Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn cynnwys y Strategaeth a Chynllun Archwilio Mewnol ar gyfer 2025/26 i’w ystyried gan y pwyllgor.

Adroddodd y Pennaeth Archwilio a Risg bod y Safonau Archwilio Mewnol Byd-eang (GIAS) yn Sector Cyhoeddus y DU yn ei gwneud hi’n ofynnol i’r Prif Weithrediaeth Archwilio sefydlu strategaeth seiliedig ar risg i benderfynu ar flaenoriaethau archwilio mewnol sy’n gyson ag amcanion y Cyngor.

Yn unol â’r GIAS, mae’r gwasanaeth Archwilio Mewnol yn egluro’i weledigaeth ym mharagraff 20 yn yr adroddiad sy’n cyd-fynd yn uniongyrchol â’r nodau yng Nghynllun y Cyngor. Mae cenhadaeth y gwasanaeth Archwilio Mewnol (paragraff 21 i 24) yn seiliedig ar y weledigaeth hon ac mae’n cael ei chefnogi gan dri amcan strategol sydd wedi’u nodi ym mharagraff 25. Cadarnhaodd mai blaenoriaethau’r cynllun strategol yn ystod 2025/26 yw parhau i fynd i’r afael â’r risgiau strategol, a chanolbwyntio ar y risgiau coch ac ambr cynhenid fel y nodir yn Atodiad B.  Bydd y gwaith archwilio TG hefyd yn parhau, ac yn cael ei gwblhau gan archwilwyr TG  allanol o Gyngor Salford.

Amlygodd y Pennaeth Archwilio a Risg fesurau perfformiad y gwasanaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2025/26, sydd wedi’u nodi yn y tabl ar dudalen 9 yn yr adroddiad. Mae 549 diwrnod ar gael i gyflawni’r rhaglen waith arfaethedig, yn cynnwys ymchwiliadau a darparu’r safbwynt sicrwydd blynyddol.

Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg, yn ei barn hi, nad oes unrhyw gyfyngiad o ran cwmpas neu adnoddau a all effeithio ar y gwaith hwn.

Fe wnaeth aelodau’r pwyllgor drafod y materion a ganlyn wrth ystyried yr adroddiad -

·      Nododd y pwyllgor bod un fenter o dan Amcan Strategol 2 yn ymwneud â gwella llythrennedd digidol archwilwyr i sicrhau eu bod yn gyfforddus yn defnyddio technoleg yn cynnwys Deallusrwydd Artiffisial (AI), i wella’r broses asesu risg, ansawdd archwiliadau ac adrodd yn fwy effeithlon. Nodwyd hefyd bod y gwasanaeth archwilio Mewnol yn bwriadu monitro’r gwaith o gyflwyno AI fel rhan o’i waith archwilio TG yn 2025/26.  Cododd y pwyllgor gwestiynau ynglŷn â gwrthdaro posib rhwng buddiannau gan y gallai’r gwasanaeth Archwilio Mewnol  archwilio arferion yn gysylltiedig ag AI cyn i’r Cyngor gyflwyno canllawiau polisi ar ei ddefnyddio. 

Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg bod y fenter yn gysylltiedig â defnydd y gwasanaeth Archwilio Mewnol o AI i wella ei weithrediadau, yn benodol y cyfleoedd y gall AI eu cynnig o ran ymchwil, ymarferion cwmpasu a chasglu gwaith papur.  Mae AI eisoes yn cael ei ddefnyddio ym maes archwilio er mwyn gweinyddu’n effeithiol, ac mae’r gwasanaeth Archwilio mewnol yn bwriadu edrych ar hyn ymhellach yn unol â pholisi’r Cyngor unwaith y caiff ei sefydlu. 

Codwyd cwestiwn ategol gan y pwyllgor ynglŷn â chywirdeb yr wybodaeth a gynhyrchir gan AI a rhagfarn bosib.  Yn niffyg canllawiau ffurfiol codwyd cwestiynau hefyd ynglŷn â gallu staff ar draws y sefydliad i asesu’r wybodaeth hon yn feirniadol.  Holodd y pwyllgor ynglŷn a phwy sy’n gyfrifol am benderfynu beth sy’n cael ei ystyried yn ddefnydd derbyniol.

Cynghorodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 bod swyddogion yn defnyddio AI i wella eu gwybodaeth a llywio’u barn, a’u bod yn dod i’w casgliadau eu hunain.   Y prif bryder yw pan fydd gwybodaeth heb ei dilysu sydd wedi cael ei chynhyrchu gan AI ar gael yn gyhoeddus neu’n cael ei chyflwyno fel safbwynt swyddogol y Cyngor.   Mae gan swyddogion sy’n defnyddio AI gyfrifoldeb dros ddilysu’r wybodaeth a gynhyrchir drwy AI, ac i sicrhau bod yr wybodaeth yn gyson â’u harbenigedd a’u barn broffesiynol.  Dyma’r broblem y mae’r canllawiau polisi drafft sy’n cael eu hadolygu gan y Tîm Arweinyddiaeth ar hyn o bryd yn ceisio mynd i’r afael ag o, sef diffinio pryd y gellir defnyddio AI i wella gwybodaeth swyddogion a llunio barn a phryd mae’n briodol defnyddio gwybodaeth sydd wedi’i chynhyrchu drwy AI i greu dogfennau megis crynodebau o gyfarfodydd sy’n cael eu cynnwys mewn cofnodion cyhoeddus maes o law.

·      Holodd y pwyllgor p’un a fydd yr adolygiad caffael allanol yn disodli unrhyw agwedd ar waith y gwasanaeth Archwilio Mewnol yn y maes hwn.

Eglurodd y Pennaeth Archwilio a Risg bod trefniadau caffael y Cyngor yn rhan o raglen wella dwy flynedd ar hyn o bryd, sy’n cael ei harwain gan STAR Procurement (sef gwasanaeth caffael sy’n cael ei rannu gan awdurdodau lleol yng ngogledd-orllewin Lloegr).  Mae’r Rheolwr Caffael dros dro yn goruchwylio’r gwaith o weithredu’r cynllun gwella ac mae’n gweithio â STAR i fynd i’r afael a’r camau a nodwyd.  Yn sgil y gwaith hwn, mae’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol wedi penderfynu gohirio ei adolygiad hyd nes y bydd y rhaglen wella wedi cael ei chwblhau.  Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg bod y rhaglen yn cynnwys rheoli cyflenwyr TG sydd â graddfa sicrwydd cyfyngedig yn dilyn adolygiad dilyn i fyny diweddar. 

Ymatebodd y Pennaeth Archwilio a Risg i gwestiynau ynglyn â’r fenter i beilota monitro parhaus mewn un maes risg newydd o leiaf gan ddefnyddio dadansoddeg data, ac eglurodd bod y meysydd risg yn gysylltiedig â’r gyflogres a chredydwyr.  Aeth ymlaen i egluro bod yr adolygiad o drefniadau rheoli perfformiad y Cyngor y cyfeirir ato ym mharagraff 56 yn yr adroddiad yn ymwneud ag adroddiad Archwilio Cymru  ym mis Tachwedd 2023 - Defnyddio gwybodaeth perfformiad: Safbwynt Defnyddwyr Gwasanaeth a Chanlyniadau a ddaeth i’r casgliad fod gwybodaeth gyfyngedig ynghylch perfformiad wedi’i darparu i uwch arweinyddion er mwyn eu galluogi i ddeall safbwynt y defnyddiwr gwasanaeth.  Dywedodd y byddai’n anfon copi o’r adroddiad i’r aelod a gododd y cwestiynau.

Penderfynodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio -

·      Gymeradwyo’r Strategaeth a Chynllun Archwilio Mewnol ar gyfer 2025/26 a chadarnhau ei fod yn fodlon ei fod yn darparu’r sicrwydd gofynnol i’r Cyngor.

·      Cadarnhau bod y pwyllgor yn fodlon â gofynion y gwasanaeth Archwilio Mewnol o ran adnoddau a defnyddio ffynonellau sicrwydd eraill.

·      Cadarnhau bod y pwyllgor yn fodlon nad oes cwmpas amhriodol neu gyfyngiadau o ran adnoddau.