdyn sgorio’n adlewyrchu’r sefyllfa ar ddiwedd yr ail chwarter.

• Yn gysylltiedig â dau o’r chwe dangosydd sy’n tanberfformio - dangosydd Newid Hinsawdd rhif (02), canran y gwastraff domestig sy’n cael ei ailddefnyddio, ailgylchu neu gompostio, a dangosydd Iechyd y Cyngor Cyfan rhif (12), canran y ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth sy’n cael ymateb o fewn y cyfnod amser - rhagwelir y bydd yn cymryd tan ddiwedd y flwyddyn ariannol i’r dangosyddion yma sgorio’n Wyrdd. Mae tîm ymyrraeth ar ochr y ffordd wedi cael ei sefydlu i leihau gwastraff yn gyffredinol a chynyddu cyfraddau ailgylchu drwy weithio â chymunedau i addysgu trigolion a bydd bwrdd rhaglen yn ystyried a oes angen rhoi mesurau lliniaru pellach yn eu lle. Mewn perthynas â cheisiadau rhyddid gwybodaeth, er bod y Cyngor wedi ymrwymo i wella’r cyfraddau ymateb mae’r arbedion ariannol y bu’n rhaid eu gwneud a llai o gapasiti o fewn y gwasanaeth yn golygu bod y targed o 90% yn dal i fod yn anodd i’w gyflawni. 
• Mae’r Cyngor yn annhebygol o gyrraedd y targed a osodwyd gan Lywodraeth Cymru i ailgylchu 70% o wastraff erbyn 2025. Fe wnaeth y Rheolwr Cynllunio, Rhaglen a Pherfformiad Corfforaethol gynghori’r Pwyllgor ei fod ar ddeall bod Llywodraeth Cymru yn bwriadu gweithio â chynghorau sy’n methu’r targed yn hytrach na’u cosbi, cyn belled eu bod yn gallu dangos bod ganddynt gynllun penodol er mwyn cyrraedd y targed. 
• Bydd unrhyw orwariant yn y gyllideb refeniw ar gyfer 2024/25 yn effeithio ar sefyllfa ariannol y Cyngor yn 2025/26. Fe wnaeth y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog 151 gynghori’r Pwyllgor bod y Cyngor wedi bod yn defnyddio ei gronfeydd wrth gefn i gydbwyso’r gyllideb yn y tymor byr. Byddai’n rhaid i unrhyw orwariant ar ddiwedd y flwyddyn bresennol gael ei ariannu o gronfeydd wrth gefn y Cyngor a bydd hyn yn cyfyngu ei allu i ddefnyddio cronfeydd wrth gefn i gwrdd ag unrhyw ddiffyg yn 2025/26. Hefyd, bydd rhaid i unrhyw orwariant gan wasanaethau yn ystod 2024/25 o ganlyniad i gynnydd yn y galw gael ei adlewyrchu yng nghyllidebau’r gwasanaethau hynny ar gyfer 2025/26 drwy ddyrannu mwy o gyllid iddynt. Er bod sefyllfa ariannol y Cyngor yn fwy cadarn na sawl cyngor arall, nid yw heb risg ac fe all newid mewn amgylchiadau a/neu amodau dros fisoedd y gaeaf arwain at gostau ychwanegol i’r Cyngor.
• Mae dangosydd Gofal Cymdeithasol a Llesiant rhif (08) yn cyfeirio at deuluoedd sydd wedi cael eu hatgyfeirio at y Gwasanaethau Cymdeithasol ac sydd wedi cael ei hail-gyfeirio am gymorth ychwanegol neu wahanol wedi i’r ymyrraeth wreiddiol ddod i ben. Cafwyd cadarnhad gan y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Cymdeithasol nad yw dangosydd rhif (08) yn gysylltiedig â’r Gofrestr Amddiffyn Plant. 
• Nod y Gwasanaeth Tai yw ymateb i’r adolygiad sgriwtini ar berfformiad yn gysylltiedig â’r amser a gymerir i ailosod unedau llety y mae modd eu gosod (ac eithrio eiddo anodd eu gosod) erbyn diwedd y flwyddyn galendr ac adrodd yn ôl yn y cyfarfod nesaf. Eglurodd y Pennaeth Gwasanaethau Tai bod rheoliadau’r Safon Ansawdd Tai Cymru newydd wedi dod i rym ym mis Tachwedd 2023 a bod y gwasanaeth wedi cymryd y cyfle i uwchraddio ei eiddo ar yr adeg honno ond ei fod wedi cael trafferth dod o hyd i gontractwyr i wneud y gwaith, yn enwedig peintwyr, a bod hynny wedi arwain at oedi a bod yn nifer y dyddiau a gymerir i weddnewid yr eiddo wedi cynyddu o ganlyniad. Cadarnhaodd y Pennaeth Gwasanaethau Tai y bydd y trefniadau fframwaith contractau newydd yn helpu i fynd i’r afael â’r ôl-groniad a gwella perfformiad yn gysylltiedig â’r dangosydd hwn erbyn  chwarter pedwar 2024/25.

Fe wnaeth un aelod o’r pwyllgor awgrymu y dylid ymgorffori’r gwaith o dracio cynnydd y Cyngor o ran gweithredu rheolau SATC 2023 fel atodiad i’r cerdyn sgorio yn enwedig gan mai’r Cyngor hwn oedd yr ail yng Nghymru i gyflawni’r safon wreiddiol. Cynghorodd y Prif Weithredwr bod yn rhaid ystyried y lle mwyaf addas oddi mewn i drefniadau llywodraethu’r Cyngor i adrodd ar berfformiad yn erbyn SATC 2023 o gofio ei fod yn rhaglen ar gyfer y tymor hir ac o gofio hefyd am y pwysau ar y rhaglen waith sgriwtini.

• Mae recriwtio’n parhau i fod yn heriol. Er bod y Cyngor wedi buddsoddi mewn system newydd i hwyluso’r broses ymgeisio a mabwysiadu mentrau i sicrhau cydbwysedd bywyd a gwaith megis trefniadau gweithio’n hyblyg a hybrid, mae’n bosib bod ymrwymiad y Cyngor i ddwyieithrwydd yn ogystal â chyflogau yn cyfyngu ar nifer yr ymgeiswyr posib. Mae’r Cyngor hefyd wedi canolbwyntio ar gynllunio’r gweithlu ac ar strategaethau i wneud y Cyngor yn fwy deniadol i ddarpar weithwyr. Mae’r cyfyngiadau ariannol yn golygu bod yn rhaid ystyried lleihau ac ailstrwythuro’r gweithlu mewn rhai meysydd, sy’n heriol iawn mewn rhaid gwasanaethau statudol lle mae’r galw’n cynyddu. Fodd bynnag, mae Uwch Arweinwyr yn adolygu’r mater yn barhaus ac yn sicrhau bod rheolwyr yn dilyn dull rhagweithiol wrth lenwi swyddi a sicrhau hefyd bod y dalent iawn yn y rolau cywir. Tra bo’r heriau’n amrywio o un gwasanaeth i’r llall, mae recriwtio a chadw staff wedi cael ei nodi fel risg strategol ar y gofrestr risgiau strategol.
• Mae nifer y plant sy’n cael eu gwahardd o’r ysgol yn cael ei fonitro’n wythnosol ac yn cael eu trafod â’r ysgolion a swyddogion addysg. Er bod cynnydd cyffredinol wedi bod yn nifer y gwaharddiadau dros dro a pharhaol, mae’r data ar gyfer Ynys Môn yn dangos gostyngiad mewn niferoedd eleni o’i gymharu â’r flwyddyn flaenorol. Mae materion yn ymwneud â chynhwysiant ac ymddygiad yn dal i fod yn heriol ac mae hyn yn flaenoriaeth i’r gwasanaeth a fydd yn adrodd ar y data perthnasol i’r Panel Sgriwtni Corfforaethol a'r Pwyllgor Sgriwtini Partneriaeth ac Adfywio. Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Addysg, Sgiliau a Phobl Ifanc bod mwyafrif y gwaharddiadau yn rhaid dros dro a bod gan yr Awdurdod Addysg Lleol ddyletswydd i weithio â’r disgyblion hynny drwy gydol y gwaharddiad. Yn achos gwaharddiadau parhaol lle mae’r disgybl wedi cael ei wahardd o ddwy ysgol, mae cwricwlwm a phecyn cymorth addysg amgen yn cael ei ddarparu sydd wedi’u teilwra i allu ac anghenion yr unigolyn.
• Mae modd i’r rhai sy’n ymateb i ymgynghoriadau’r Cyngor wneud hynny yn eu hiaith ddewisol naill ai yn y Gymraeg neu’r Saesneg ac mae’n anodd dadansoddi’r rhesymau dros ddewis iaith yr unigolyn. Mae’n bosib bod y gostyngiad yng nghanran yr ymatebion Cymraeg i ymgynghoriad swyddogol o ganlyniad i amrywiadau yn ystod y chwarter; mae’r Cyngor yn ymdrechu i wneud yn siŵr bod yr iaith mor glir â phosib fel y gall pobl ymateb yn Gymraeg os ydynt yn dymuno gwneud hynny.
• Mae’r rhaglen ARFOR yn dosbarthu grantiau busnes i fusnesau Cymraeg ac mae’r data’n adlewyrchu nifer y grantiau a broseswyd yn ystod y chwarter. Gofynnwyd am ragor o wybodaeth ynglyn â’r rhaglen ARFOR a’r grantiau a ddyrannwyd.
•  

Ar ôl adolygu’r Cerdyn Sgorio ar gyfer Ch2 2024/25 ac ar ôl nodi ymatebion y Swyddogion i’r materion a godwyd penderfynwyd –

• Nodi’r adroddiad ar y cerdyn sgorio ar gyfer Ch2 2024 yn cynnwys y meysydd y mae’r Tîm Arweinyddiaeth yn eu harchwilio ac ymchwilio iddynt i reoli a sicrhau gwelliannau pellach i’r dyfodol fel yr amlinellir yn yr adroddiad.

• Argymell yr adroddiad ar y cerdyn sgorio a’r mesurau lliniaru fel y’i hamlinellir i’r Pwyllgor Gwaith.

Camau gweithredu ychwanegol –

·         Bod y swyddogion yn ystyried y lle gorau oddi mewn i drefniadau llywodraethu’r Cyngor i adrodd ar gynnydd y Cyngor o ran gweithredu SATC 2023.

·         Darparu gwybodaeth ynglyn â niferoedd yn ogystal â chanrannau yn gysylltiedig â dangosyddion Gofal Cymdeithasol a Llesiant rhif (07) ac (08).

·         Bod y pwyllgor yn cael gwybodaeth am y busnesau sydd wedi derbyn cymorth grant o dan y rhaglen ARFOR.