Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151.

Cyflwynodd y Cynghorydd Robin Williams, Dirprwy Arweinydd ac Aelod Portffolio Cyllid a Thai adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/

Swyddog Adran 151 a oedd yn cynnwys y Cynllun Strategol Caffael a Rheolau Gweithdrefn Contractau  drafft i gael barn y Pwyllgor cyn eu cyflwyno i’r Pwyllgor Gwaith i’w cymeradwyo.

Mae Llywodraeth y DU wedi diwygio’r ddeddfwriaeth yn gysylltiedig â chaffael yn y sector cyhoeddus a bydd Deddf Caffael 2023 yn dod i rym ar 24 Chwefror 2025. Hefyd, mae Llywodraeth Cymru wedi cyflwyno Deddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) 2023, sy’n gosod cyfrifoldebau a dyletswyddau ychwanegol ar sefydliadu sector cyhoeddus yng Nghymru yn gysylltiedig â chaffael. Comisiynodd y Cyngor gwmni allanol i adolygu parodrwydd y Cyngor ar gyfer y newidiadau a darparu cynllun gweithredu i sicrhau cydymffurfiaeth mewn sawl maes yn cynnwys y strategaeth gyffredinol. Mae’r Cynllun Strategol yn nodi sut y bydd y Cyngor yn mynd ati i gaffael er mwyn gwneud yn siŵr bod y Cyngor yn comisiynu a chael gafael ar wasanaethau, nwyddau a gwaith mewn modd sy’n cydymffurfio â’r ddeddfwriaeth a pholisïau a gweithdrefnau mewnol ac sydd hefyd yn foesegol, teg ac agored ac sy’n ystyried ffactorau economaidd, cymdeithasol, llafur ac amgylcheddol fel rhan o’r broses.

Yn sgil yn newidiadau deddfwriaethol mae’n rhaid i’r Cyngor ddiweddaru ei RhGCau sy’n nodi’r broses ar gyfer ymgymryd ag ymarfer caffael a’r gwahanol ddulliau caffael a phryd y dylid eu defnyddio. Mae’r RhGCau diwygiedig wedi cael eu drafftio i sicrhau eu bod yn ddigon hyblyg i alluogi swyddogion gaffael yn y ffordd fwyaf effeithlon ac effeithiol, cadw trefn ar ymarferion caffael a sicrhau bod y Cyngor yn cael gwerth am arian.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog 151 y gallai’r Cynllun Strategol gynnig mwy o gyfleodd i gynnig contractau i gwmnïau lleol a rhoi hwb i’r economi leol.

Roedd y drafodaeth yn canolbwyntio ar y pwyntiau a ganlyn –

• Gallu’r Cyngor i gaffael mewn dull mwy arloesol a rhoi cynnig ar wahanol ddatrysiadau a modelau cyflawni yn cynnwys mewnoli contractau lle bo modd a defnyddio technoleg i leihau’r baich gweinyddol.
• Roedd yr aelodau’n cytuno ei bod i’n bwysig cynnig contractau i gwmnïau a chyflenwyr lleol er mwyn cadw’r arian sy’n cael ei wario ar Ynys Môn.
• Cyswllt y Cyngor â busnesau lleol a sut fydd y contractau’n cael eu hysbysebu ac ymhle.

Roedd ymateb y Swyddogion i’r pwyntiau a godwyd fel a ganlyn –

• Er bod capasiti’n ystyriaeth, mae’r Cyngor wedi ymrwymo i wneud ei orau i fod yn arloesol gyda’r adnoddau sydd ar gael iddo a bydd yn chwilio am ffyrdd o wneud pethau’n wahanol os yw hynny’n fwy effeithiol, effeithlon ac yn ychwanegu gwerth. Rhoddodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth / Swyddog 151 enghreifftiau o’r contractau y mae’r Cyngor wedi eu mewnoli ond dywedodd nad yw’n ymarferol adolygu pob contract gan fod ganddo gymaint ohonynt.
• Mae cwmnïau lleol yn aml iawn yn meddwl bod mwy o fanteision gweithio i’r sector preifat na’r sector cyhoeddus ac mae’n rhaid  eu darbwyllo ynghylch manteision ymgeisio am gontractau gyda’r Cyngor. Hefyd, nid yw bob amser yn bosib i gwmnïau lleol gwrdd â gofynion cytundebol y Cyngor. Mae’r ddeddfwriaeth caffael newydd yn caniatáu mwy o hyblygrwydd a gellir gwneud contractau’n fwy deniadol i gwmnïau lleol. Cynghorodd y Prif Weithredwr er ei bod hi’n bwysig moderneiddio dulliau, y brif ystyriaeth yw sicrhau bod y Cyngor yn cydymffurfio â’r ddeddfwriaeth a’r rheoliadau er mwyn cynnal ei enw da.
• Mae angen gwneud gwaith pellach ar fentrau megis digwyddiadau cwrdd â’r prynwr. Defnyddiwyd refeniw o bremiwm y Dreth Gyngor i gyflogi swyddog yn y gwasanaeth Datblygu Economaidd i ymgymryd â’r math yma o waith ac efallai y dylid ystyried sut y gellir defnyddio’r premiwm i gryfhau’r economi leol a dadwneud yr effaith y mae’r cynnydd mewn ail gartrefi yn ei gael ar gymunedau ac i helpu pobl leol brynu cartrefi er mwyn cyfrannu at yr economi leol. Fel rhan o’r ddeddfwriaeth newydd bydd rhaid i gynghorau hysbysebu contractau arfaethedig ac fe all hyn hefyd rhoi cyfle i ennyn diddordeb cwmnïau lleol yn gynnar yn y broses. 

Ar ôl craffu ar y Cynllun Strategol Caffael a’r Rheolau Gweithdrefn Contractau drafft, penderfynwyd derbyn y Cynllun Strategol Caffael ar gyfer 2024-25 a’r Rheolau Gweithdrefn Contractau drafft ac argymell bod y Pwyllgor Gwaith yn gwneud yr un peth.