Eitem Rhaglen

Cyflwyno’r canlynol –

·      Adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151-

Datganiad o’r Cyfrifon 2023/24

·      Adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid – Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2023/24

·      Adroddiad Archwilio Allanol ynghylch yr archwiliad o’r datganiadau ariannol 2023/24 (Adroddiad ISA 260)

·           Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/

Swyddog Adran 151 a oedd yn cynnwys Datganiad Terfynol Cyfrifon 2023/24 yn dilyn archwiliad i'w ystyried gan y Pwyllgor.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 fod y dyddiad cau statudol ar gyfer cwblhau'r cyfrifon archwiliedig ar gyfer blwyddyn ariannol 2023/24 wedi'i ymestyn i 30 Tachwedd, 2024 ar gyfer holl gynghorau Cymru. Cyflwynwyd Datganiad Cyfrifon drafft Cyngor Sir Ynys Môn 2023/24 i archwilwyr allanol y Cyngor, Archwilio Cymru i'w harchwilio ar 28 Mehefin 2024 a chânt eu hystyried gan y Cyngor Llawn ar 3 Rhagfyr cyn cael eu llofnodi. Cynhaliodd Archwilio Cymru adolygiad trylwyr o'r cyfrifon a'r trafodion ariannol mewn perthynas â 2023/24 a daeth i'r casgliad bod y datganiadau ariannol ym mhob agwedd berthnasol yn rhoi darlun cywir a theg o sefyllfa ariannol y Cyngor ar 31 Mawrth 2024. Nododd y profion archwilio rai newidiadau a oedd eu hangen a chafodd yr holl wallau perthnasol yr argymhellodd y tîm archwilio eu diwygio i sicrhau bod y Cyfrifon yn sylweddol gywir. Ni effeithiodd yr un o'r diwygiadau i’r Datganiad Cyfrifon ar yr alldro sy'n parhau i fod ar danwariant o £1.732m fel yr adroddwyd i'r Pwyllgor Gwaith ar 23 Gorffennaf 2024. Mae'r rhan fwyaf o'r diwygiadau'n ymwneud â newidiadau ar y fantolen neu'r gwariant mewn perthynas ag incwm grant, ni chafodd effaith ar refeniw.

Arweiniodd Swyddog Adran 151 yr aelodau drwy'r diwygiadau i'r cyfrifon a amlinellwyd yn adran 3 yr adroddiad ac a nodir yn llawn yn adroddiad ISA 26O yr archwilwyr a gyflwynwyd ar wahân isod. Eglurodd sut yr oeddent yn effeithio ar y ffigurau yn y cyfrifon a'r nodiadau atodol. Diolchodd i staff cyfrifeg y Gwasanaeth Cyllid am eu gwaith i sicrhau bod y cyfrifon yn cael eu cwblhau'n brydlon ac i dîm Archwilio Cymru am eu dull proffesiynol a thrylwyr wrth gynnal yr archwiliad.

·           Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid a oedd yn cynnwys y Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar gyfer 2023/24 i’w adolygu a’i gymeradwyo gan y Pwyllgor cyn iddo gael ei gyflwyno i gael sêl bendith y Cyngor Llawn. Mae'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol (cyflwynwyd y fersiwn ddrafft ohono i'r Pwyllgor roi sylwadau arno yn ei gyfarfod ar 18 Gorffennaf, 2024) yn ceisio rhoi sicrwydd bod gan y Cyngor drefniadau priodol ar waith yn ystod 2023/24 ar gyfer sicrhau bod ei fusnes yn cael ei gynnal yn unol â'r gyfraith a'r safonau priodol, bod arian cyhoeddus yn cael ei ddiogelu a bod cyfrif priodol ohono a'i fod yn cael ei ddefnyddio'n ddarbodus,  yn effeithiol ac yn effeithlon. Bydd y Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn rhan o Ddatganiad Cyfrifon terfynol 2023/24.

Diweddarodd y Rheolwr Cynllunio Corfforaethol, Rhaglen a Pherfformiad y Pwyllgor ynghylch statws y materion llywodraethu a nodwyd yn Natganiad y flwyddyn flaenorol gan gadarnhau bod pedwar o'r pum cam gweithredu i roi sylw i’r gwendidau wedi'u cwblhau a bod y pumed ar y gweill. Cyfeiriodd at y materion llywodraethu a nodwyd yn natganiad 2023/24 a dywedodd, er mwyn rhoi sicrwydd, y byddai diweddariad ynglŷn â materion llywodraethu a'r ymateb i argymhellion cenedlaethol i gyfarfod y pwyllgor ym mis Rhagfyr er mwyn rhoi sicrwydd.

Trafodwyd y pwyntiau canlynol gan y pwyllgor -

·                 Bod angen eglurhad ynghylch y pumed mater llywodraethu mewn perthynas â sicrhau bod galw am asedau'r Cyngor, eu bod yn addas i'r diben a, lle bo angen, gwella safonau. Mae’r pwysau ar gyllid cyfalaf yn golygu ei bod yn annhebygol y bydd hyn yn cael ei gyflawni'n llawn a bod yr amcan hwn yn uchelgeisiol.

·                O ran sicrhau cadernid ariannol y Cyngor, p’un ai a oes unrhyw gyfle pellach i adolygu a symleiddio prosesau i wella effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd gwasanaethau a lleihau effaith llai o gyllid. 

Adroddwyd fel a ganlyn –

·                Bod Cynllun Strategol Rheoli Asedau y Cyngor 2024-2029 yn cydnabod y bydd cyflwyno'r cynllun yn heriol yn yr hinsawdd ariannol bresennol ac oherwydd costau cynyddol a phwysau'r gyllideb, mae bwlch rhwng uchelgeisiau'r Cyngor ar gyfer ei asedau a'r hyn y gall ei gyflawni. Y gobaith yw y bydd y setliad llywodraeth leol ar gyfer y flwyddyn nesaf yn cynnwys cynnydd mewn cyllid cyfalaf craidd y gall y Cyngor ei ddefnyddio yn unol â'i flaenoriaethau ei hun. Strategaeth Llywodraeth Cymru mewn perthynas â chyllid cyfalaf dros y blynyddoedd diwethaf fu dyrannu grantiau yn y tymor byr sy'n aml yn dod gydag amodau ac wedi'u targedu at amcanion penodol nad ydynt o bosibl yn flaenoriaeth i'r Cyngor.

·                Bod y Cyngor wedi ceisio sicrhau effeithlonrwydd yn ystod y blynyddoedd diwethaf trwy symleiddio prosesau a strwythurau’r sefydliad i leihau costau a gwella effeithiolrwydd ac mae'n parhau i ddatblygu rhaglenni i wneud y defnydd gorau o dechnoleg a digideiddio prosesau. Er y ceisir gwneud hyn yn barhaus, mae'n dod yn anos sicrhau arbedion effeithlonrwydd trwy symleiddio gwaith a phrosesau mewnol yn unig.

·                Cyflwynwyd adroddiad Archwilio Allanol ynghylch yr archwiliad o’r Datganiadau Ariannol ar gyfer 2023/24 (adroddiad ISA 260) i'w ystyried gan y Pwyllgor.

Bu i Rachel Freitag, Rheolwr Archwilio Ariannol Archwilio Cymru wrth adrodd ar brif ganfyddiadau'r archwiliad o gyfrifon y Cyngor ar gyfer blwyddyn 2023/24 wrth adrodd ar brif ganfyddiadau'r archwiliad o gyfrifon y Cyngor ar gyfer blwyddyn i dîm cyfrifeg y Cyngor a'r Gwasanaeth Cyllid ehangach am eu mewnbwn a'u cydweithrediad a dywedodd fod yr ymarferiad archwilio wedi mynd rhagddo’n ddidrafferth. Cadarnhaodd fod yr archwilwyr yn bwriadu cyhoeddi barn archwilio ddiamod ar gyfrifon 2023/24 ac yn dilyn cymeradwyaeth y Cyngor Llawn ar 3 Rhagfyr, 2024, bydd y cyfrifon yn cael eu hardystio gan yr Archwilydd Cyffredinol. Cyfeiriodd at y diwygiadau i'r cyfrifon fel y'u cofnodwyd yn Atodiad 3 i'r adroddiad, nodwyd rhai ohonynt yn fewnol gan y tîm cyfrifeg yn yr adolygiad sicrhau ansawdd dilynol o'r cyfrifon. Dywedodd fod nifer y gwelliannau yn bennaf oherwydd pwysau amser ac amserlen dynn yn hytrach nag unrhyw faterion systemig neu ansawdd a chadarnhaodd fod y cyfrifon a'r papurau gwaith a ddarparwyd i'r archwilwyr o ansawdd uchel. Tynnodd sylw at yr addasiad pensiwn net yn sgil y gwerthoedd uchel ac eglurodd fod yr addasiad pensiwn net o £71,145,000 wedi'i ychwanegu’n anghywir i'r Cyfrif Incwm a Gwariant Cynhwysfawr yn hytrach na'i dynnu ohono. Cadarnhaodd nad oedd yr addasiad wedi cael unrhyw effaith ar fantolen na Chronfa Gyffredinol y Cyngor.

Trafodwyd y pwyntiau canlynol gan y pwyllgor -

·           Gofynnodd yr Aelodau am eglurhad ynghylch y cyfeiriad yn adroddiad ISA 260 fod yr archwiliad wedi’i gwblhau i raddau helaeth a gofynnwyd a oes unrhyw faterion sy'n weddill.

·           P'un ai a yw'r terfynau amser a bennwyd ar gyfer paratoi'r cyfrifon ac adroddiadau dilynol gan yr archwilydd yn gosod pwysau ar staff gwasanaeth Cyllid ac yn arwain at wallau na fyddai'n digwydd fel arall ac os felly, a ddylid ymestyn yr amserlenni.

·           Er mwyn sicrhau eglurder dylid newid y frawddeg derfynol o dan Monitro'r Gyllideb ar dudalen 2 yr adroddiad naratif i: "Mae'r wybodaeth Refeniw a Chyfalaf ochr yn ochr â CRT, yn cael ei hadrodd i is-grŵp Sgriwtini Cyllid, y Pwyllgor Sgriwtini ac yna'r Pwyllgor Gwaith yn chwarterol sy'n sicrhau lefel o her yn ogystal â gallu lliniaru unrhyw effaith sy'n debygol o ddigwydd ar wasanaethau."

·           P'un ai a ddylai'r tabl sy'n dangos gwariant cyfalaf fesul gwasanaeth ar dudalen 4 yr adroddiad naratif gael ei addasu er mwyn rhoi darlun cywirach sy’n dangos gwariant prosiectau fesul gwasanaeth gan ei fod yn cynnwys gwariant refeniw.

Adroddwyd fel a ganlyn –

·                Bod yr adroddiad ynghylch yr archwiliad o'r datganiadau ariannol wedi'i ddrafftio ochr yn ochr â chwblhau a gwirio'r cyfrifon diwygiedig. Gellir cadarnhau bod yr archwiliad bellach wedi'i gwblhau a'i lofnodi.

·                Y bwriad yw dod â'r amserlen adrodd archwilio yn ôl i ddiwedd mis Hydref ar gyfer proses archwilio cyfrifon 2024/25 ac i ddiwedd mis Medi wedi hynny yn unol ag amserlenni cyn y pandemig. Er bod yr archwilwyr yn hapus i drafod unrhyw bryderon gyda'r Gwasanaeth Cyllid, ni ystyrir bod yr amserlen yn creu unrhyw faterion o bwys o ran cwblhau'r archwiliad.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 mai’r bwriad cyn y pandemig oedd dod â’r dyddiadau cau ymlaen ar gyfer paratoi’r cyfrifon a’r adroddiadau archwilio i fis Mai a Gorffennaf yn y drefn honno, er y deellir bellach na fydd unrhyw newid. Er bod dyddiad cau diwedd mis Mehefin ar gyfer paratoi'r cyfrifon drafft yn parhau i fod yn her, dylai ddod yn haws ei reoli wrth i'r Cyngor barhau i ddysgu o'r broses archwilio a gwella ei brosesau a'i bapurau gwaith ei hun. 

·                Bod y gwariant a ddangosir yn y tabl ar dudalen 4 yn cael ei ddosbarthu o dan arferion cyfrifo fel gwariant cyfalaf oherwydd ei fod wedi'i wario ar greu ased. Bydd ei defnydd ohono’n ymestyn y tu hwnt i'r flwyddyn ariannol bresennol ac mae'r gwariant yn fwy na £10k. Gall gwariant cyfalaf gynnwys cyfraniad o refeniw.

Wrth gloi'r cyfarfod, diolchodd y Cadeirydd ar ran y pwyllgor, i bawb a fu'n rhan o'r broses o baratoi’r cyfrifon a’r gwaith archwilio.

Penderfynwyd –

·                Derbyn Datganiad Cyfrifon 2023/24 ac argymell i'r Cyngor Llawn fod Cadeirydd y Cyngor Sir a'r Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/ Swyddog Adran 151 yn cael yr awdurdod i lofnodi'r cyfrifon archwiliedig terfynol ar gyfer 2023/24.

·                Argymell Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2023/24 i'r Cyngor Llawn fel gwerthusiad teg o drefniadau llywodraethu'r Cyngor.

·                Nodi Adroddiad ISA 260 Archwilio Cymru mewn perthynas â'r Datganiadau Ariannol gyfer 2023/24.