Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn rhoi diweddariad ar 30 Mehefin, 2025 ar yr archwiliadau a gwblhawyd ers y diweddariad blaenorol ar 31 Mawrth 2025 i'w ystyried gan y pwyllgor. Mae'r adroddiad hefyd yn nodi llwyth gwaith presennol y tîm Archwilio Mewnol a'i flaenoriaethau ar gyfer y tymor byr a chanolig yn y dyfodol. Darparwyd copïau o'r adroddiadau sicrwydd a gwblhawyd yn ystod y cyfnod mewn perthynas â Chyllid Gofal Cymdeithasol Oedolion: Asesiadau Ariannol – Gofal Preswyl a Nyrsio (Sicrwydd Cyfyngedig), Sylfaen y Dreth Gyngor (Sicrwydd Rhesymol), Archwiliad TG: Rheoli Desg Wasanaeth TG (Sicrwydd Rhesymol), ac Archwilio TG: Rheoli Cyflenwyr TG (Sicrwydd Dilynol Cyntaf) (Sicrwydd Cyfyngedig).

Rhoddodd y Pennaeth Archwilio a Risg drosolwg o'r ddau adroddiad archwilio a gwblhawyd yn ystod y cyfnod a oedd yn cynnig sicrwydd rhesymol. O ran y ddau adolygiad archwilio sicrwydd cyfyngedig, dywedodd, tra bod yr adolygiad o asesiadau ariannol Gofal Cymdeithasol Oedolion wedi dod i'r casgliad, er bod y Cyngor wedi cymryd camau i wella’r broses o godi ac adennill ffioedd cartrefi gofal preswyl, nid yw’r buddion hyn i’w gweld eto ac mae dal angen mynd i’r afael â heriau pwysig, yn enwedig ynghylch ôl-groniad o achosion ac anghysondebau mewn prosesau. Mae cynllun gweithredu ar waith sy'n anelu at ddatrys hyn erbyn mis Mawrth 2026 a bydd adolygiad dilynol yn cael ei gynnal ym mis Awst 2025. O ran Adolygiad Dilynol Cyntaf Rheoli Cyflenwyr TG, er bod gwelliannau sylweddol wedi'u gweithredu, mae'r rhan fwyaf o gamau gweithredu yn parhau i fod ar y gweill o dan y Rhaglen Gwella Caffael ehangach ac mae'n dal yn rhy fuan i werthuso eu heffaith. Mae adolygiad dilynol pellach wedi'i drefnu ar gyfer Rhagfyr 2025 i asesu cynnydd parhaus ac effeithiolrwydd y mesurau a weithredwyd.

Canolbwyntiodd trafodaeth y pwyllgor ar y ddau adroddiad adolygu sicrwydd cyfyngedig a chodwyd y materion canlynol –

·      Nododd y pwyllgor fod buddsoddiad ychwanegol wedi'i wneud mewn Gwasanaethau Oedolion yn y blynyddoedd blaenorol i fynd i'r afael â'r galw cynyddol. Gofynnwyd a oedd y cyllid hwn wedi'i ddefnyddio'n effeithiol. O ran yr anghysondebau a nodwyd mewn prosesau, gofynnodd y pwyllgor ai’r rheswm am y rhain oedd diffyg atebolrwydd unigol, lefel annigonol o reoli goruchwyliaeth neu ddiffyg systemau i dynnu sylw at fethiannau posibl.

Esboniodd y Pennaeth Gwasanaethau Oedolion fod cael gwybodaeth ariannol cleientiaid a sicrhau taliadau yn aml yn digwydd yn ystod cyfnodau anodd yn eu bywydau. Nid yw'r wybodaeth hon bob amser ar gael yn rhwydd, gall gymryd amser i'w chael ac mae unigolion weithiau'n ansicr am yr hyn y gallant ei rannu. Mae'r broses yn cael ei chymhlethu ymhellach gan nifer y cleientiaid sydd â dementia. Er mwyn mynd i'r afael â'r heriau hyn, bydd y gwasanaeth yn adfer y drefn o ymweld â chleientiaid i gasglu'r wybodaeth ariannol angenrheidiol yn brydlon er mwyn gallu cwblhau asesiadau yn amserol. Mae'r tîm, er ei fod yn fach, yn rheoli achosion cymhleth ac unigol. Mae prosesau wedi'u cryfhau i wella cywirdeb a pha mor llawn yw’r wybodaeth o'r cychwyn cyntaf, ac mae polisïau a dogfennau wedi'u hadolygu yn unol â hynny. Er bod y tîm wedi derbyn adnoddau ychwanegol eleni, roedd wedi colli aelodau o staff cyn hynny ac mae effaith hynny’n dal i gael ei deimlo. Amharwyd ymhellach ar y drefn o gasglu gwybodaeth gan bandemig Covid ac mae rhywfaint o'r dyledion sy'n weddill yn deillio o'r cyfnod hwnnw. Er gwaethaf yr heriau hyn a’r amwysedd ar adegau ynghylch cyfrifoldebau talu ac osgoi taliadau, mae'r gwasanaeth yn parhau i ymrwymo i welliannau parhaus.

Adroddodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151, yn dilyn adolygiadau archwilio, fod dwy swydd dros dro wedi’u hychwanegu at y Tîm Casglu ac Adennill Dyledion sy'n canolbwyntio ar glirio'r ffioedd gofal preswyl a nyrsio sy’n dal heb eu talu. Fel rhan o'r broses adennill dyledion, mae'r rhesymau dros daliadau heb eu casglu yn cael eu harchwilio i fireinio gweithdrefnau a lleihau swm y ddyled sydd wedi’i dileu. Mae'r dyledion hyn ymhlith y mwyaf sy'n wynebu'r Cyngor ac maent yn arbennig o heriol i'w hadennill oherwydd natur sensitif achosion, bregusrwydd cleientiaid ac amgylchiadau cymhleth.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y pwyllgor ynghylch pa mor hyderus ydyn nhw y byddan nhw’n bodloni dyddiadau cau'r cynllun gweithredu, dywedodd y Pennaeth Gwasanaethau Oedolion mai'r nod yw datrys materion yn gynnar er mwyn osgoi oedi yn y dyfodol. Mae'r gwasanaeth yn hyderus, gyda sefydlogrwydd ymysg staff, y gellir gwneud cynnydd ystyrlon. Mae gwelliannau sydd eisoes wedi'u gweithredu, gan gynnwys dogfennau polisi diwygiedig wedi gwneud trefniadau'n fwy cadarn. Fodd bynnag, mae newidiadau parhaus yn dod â heriau newydd fel digideiddio gwybodaeth, sy’n golygu nad ydynt ar gael mor hwylus o gymharu â chofnodion papur. Yn ogystal â hyn, pan fo cleientiaid yn aros am gyfnodau byrrach mewn gofal preswyl mae llai o amser ar gyfer datrys problemau.

Nododd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 ymhellach, er bod rhagamcanion yn Chwarter 3 yn rhagweld y byddan nhw’n adennill y costau ar gyfer cyllideb Gwasanaethau Oedolion, daeth y flwyddyn i ben gyda thanwariant sylweddol. Roedd hyn yn rhannol oherwydd incwm ychwanegol o anfonebau a godwyd ar ôl prosesu rhywfaint o'r ôl-groniad o asesiadau cleientiaid, ac mae'n adlewyrchu'r cynnydd a wnaed. 

·      Rhoddodd y Prif Swyddog Digidol ddiweddariad ar y cynnydd yn dilyn Adolygiad Dilynol Cyntaf Rheoli Cyflenwyr TG, gan nodi bod gwelliannau wedi'u gwneud wrth strwythuro'r dull tuag at nodi anghenion prosiectau digidol ac ymgorffori prosesau asesu yn y ffordd y mae'r gwasanaeth yn gweithredu. Bydd y datblygiadau hyn yn integreiddio â'r bwrdd adolygu caffael arfaethedig a fydd yn goruchwylio cynigion caffael ac yn sicrhau bod asesiadau risg priodol yn cael eu cynnal cyn unrhyw wariant ar brosiectau. Mewn ymateb i gwestiwn gan y pwyllgor ynghylch ddigonolrwydd adnoddau, eglurodd mai mater o gydbwyso llwythi gwaith ydyw’n bennaf. Er bod y gwasanaeth wedi derbyn adnoddau ychwanegol dros y blynyddoedd diwethaf sy'n cael eu defnyddio'n effeithiol, mae'n parhau i weithio trwy nifer sylweddol o brosiectau sy’n cronni. Felly, mae’n hanfodol bod prosiectau’n cael eu blaenoriaethu.  Er y byddai adnoddau pellach yn fuddiol, y dull yw canolbwyntio ar nodi a symud ymlaen â'r prosiectau digidol mwyaf gwerthfawr yn strategol.

Pan ofynnodd y pwyllgor a fydd y rhaglen gwella caffael yn helpu i ddatrys y problemau o ran rheoli cyflenwyr TG, dywedodd y Swyddog Adran 151 bod yn rhaid i'r Pwyllgor Gwaith yn y pen draw benderfynu a ddylid blaenoriaethu'r Gwasanaeth Caffael ar gyfer adnoddau ychwanegol. Mae'r Rheolwr Caffael Dros Dro yn adolygu prosesau a strwythurau caffael ar hyn o bryd a'r prif argymhelliad yw y dylai’r gwasanaeth caffael fod yn rhan gynharach o brosiectau. Byddai hyn yn caniatáu i'r gwasanaeth caffael gynllunio a chyfeirio adnoddau yn well lle mae eu hangen fwyaf, yn enwedig ar gyfer prosiectau untro a'r rhai sy'n cael eu harwain gan unigolion sy'n llai cyfarwydd ag arferion caffael. Bydd achos yn cael ei wneud am adnoddau ychwanegol i gefnogi'r tîm caffael corfforaethol i fodloni gofynion y ddeddfwriaeth gaffael newydd a buddsoddi mewn uwchraddio systemau i wella ymarferoldeb. Amlinellodd y Swyddog Adran 151 hefyd y gwahaniaethau rhwng caffael gwaith a gwasanaethau a phwysigrwydd sicrhau gwerth am arian a chynnwys ystyriaethau gwerth cymdeithasol.

·      Holodd y pwyllgor a yw'r cynllun gweithredu wedi'i gynllunio i ddod â chaffael i'r lefel y mae'r Cyngor yn anelu ati yn fewnol neu i'r lefel pan gaiff ei feincnodi yn erbyn cyrff cyhoeddus eraill.

Eglurodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod y rhan fwyaf o gamau rheoli yn deillio'n bennaf o'r rhaglen Gwella Star Procurement a oedd i fod i baratoi'r Cyngor ar gyfer y Ddeddf Caffael newydd. Roedd yr archwiliad gwreiddiol o reoli cyflenwyr TG yn cydnabod na ellid mynd i'r afael â'r materion ar wahân i fframwaith caffael ehangach y Cyngor. O ganlyniad, mae camau gweithredu yn cael eu blaenoriaethu yn seiliedig ar yr hyn sy'n ofynnol i gydymffurfio â'r ddeddfwriaeth newydd. Fodd bynnag, mae'n rhaid i'r camau a nodwyd fod yn rhai y gellir eu cyflawni sy’n golygu lliniaru yn hytrach na dileu risg yn ôl capasiti ac adnoddau.

Penderfynwyd nodi canlyniad gwaith y tîm Archwilio Mewnol, y sicrwydd a ddarparwyd a'i flaenoriaethau yn y dyfodol.