Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid a oedd yn cynnwys y Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft ar gyfer 2024/25 i'w ystyried gan y pwyllgor.

Cyflwynodd y Rheolwr Cynllunio Corfforaethol, Perfformiad a Rhaglen yr adroddiad a baratowyd yn unol â'r egwyddorion a nodir yn Fframwaith CIPFA/SOLACE ar gyfer Cyflawni Llywodraethu Da mewn Llywodraeth Leol. Tynnodd sylw at yr adolygiad blynyddol o effeithiolrwydd Fframwaith Llywodraethu'r Cyngor, gan dynnu sylw at y casgliadau a nodir ar dudalen 5. Mae'r rhain yn dangos sut mae trefniadau llywodraethu'r Cyngor yn cyd-fynd â'r egwyddorion hynny. Amlinellodd hefyd y camau a gymerwyd a'r cynnydd a wnaed wrth fynd i'r afael â materion llywodraethu a nodwyd yn y flwyddyn flaenorol, yn ogystal â'r heriau llywodraethu presennol a'r cynlluniau sydd ar waith i fynd i'r afael â nhw yn y flwyddyn i ddod.

 Wrth adolygu'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol, cododd y pwyllgor y pwyntiau canlynol –

·      Awgrymwyd y byddai'r diweddariad am y cynnydd a wnaed i fynd i'r afael â materion llywodraethu o'r flwyddyn flaenorol yn elwa o gynnwys dangosyddion statws RAG (Coch, Ambr, Gwyrdd) ar gyfer pob mater i helpu i ddadansoddi’r cynnydd yn fwy effeithiol.

Cadarnhaodd y Rheolwr Cynllunio Corfforaethol, Perfformiad a Rhaglen y byddai'r datganiad yn cael ei newid i gynnwys gwybodaeth statws RAG cyn ei gwblhau.

·      Nododd y pwyllgor fod yr adolygiad yn dod i'r casgliad, o dan egwyddor F (Rheoli risgiau a pherfformiad trwy reolaeth fewnol gadarn a rheolaeth ariannol gyhoeddus) bod gan y Cyngor system rheoli perfformiad effeithiol sy'n hwyluso gwasanaethau effeithlon ac effeithiol. Gofynnodd y pwyllgor am sicrwydd bod y casgliad hwn yn seiliedig ar dystiolaeth.

Mewn ymateb, dywedodd y Rheolwr Cynllunio Corfforaethol, Perfformiad a Rhaglen fod proses rheoli perfformiad y Cyngor yn cael ei chydnabod yng Nghynllun y Cyngor a'i bod yn cael ei hystyried yn broses gadarn. Mae elfennau allweddol y broses hon yn cynnwys monitro chwarterol o'r cerdyn sgorio corfforaethol gan y Pwyllgor Sgriwtini a'r Pwyllgor Gwaith, trosolwg rheolaidd o gynlluniau busnes gwasanaethau, yr Adroddiad Perfformiad Blynyddol sy'n cael ei adolygu a'i fonitro gan Fwrdd y Rhaglen a'r Hunanasesiad Blynyddol statudol a gynhelir gan y Cyngor. Cadarnhaodd y Rheolwr Cynllunio Corfforaethol, Perfformiad a Rhaglen fod yr hunanasesiad ar gyfer 2024/25 wedi'i gwblhau'n ddiweddar, ac y bydd ei ganfyddiadau'n cael eu hadrodd i'r pwyllgor hwn ac i'r Pwyllgor Gwaith i roi sicrwydd ynghylch perfformiad gwasanaethau'r Cyngor.

·      O ran y materion llywodraethu a nodwyd ar gyfer 2024/25, gofynnodd y pwyllgor a fyddai’n fwy effeithiol rhoi blaenoriaeth i'r materion a restrwyd, yn hytrach nag amserlennu'r cyfan i'w cwblhau erbyn diwedd mis Mawrth 2026.

Mewn ymateb, esboniodd y Rheolwr Cynllunio Corfforaethol, Perfformiad a Rhaglen, er bod materion llywodraethu yn aml yn gofyn am sylw hirdymor, bwriedir mynd i'r afael â'r camau gwella a nodwyd ar gyfer 2024/25 o fewn y flwyddyn ariannol bresennol. Cadarnhaodd y byddai'n rhoi diweddariad canol blwyddyn i'r pwyllgor i gynnig sicrwydd bod cynnydd yn cael ei wneud ar y camau hyn.

·      O ran materion llywodraethu o'r flwyddyn flaenorol, nododd y pwyllgor mai canran cadw staff ar gyfer 2024/25 yw 82%. Mynegodd y pwyllgor bryder fod cyfradd gadael o 18% yn ymddangos yn uchel a gofynnwyd pa gyfran o'r ffigur hwn oedd yn briodol i golli staff yn naturiol yn hytrach na staff sy'n gadael am well cyfleoedd mewn mannau eraill.

Cydnabu'r Rheolwr Cynllunio, Perfformiad a Rhaglen Corfforaethol nad oedd y wybodaeth ar gael ganddo ar hyn o bryd ond ymrwymodd i gael y data perthnasol ar gyfer y pwyllgor. Dywedodd y Cynghorydd Robin Williams, Dirprwy Arweinydd ac Aelod Portffolio Cyllid a Thai fod y mater hwn wedi'i godi yn ystod trafodaethau'r Pwyllgor Gwaith ar y cerdyn sgorio corfforaethol. Nododd y gallai'r ganran a adroddwyd gynnwys staff sydd wedi symud i rolau eraill o fewn y Cyngor, a allai ystumio'r ffigur gadael cyffredinol. Tynnodd sylw at bwysigrwydd gwahaniaethu rhwng staff sy’n trosglwyddo’n fewnol a rhai sy’n gadael i swyddi allanol er mwyn rhoi darlun cywirach.

Penderfynwyd cymeradwyo'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft a fydd yn rhan o Ddatganiad Cyfrifon 2024/25.

Camau Gweithredu Ychwanegol –

·      Fersiwn derfynol y datganiad i gynnwys dangosyddion statws RAG ar gyfer y materion llywodraethu a nodwyd yn y flwyddyn flaenorol.

·      Bydd y Pwyllgor yn cael y wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd yn erbyn y materion llywodraethu a nodwyd trwy broses asesu 2024/25 yn ei gyfarfod ym mis Rhagfyr 2025.

·      Bydd aelodau'r pwyllgor yn cael dadansoddiad o gyfradd staff sy’n gadael, gan gynnwys dadansoddiad o symudiadau mewnol yn hytrach na rhai sy’n gadael i swyddi allanol.