Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a ddarparodd y wybodaeth ddiweddaraf fel ag yr oedd ar 31 Mawrth, 2025 ar yr archwiliadau a gwblhawyd ers y diweddariad blaenorol ar 31 Ionawr 2025, i'w ystyried gan y pwyllgor. Mae'r adroddiad hefyd yn nodi llwyth gwaith presennol Archwilio Mewnol a'i flaenoriaethau ar gyfer y tymor byr i ganolig yn y dyfodol. Darparwyd copïau ar wahân o’r adroddiadau sicrwydd terfynol i

aelodau mewn perthynas â Chyrchfan – Tîm Morwrol: Prosesau Incwm (Adolygiad Cyntaf) (Sicrwydd Rhesymol), Safonau Diogelwch Data y Diwydiant Cardiau Talu (Sicrwydd Rhesymol), Rhaglenni Grant Addysg Gynnar a Gofal Plant (Sicrwydd Rhesymol), Rheoli Asedau Ffisegol y Cyngor (YM14) (Sicrwydd Rhesymol),  Grantiau Cyfleusterau i'r Anabl (Adolygiad Cyntaf) (Sicrwydd Cyfyngedig) ac Adennill Dyledion y Dreth Gyngor, Ardrethi Annomestig a Mân Ddyledion (Ail Adolygiad) (Sicrwydd Cyfyngedig).

Rhoddodd y Pennaeth Archwilio a Risg drosolwg o'r pedwar adroddiad archwilio a gwblhawyd yn ystod y cyfnod a oedd yn cynnig sicrwydd rhesymol. Mewn ymateb i ymholiad, eglurodd fod y dull archwilio mewnol yn canolbwyntio ar godi materion a risgiau yn hytrach na gwneud argymhellion, gyda'r rheolwyr yn cytuno ar gynlluniau gweithredu i fynd i'r afael â phryderon a nodwyd.  O ran y ddau adolygiad archwilio sicrwydd cyfyngedig, er bod cynnydd wedi'i wneud yn yr adolygiad dilynol cyntaf o'r Grant Cyfleusterau Anabl, dywedodd fod sawl gwendid yn parhau sy'n gofyn am gamau pellach i sicrhau proses gadarn ac atebol. Bydd adolygiad dilynol ffurfiol pellach yn cael ei gynnal ym mis Hydref 2025 i sicrhau bod y materion sy'n weddill wedi'u datrys ac i asesu effeithiolrwydd gwelliannau.  O ran ail adolygiad dilynol Adennill y Dreth Gyngor, Ardrethi Annomestig a Mân Ddyledion, tynnodd sylw at y ffaith bod y gwasanaeth wedi gwneud cynnydd pellach ers yr adolygiad gwreiddiol yn 2023 gan gynnwys gwelliannau system, mwy o oruchwyliaeth ac asesiad rheolaidd o'r Dreth Gyngor a dyledion Ardrethi Annomestig. Fodd bynnag, mae dyledion hŷn sylweddol heb eu datrys a bydd yn anodd rhoi sylw iddynt heb adnoddau ychwanegol. Bydd adolygiad llawn o'r broses adfer ddiwygiedig yn cael ei gynnwys yn y Strategaeth a'r Cynllun Archwilio Mewnol ar gyfer 2025/26.

Ystyriodd y pwyllgor y ddau adroddiad adolygiad sicrwydd cyfyngedig a chodwyd y materion canlynol –

·      Mynegwyd pryderon am effeithiolrwydd y broses Ardrethi Annomestig, yn enwedig yr amserlen estynedig ar gyfer cyflawni gwaith addasu tai y cytunwyd arno.  Cyfeiriwyd at achos penodol lle tynnwyd sylw at y ffaith ei bod wedi cymryd bron i ddwy flynedd i gadarnhau'r angen i wneud addasiadau a chymeradwyo'r grant, ac yna mwy na blwyddyn i gwblhau'r gwaith y cytunwyd arno. Mae'r oedi estynedig wedi effeithio'n sylweddol ar ansawdd bywyd y cleient yr effeithiwyd arno. Ceisiwyd sicrwydd bod camau yn cael eu cymryd i wella amserlenni cyflawni.

Esboniodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod yr adolygiad archwilio yn nodi'r angen i alinio dangosyddion perfformiad allweddol Grant Cyfleusterau i’r Anabl cyfredol y Cyngor ag amserlenni disgwyliedig Safonau Gwasanaeth Addasiadau Tai Llywodraeth Cymru. Mae'r rhain yn diffinio tri cham allweddol yn y broses addasu - cyswllt cychwynnol, cadarnhad o addasiad yn ôl yr angen, a gwaith gosod sy'n rhoi golwg llawn ar y broses. Dim ond yr amser cyfartalog a gymerir yn y cam gosod terfynol y mae DPA cyfredol y Cyngor yn ei gasglu. Nododd y Pennaeth Gwasanaethau Tai, ochr yn ochr â’r heriau i sicrhau bod contractwr ar gael, fod y Tîm Addasiadau Tai wedi gostwng o bump i un aelod o staff dros y blynyddoedd diwethaf oherwydd mesurau effeithlonrwydd. Er bod cefnogaeth ychwanegol wedi helpu i hyrwyddo'r broses Grant Cyfleusterau i’r Anabl, mae angen gwelliannau pellach. Dywedodd ei fod yn hyderus y byddai'r gwelliannau hyn yn cael eu cyflawni gyda barn sicrwydd cyfyngedig yn gymhelliant ar gyfer cynnydd parhaus.

·      P'un a yw'r materion/risgiau a nodwyd yn yr adolygiad dilynol o archwiliad Grant Cyfleusterau i’r Anabl yn deillio o ddiffygion systemig neu ddiffyg cydymffurfio â phrosesau a sefydlwyd. Cyfeiriwyd at fesurau diogelwch cyfreithiol ar goll sy'n ymwneud â chofnodi grantiau i berchen-feddianwyr ar y gofrestr pridiannau tir lleol neu’n effeithio ar y Gofrestrfa Dir a allai arwain at golledion ariannol.

Eglurodd y Pennaeth Archwilio a Risg, yn benodol ynglŷn â'r mesurau diogelwch cyfreithiol, fod yr adolygiad wedi canfod bod y prosesau priodol yn eu lle ond nad ydynt yn cael eu dilyn, gan gyfrannu at y risg.

·      P'un a oes gan y broses addasiadau Grant Cyfleusterau i’r Anabl drefn gyffredinol i reoli prosiectau er mwyn cyflymu’r gwaith o gyflawni’r prosiectau o fewn yr amserlenni penodol a sicrhau gwariant cyfalaf effeithlon.

Eglurodd y Pennaeth Gwasanaethau Tai fod un swyddog yn gyfrifol am asesu a yw pob cais am grant yn rhesymol ac yn briodol, tra bod asiantaeth Gofal a Thrwsio Môn yn goruchwylio'r gwaith o reoli prosiectau gosod addasiadau unigol.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 wrth ymateb i'r ail adolygiad dilynol sicrwydd cyfyngedig - Adennill Dyledion y Dreth Gyngor, Ardrethi Annomestig a Mân Ddyledion fod y rhan fwyaf o’r gwaith ers yr adolygiad gwreiddiol yn 2023 wedi canolbwyntio ar wella prosesau i sicrhau yr ymdrinnir â dyledion yn brydlon ac i atal dyledion rhag cronni yn y tymor hir. Fodd bynnag, heb fynd i'r afael â'r ôl-groniad o ddyledion hŷn, mae'n parhau i fod yn anodd pennu llwyddiant y gwelliannau hyn. Er mwyn mynd i'r afael â'r mater hwn, mae'r Pwyllgor Gwaith wedi cymeradwyo adnodd ychwanegol i asesu opsiynau adennill dyledion. Amlinellodd Swyddog Adran 151 y gwahanol brosesau ar gyfer adennill dyledion amrywiol a dyledion y Dreth Gyngor ac eglurodd, er bod y cyngor yn casglu ardrethi annomestig, caiff y rhain eu cyfuno'n ganolog sy'n golygu bod unrhyw golledion yn sgil diffyg talu yn dod o’r gronfa yn hytrach na gan y cyngor. Yn ogystal â hyn, gan fod Llywodraeth Cymru wedi dileu pwerau i garcharu dyledwyr y Dreth Gyngor, bydd y cyngor yn ystyried yr holl ddulliau gorfodi sydd ar gael cyn dileu dyledion. Dywedodd Swyddog Adran 151 wrth y pwyllgor, er bod cynnydd wedi'i wneud, bydd canlyniadau go iawn yn cymryd amser. Mewn ymateb i ymholiad am yr amserlen, nododd fod perfformiad casglu treth gyngor yr awdurdod yn cymharu'n dda â pherfformiad cynghorau lleol eraill. Mae ôl-ddyledion y dreth gyngor yn fater eang, wedi'i waethygu gan ffactorau fel yr argyfwng costau byw. Cadarnhaodd y bydd effaith yr adnodd ychwanegol yn cael ei werthuso mewn chwe mis a chaiff adroddiad ei gyflwyno mewn deuddeg mis.

·      Cwestiynodd y pwyllgor a ddylai cynghorau yng Nghymru fod yn cyflwyno sylwadau i Lywodraeth Cymru i ailystyried dileu pwerau carcharu dyledwyr o ystyried effaith sylweddol y dreth gyngor sy’n ddyledus ar gyllidebau'r cyngor.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 fod cynghorau Cymru wedi codi pryderon pan newidiwyd y polisi ac er bod Llywodraeth Cymru wedi addo adolygiad ynghyd â phwerau ychwanegol i gynghorau, nid yw hyn wedi’i wireddu eto. Fodd bynnag, mae ymgynghoriad pellach ar y gweill. Sicrhaodd Swyddog Adran 151 y pwyllgor mai dileu dyled yw’r dewis olaf a bod y cyngor yn mynd ar drywydd dulliau eraill i adennill dyledion. Ar hyn o bryd, mae'r cyngor yn llwyddo i gasglu dros 99% o'r Dreth Gyngor bob blwyddyn. Mewn ymateb i ymholiadau am ddarpariaeth drwg ddyledion a ph’un ai y dylai’r gwaith o adennill dyledion dargedu'r tri maes gwasanaeth lle mae’r dyledion wedi cronni fwyaf, amlinellodd Swyddog Adran 151 ddull y Cyngor o reoli drwg ddyledion gan fanylu ar natur dyledion o fewn y gwasanaethau hyn ynghyd â'r heriau wrth eu hadennill.

Wrth adolygu'r adroddiadau sicrwydd sy'n weddill a gyflwynwyd, cododd y pwyllgor bryderon ynglŷn ag adolygiad archwilio Gofal Plant a Darpariaeth Addysg Cyfrwng Cymraeg, yn benodol ynglŷn â methiant y Cyngor i alluogi pob lleoliad nas cynhelir i hawlio cyllid Addysg Gynnar a chyllid Dechrau'n Deg. Sicrhaodd y Cyfarwyddwr Addysg, Sgiliau a Phobl Ifanc y pwyllgor y byddai'r cynllun gweithredu y cytunwyd arno ag Archwilio Mewnol yn cael ei weithredu'n brydlon ac arferion yn cael eu hadolygu o dan gyfarwyddyd Rheolwr y Sector Addysg Gynradd i sicrhau bod y Cyngor yn bodloni'r holl ofynion angenrheidiol. Bydd y pwyllgor yn derbyn diweddariad maes o law.

Penderfynwyd nodi canlyniad gwaith Archwilio Mewnol, y sicrwydd a ddarparwyd a'r blaenoriaethau yn y dyfodol.