Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/ Swyddog Monitro.

Cyflwynwyd, i’r pwyllgor ei ystyried, adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro a oedd yn cynnwys y Llythyr Blynyddol gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (OGCC) 2023/24 ar gyfer Cyngor Ynys Môn. Roedd y Llythyr yn crynhoi perfformiad y Cyngor mewn perthynas â'r cwynion am wasanaethau a dderbyniwyd a'u canlyniadau yn ystod 2023/24, achosion yn ymwneud ag ymyrraeth gan yr Ombwdsmon a chwynion wnaed o dan y Cod Ymddygiad i Aelodau.

Cyflwynwyd y negeseuon pennawd yn y Llythyr Blynyddol gan y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro. Dangosodd y rhain fod cynnydd wedi bod yn nifer y cwynion am wasanaethau a wnaed i OGCC er na wnaed unrhyw ymchwiliadau. O'r 38 cwyn a wnaed am y Cyngor yn 2023/24, roedd 9 neu 24% yn ymwneud â'r modd yr ymdriniwyd â chwynion. Hefyd dibynnwyd mwy ar ymyrraeth gan OGCC gyda 24% o gwynion (10 cwyn) wedi'u datrys yn y modd hwn sy'n cynrychioli'r lefel uchaf o ymyrraeth yng Nghymru. Er bod gwasanaethau'n ymdrin â'u cwynion eu hunain, maent yn dibynnu ar gymorth, arweiniad a chyngor gan y Swyddog Gwybodaeth a Chwynion Corfforaethol. Mae'r swydd hon wedi bod yn wag ers peth amser ac ystyrir bod y swydd wag yn ffactor sy'n cyfrannu at ddirywiad mewn perfformiad ymdrin â chwynion er bod y swydd bellach yn cael ei llenwi dros dro gan asiantaeth. Roedd camau lliniaru i ddelio gyda’r rhain wedi'u nodi ac fe’u hamlinellir yn yr adroddiad.

Trafodwyd y pwyntiau canlynol gan y pwyllgor -

• Sylwedd y cwynion a wnaed i'r Ombwdsmon a ph’un ai a oeddent yn rhai difrifol
• P'un ai a yw ymyrraeth gynnar a datrys 10 cwyn gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn arwyddocaol ac yn adlewyrchu dull y Cyngor o ymdrin â chwynion.
• P’un ai a oes unrhyw arwyddion o welliant mewn perfformiad ac ymateb i gwynion hanner ffordd drwy 2024/25.

Hefyd, dywedwyd wrth y pwyllgor–

• Bod y rhan fwyaf o'r cwynion a wnaed i'r Ombwdsmon mewn perthynas â busnes arferol y Cyngor o ddydd i ddydd ac ni ystyrid bod yr un ohonynt yn ddigon difrifol i warantu ymchwiliad gan y Swyddfa Archwilio Cyhoeddus.
• Mae'r ffaith bod 10 cwyn wedi’u datrys drwy ymyrraeth gynnar a chamau gweithredu a drefnwyd gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn dangos y gellid bod wedi unioni materion yn gynnar yn y broses pe bai'r Cyngor wedi cymryd yr un ymagwedd at y cwynion hynny ac wedi gweithredu yn unol â hynny.
• Ni aseswyd ai cwynion yw’r rhain ynteu gwynion am y ffordd yr ymdriniwyd â chwynion yn seiliedig ar y data sydd ar gael i’r pwyllgor Sgriwtini a'r Pwyllgor Gwaith oherwydd bod cwmpas y wybodaeth honno'n gyfyng ac nid yw'r wybodaeth wedi'i chyhoeddi.

Penderfynwyd -

• Nodi a derbyn y Llythyr Blynyddol gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (OGCC) ar gyfer 2023/2024.
• Awdurdodi’r Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro i ysgrifennu at OGCC i gadarnhau bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio wedi rhoi ystyriaeth ffurfiol i’w Llythyr Blynyddol.
• Rhoi sicrwydd y bydd y Cyngor yn parhau i fonitro cwynion, a thrwy hynny, ddarparu’r wybodaeth sydd ei hangen ar yr Aelodau i graffu ar berfformiad y Cyngor.
• Parhau i gefnogi’r Cyngor i ddatblygu ei system CRM fel llwyfan i brosesu cwynion a darparu data “byw” ar berfformiad o ran ymdrin â chwynion, fesul gwasanaeth, i swyddogion perthnasol, penaethiaid gwasanaeth a’r Tîm Arweinyddiaeth.

Camau ychwanegol – bod y pwyllgor yn cael ei ddiweddaru maes o law ynghylch cynnydd y mesurau a nodwyd i ddatrys cwynion.