Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid a oedd yn cynnwys adroddiad hunanasesiad drafft ar gyfer 2024/25, i'w ystyried gan y pwyllgor. Yn ôl Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021, mae'n ofynnol i'r Cyngor gyhoeddi adroddiad hunanasesiad blynyddol i ddangos sut mae wedi perfformio, a yw ei adnoddau'n cael eu defnyddio'n effeithlon ac yn effeithiol a sut mae'n rheoli a lliniaru'r risgiau cysylltiedig.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Rheolwr Tîm Perfformiad a Phrosiectau a esboniodd y broses hunanwerthuso lle mae pob gwasanaeth yn asesu ei berfformiad ar draws pedwar maes allweddol gan ddefnyddio meini prawf sgorio wedi'u diweddaru - Angen Gwelliannau, Bodloni Disgwyliadau, Rhagori ar Ddisgwyliadau a Rhagorol. Heriwyd eu hasesiadau mewn cyfarfodydd adolygu gwasanaeth gyda swyddogion ac aelodau etholedig. Yn seiliedig ar y broses hon, mae'r adroddiad yn darparu asesiad cyffredinol o ba mor dda y mae'r Cyngor wedi bodloni ei ofynion o ran perfformiad, wedi'i gefnogi gan dystiolaeth ac mae’n nodi'r camau gweithredu a gymerwyd a'r gwelliannau a gynlluniwyd. 

Wrth adolygu'r adroddiad hunanasesiad, codwyd y materion canlynol gan y pwyllgor –

·      Nododd y pwyllgor y meysydd gwella a nodwyd ar gyfer 2025/26. Er mwyn hwyluso cynnydd a chwblhau’r gwelliannau, awgrymwyd bod angen rheoli pob mater y mae angen ei wella gyda strwythur clir trwy ddefnyddio dadansoddiad llwybr critigol. Byddai hyn yn helpu i ddiffinio amserlenni a chamau allweddol, yn enwedig ar gyfer prosiectau lefel uchel cymhleth megis datblygu cynllun strategol data i gefnogi nod y Cyngor i ddod yn sefydliad sy'n seiliedig ar ddata. Pwysleisiwyd gwerth dod yn sefydliad sy'n cael ei yrru gan ddata a phwysleisiodd aelodau bwysigrwydd datblygu diwylliant ledled y cyngor o reoli perfformiad sy'n cael ei ddefnyddio’n gyson ar draws pob prosiect.

Eglurodd y Rheolwr Tîm Perfformiad a Phrosiectau fod rheolwyr prosiect yn y Gwasanaeth Trawsnewid yn gymwys i lefel PRINCE2 ac y defnyddir ei fethodolegau wrth reoli prosiectau corfforaethol strategol bwysig. Defnyddir templedi a phrosesau safonedig ar draws y Cyngor, gan gynnwys cynlluniau gweithredu, cofrestri risg a phroses fanwl i olrhain cynnydd. Er bod yr adroddiad hunanasesiad yn darparu trosolwg lefel uchel o feysydd gwella a chamau gweithredu a nodwyd, mae'r manylion penodol wedi'u cynnwys mewn cynlluniau datblygu gwasanaethau unigol sy'n cael eu hadolygu a'u monitro bob chwarter.

Yn dilyn o hyn, gofynnodd aelod o'r pwyllgor am gopi o'r ddogfen cychwyn prosiect ar gyfer y fenter Cynllun Strategol Data pan gaiff ei chwblhau.

·      Gofynnodd y pwyllgor pam mai mis Mawrth 2026 yw’r dyddiad cwblhau ar gyfer yr holl gamau gwella a nodwyd.

Esboniodd Rheolwr y Tîm Perfformiad a Phrosiectau fod y meysydd gwella yn eang o ran cwmpas a bydd y camau cysylltiedig yn cael eu cyflawni ar hyd y flwyddyn gyda'r bwriad o gwblhau pob un erbyn mis Mawrth 2026. Bydd y pwyllgor yn derbyn diweddariad cynnydd canol blwyddyn. Mewn ymateb i gwestiwn ynghylch a yw'r amserlen yn realistig, dywedodd y Swyddog, er bod rhai camau mewn sefyllfa dda o ran eu cwblhau, mae angen trafod a chael mewnbwn pellach gan wasanaethau eraill ar gyfer rhai camau. Fodd bynnag, ystyrir bod y camau gweithredu yn rhai y gellir eu cyflawni o fewn yr amserlen arfaethedig.

·      Gofynnodd y pwyllgor sut mae'r meysydd gwella a nodwyd yn gyson â gwasanaethau sydd, yn ôl eu hunanasesiad, yn rhagori ar y disgwyliadau, ac a fyddai cwblhau'r holl gamau gwella yn arwain at wasanaethau'n cael sgôr rhagorol yn y flwyddyn ganlynol. Holodd y pwyllgor hefyd a allai'r gwaith dan sylw arwain at sefyllfa wahanol.

   Cadarnhaodd Rheolwr y Tîm Perfformiad a Phrosiectau fod trafodaethau'n mynd rhagddynt ynglŷn â sgorio a diffiniadau, yn enwedig ynghylch hunanasesiadau gwasanaeth a allai gael eu hadolygu ar gyfer y flwyddyn nesaf. Mae'r meysydd gwella yn deillio o werthusiadau gwasanaethau eu hunain ac yn cael eu blaenoriaethu wedyn gan y Tîm Arweinyddiaeth yn unol â blaenoriaethau'r Cyngor. Bydd sgorau’r flwyddyn nesaf yn dibynnu i ba raddau y mae'r meysydd gwella hyn wedi'u cyflawni.

·      Gofynnodd y pwyllgor am eglurhad ynghylch y tabl yn yr adroddiad sy'n dangos sut mae amcanion llesiant y Cyngor yn cyd-fynd ag amcanion llesiant cenedlaethol Llywodraeth Cymru ac amcanion strategol y Cyngor. Holwyd yn benodol am ystyr y ticiau ar draws y saith colofn ac ystyr y term "mwy cyfartal."

Esboniodd Rheolwr y Tîm Perfformiad a Phrosiectau fod y tabl wedi'i ddatblygu pan gytunwyd ar Gynllun y Cyngor. Mae'r tri amcan llesiant yn adlewyrchu ymrwymiadau llesiant a fabwysiadwyd gan y Cyngor ac mae'r saith colofn yn cynrychioli'r saith nod llesiant y mae'n ofynnol i gyrff cyhoeddus weithio tuag atynt o dan Ddeddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015. Mae'r ticiau yn dangos sut mae amcanion llesiant y Cyngor yn cyfrannu at gyflawni pob un o'r saith nod llesiant hynny.

·      Tynnodd y pwyllgor sylw at y gwahaniaeth rhwng hunanwerthusiad gwasanaethau a pherfformiad gwirioneddol, gan gyfeirio at Wasanaeth Plant a Theuluoedd fel enghraifft. Nododd y pwyllgor fod y gwasanaeth wedi rhoi sgôr rhagorol iddo’i hun o ran cynllunio a pherfformiad gwasanaeth, er gwaethaf adroddiad cynharach yn dangos bod 31% o blant Ynys Môn wedi bod yn byw mewn tlodi ers dros ddeng mlynedd. Dywedodd y pwyllgor ymhellach y byddai wedi disgwyl i’r datganiad o sefyllfa allbwn y gwasanaeth (tabl ar dudalen 18) adlewyrchu patrwm mwy amrywiol, gan gynnwys mwy o feysydd â sgôr coch. Ar ei ffurf bresennol, mae'r tabl yn awgrymu nad oes angen unrhyw welliannau.

Cydnabu'r Rheolwr Tîm Perfformiad a Phrosiectau y gallai fod angen adolygu'r sgorau a'r diffiniadau presennol ar gyfer y cylch hunanasesiad nesaf. Eglurodd fod yr hunanasesiad yn adlewyrchu p’un ai a yw'r Cyngor yn credu ei fod wedi cyflawni ei ymrwymiadau a'i dargedau ar gyfer 2024/25 tra bod yr effeithiau ehangach ar bobl a chymunedau yn cael eu trafod yn yr adroddiad blynyddol Perfformiad a Llesiant.

·      Gofynnodd y pwyllgor a yw'r broses hunanasesiad yn ystyried ffactorau ehangach fel iechyd a diogelwch, agweddau masnachol ac effeithiau cymunedol wrth bennu sgorau perfformiad.

Gan ddefnyddio'r Gwasanaeth Plant a Theuluoedd fel enghraifft, dywedodd Rheolwr y Tîm Perfformiad a Phrosiectau fod yr asesiad yn ystyried cynllunio gwasanaethau, yr heriau a wynebwyd yn ystod y flwyddyn a sut rhoddwyd sylw i’r rhain, yn ogystal â dangosyddion perfformiad allweddol a thargedau, sy'n cael eu monitro bob chwarter. Yn seiliedig ar y dystiolaeth hon, daeth y panel hunanasesu i'r casgliad bod perfformiad y gwasanaeth yn rhagorol.

·      Cododd y pwyllgor bryderon ynglŷn â'r meini prawf a ddefnyddir ar gyfer hunanwerthuso gwasanaeth, gan gwestiynu'n benodol werth ac eglurder cynnwys categori "rhagori ar ddisgwyliadau" a chategori "rhagorol". Nododd yr aelodau, os yw'r fframwaith sgorio a'r diffiniadau yn cael eu diwygio y flwyddyn nesaf i’w gwneud yn fwy trylwyr, efallai y bydd rhai gwasanaethau yn derbyn sgorau is a allai fod yn heriol i'r timau hynny. Awgrymwyd y dylid annog gwasanaethau i gydnabod bod "bodloni disgwyliadau" yn ganlyniad cadarnhaol a chanmoladwy, yn enwedig yng ngoleuni cyfrifoldebau'r Cyngor a'r pwysau y mae'n eu hwynebu.

Cydnabu'r Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 y gallai sefyllfa allbwn bresennol y gwasanaeth, fel y dangosir yn y tabl, fod yn gamarweiniol. Er ei fod yn ymddangos yr awgrymir bod gwasanaethau yn gyffredinol yn perfformio uwchlaw'r disgwyliadau, mewn gwirionedd mae'n adlewyrchu perfformiad yn erbyn targedau'r Cyngor ar gyfer 2024/25, nad yw efallai yn glir ar unwaith i gynulleidfa ehangach.

Ar ôl adolygu'r adroddiad hunanasesiad, penderfynwyd bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn

·      Nodi ac yn derbyn yr adroddiad hunanasesiad drafft ar gyfer 2024/25 ac yn gofyn i Reolwr y Tîm Perfformiad a Phrosiectau ystyried y sylwadau a wnaed yn ystod y drafodaeth yn ymwneud ag eglurder diffiniadau, methodoleg sgorio a meini prawf gwerthuso.

·      Nodi bod y broses hunanasesiad i'w hadolygu ac argymell bod y broses ddiwygiedig ar gyfer 2025/26 yn fwy gwrthrychol ac wedi'i gyrru gan ddata, a bod y categori "Rhagori ar y Disgwyliadau" yn cael ei ddileu er mwyn gwella eglurder.