Eitem Rhaglen

Cyflwyno’r canlynol –

·      Adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151-

Datganiad o’r Cyfrifon 2024/2025.

·      Adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid – Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2024/2025.

·      Adroddiad Archwilio Allanol ynghylch yr archwiliad o’r datganiadau ariannol 2024/2025 (Adroddiad ISA 260).

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 a oedd yn cynnwys Datganiad Terfynol o’r Cyfrifon ar gyfer 2024/25 yn dilyn archwiliad i'w ystyried gan y pwyllgor.

Adroddodd y Cyfarwyddwr Swyddogaethau (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 fod Datganiad o Gyfrifon drafft Cyngor Sir Ynys Môn 2024/25 wedi'i gyflwyno i archwilwyr allanol y Cyngor, Archwilio Cymru, i'w archwilio ar 30 Mehefin 2025. Mae'r gwaith archwilio manwl bellach wedi'i gwblhau i raddau helaeth. Y dyddiad cau statudol ar gyfer cwblhau'r cyfrifon archwiliedig ar gyfer blwyddyn ariannol 2024/25 ar gyfer pob cyngor yng Nghymru yw 31 Hydref 2025. Bydd y Datganiad o'r Cyfrifon yn cael ei ystyried gan y Cyngor Llawn ar 28 Hydref 2025 a'i lofnodi yn fuan wedyn. Cynhaliodd Archwilio Cymru adolygiad trylwyr o'r cyfrifon a'r trafodion ariannol sy'n ymwneud â 2024/25. Nododd eu profion archwilio rai newidiadau oedd angen eu gwneud ac mae'r holl wallau perthnasol a argymhellwyd i'w cywiro gan y tîm archwilio wedi'u diwygio i sicrhau bod y cyfrifon yn gywir i raddau helaeth. Mae crynodeb o'r newidiadau hyn wedi'i gynnwys yn adroddiad ISA 260 Archwilio Cymru.

Arweiniodd y Swyddog Adran 151 aelodau drwy'r diwygiadau, fel yr amlinellir yn adran 3 o'r adroddiad ac y manylir arnynt yn adroddiad ISA 26O a gyflwynwyd ar wahân isod Mae’r pwyntiau allweddol yn cynnwys –

·      Gostyngiad o £500k yng ngwarged diwedd blwyddyn y Cyngor, yn bennaf oherwydd addasiadau cyfrifyddu technegol.

·      Gostyngiad o £5k yn y Gronfa Gyffredinol.

·      Cynnydd o £2.46m mewn cronfeydd wrth gefn a glustnodwyd yn dilyn ailddosbarthu costau sy'n gysylltiedig â gwaith adfer posibl ar hen safle tirlenwi Penhesgyn sy'n ymwneud yn benodol â chwlfert ar y safle. Mae'r risg hon wedi'i chydnabod ers amser maith, a gwnaed darpariaeth yn flaenorol yn y cyfrifon. Yn unol â chyngor yr archwilwyr, mae'r £2m gwreiddiol bellach wedi'i drosglwyddo o'r ddarpariaeth i gronfa wrth gefn sydd wedi'i chlustnodi.

·      Mae newidiadau technegol wedi'u gwneud i'r cyfrif addasu cyfalaf a'r gronfa wrth gefn ailbrisio (dwy gronfa wrth gefn na ellir eu defnyddio) i adlewyrchu addasiadau prisio asedau. Nid yw'r rhain yn effeithio ar y Gronfa Gyffredinol na chronfeydd wrth gefn a glustnodwyd.

·      Mae'r gostyngiad yn y gwarged diwedd blwyddyn wedi arwain at ostyngiad cyfatebol yn y gwerth asedau net a ddangosir ar y fantolen.

·      Diweddariad i Nodyn 41 – Rhwymedigaethau Wrth Gefn. - Tystysgrifau Adroddiad Cyflwr Gosodiad Trydanol (EICR). O dan Ran 4 o Ddeddf Rhentu Cartrefi (Cymru) 2016, mae'n ofynnol i landlordiaid sicrhau bod eu heiddo mewn cyflwr da ac yn addas i bobl fyw ynddynt. Er bod y Cyngor a chynghorau eraill yng Nghymru wedi sicrhau bod yr holl wiriadau trydanol wedi'u cynnal, bu oedi cyn cyflwyno rhai tystysgrifau i denantiaid. Cadarnhaodd dyfarniad diweddar yr Uchel Lys nad oes angen ad-dalu rhent ar gyfer y cyfnod pan nad oedd tystysgrif ar gael. Mae'r rhwymedigaeth wrth gefn yn parhau i fod yn ei le hyd nes y bydd unrhyw apêl, ond mae'r geiriad wedi'i ddiweddaru i adlewyrchu'r sefyllfa bresennol.

Croesawodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 fwriad yr archwilwyr i gyhoeddi barn ddiamod ar y cyfrifon a diolchodd iddynt am eu proffesiynoldeb a'u gwaith trylwyr wrth gynnal yr archwiliad. Diolchodd hefyd i staff y Gwasanaeth Cyllid am eu gwaith i sicrhau bod y cyfrifon wedi'u cwblhau mewn pryd. Mae'r broses archwilio wedi'i hadolygu gyda'r archwilwyr, ac ar gyfer blwyddyn ariannol 2025/26 bwriedir diwygio Cyfansoddiad y Cyngor i ganiatáu i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio gymeradwyo'r cyfrifon terfynol yn lle'r Cyngor Llawn. Bydd y newid yn helpu i fodloni'r amserlen ddiwygiedig ar gyfer 2025/26 sy'n dod â dyddiad cau cwblhau’r cyfrifon ymlaen i 30 Medi.

·      Cyflwynwyd y Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar gyfer 2024/25 i'w adolygu a'i gymeradwyo gan y Pwyllgor cyn ei gyflwyno i'w gymeradwyo gan y Cyngor Llawn. Cyflwynwyd drafft cyntaf y Datganiad Llywodraethu Blynyddol i'r Pwyllgor roi sylwadau arno yn ei gyfarfod ar 16 Gorffennaf, 2025 a bydd y fersiwn terfynol yn rhan o Ddatganiad terfynol 2024/25 o'r Cyfrifon ar ôl ei gymeradwyo gan y Cyngor Llawn.

Adroddodd Rheolwr y Tîm Perfformiad a Phrosiectau, yn dilyn mewnbwn y pwyllgor yn ei gyfarfod ar 16 Gorffennaf 2025, fod Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft 2024/25 bellach yn cynnwys dangosydd statws RAG (Coch, Ambr, Gwyrdd) ar gyfer pob mater llywodraethu a nodwyd yn 2023/24 i helpu i olrhain a dadansoddi cynnydd yn fwy effeithiol. O ran materion llywodraethu a nodwyd fel rhan o broses 2024/25, o dan yr amcan i foderneiddio seilwaith digidol a data y Cyngor, mae'r amserlen ar gyfer datblygu Cynllun Strategol Data a chamau gweithredu cysylltiedig wedi'i hymestyn tan fis Mawrth 2027. Mae hyn yn adlewyrchu newid mewn blaenoriaethau, gan fod angen diweddaru ac addasu seilwaith TG y cyngor er mwyn gallu gwneud defnydd mwy cadarn o ddata ac i helpu i lunio cynllun strategol. Cadarnhaodd Rheolwr y Tîm Perfformiad a Phrosiectau fod sylwadau'r pwyllgor o'i gyfarfod ym mis Gorffennaf wedi'u cynnwys yn y datganiad llywodraethu a ddiweddarwyd.

Codwyd y materion canlynol gan y pwyllgor –

·       Nododd y pwyllgor fod un o'r materion llywodraethu a nodwyd yn 2023/24 - mapio pob ffynhonnell sicrwydd ar hyn o bryd yn hwyr. Cwestiynodd y pwyllgor yr amserlen a'r risgiau cysylltiedig.

Cadarnhaodd Rheolwr y Tîm Perfformiad a Phrosiectau fod y mater wedi'i gynnwys fel rhan o'r amserlen ar gyfer materion llywodraethu a nodwyd yn 2024/25 oherwydd cyfyngiadau capasiti o fewn gwasanaeth Busnes y Cyngor. Mae trafodaethau yn parhau i sicrhau'r adnoddau angenrheidiol, ond ni ellir cynnig amserlen benodol nes bod y rhain yn cael eu datrys. Mae'r mater yn cael ei ystyried yn risg isel.

·      Cwestiynodd y pwyllgor hefyd a yw targed cwblhau Mawrth 2026 ar gyfer y materion llywodraethu a nodwyd yn 2024/25 yn realistig.

Mewn ymateb, dywedodd Rheolwr y Tîm Perfformiad a Phrosiectau fod yr amserlen yn cael ei hystyried yn bosibl, gan fod llawer o'r camau gwella cysylltiedig eisoes yn cael eu gweithredu trwy gynlluniau darparu gwasanaethau presennol ac yn cael eu monitro. Bydd y pwyllgor yn cael ei ddiweddaru ym mis Chwefror 2026 i gadarnhau cynnydd a rhoi sicrwydd. Eglurodd y Swyddog ymhellach nad yw'r gwaith i foderneiddio seilwaith digidol a data y Cyngor yn gysylltiedig â seiberddiogelwch. Yn hytrach, mae'n rhan o'r nod ehangach i ddod yn sefydliad sy'n seiliedig ar ddata.

Penderfynwyd argymell Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2024/25 i'r Cyngor Llawn fel gwerthusiad teg o drefniadau llywodraethu'r Cyngor .

·  Cyflwynwyd adroddiad yr Archwilwyr Allanol ar yr archwiliad o'r Datganiadau Ariannol ar gyfer 2024/25 (adroddiad ISA 260) i'w ystyried gan y Pwyllgor.

Adroddodd Rachel Freitag, Rheolwr Archwilio Ariannol Archwilio Cymru ar brif ganfyddiadau'r archwiliad o gyfrifon 2024/25 y Cyngor a diolchodd i dîm cyfrifyddu'r Cyngor a'r Gwasanaeth Cyllid ehangach am eu cefnogaeth drwy gydol y broses. Cadarnhaodd fod yr archwilwyr yn bwriadu cyhoeddi barn archwilio ddiamod ar gyfrifon 2024/25 gydag ardystiad ffurfiol gan yr Archwilydd Cyffredinol ar 30 Hydref, 2025 ar ôl cymeradwyaeth gan y Cyngor Llawn ar 28 Hydref, 2025.

Cyfeiriodd at ddwy dasg yn weddill ar yr archwiliad. Mae'r cyntaf yn ymwneud â chadarnhau bod datgeliadau llai yn amherthnasol. Er nad yw disgwyl i hyn fod o bwys, mae angen tystiolaeth ategol o hyd a bydd hyn yn cael ei gwblhau cyn cyfarfod y Cyngor Llawn. Mae'r ail dasg yn ymwneud â chadarnhau bod yr holl ddiwygiadau archwilio wedi'u gwneud yn briodol. Derbyniwyd y cyfrifon diwygiedig bore ddoe a chwblhawyd y gwiriadau yn ddiweddarach y diwrnod hwnnw. Mae rhai gwelliannau yn dal i gael eu prosesu a bydd diweddariad yn cael ei ddarparu yng nghyfarfod y Cyngor Llawn.

Nododd nad yw un gwall gwerth £1.561m wedi'i gywiro. Mae hwn islaw trothwy materoldeb £3m yr archwilwyr, gan ganiatáu i'r datganiadau ariannol gael eu hystyried yn gywir ac yn deg ac yn rhydd o gamddatganiad o bwys. Mae'r gwall yn gamddosbarthiad cyfrifyddu technegol rhwng dwy gronfa wrth gefn na ellir eu defnyddio heb unrhyw effaith ar arian parod, y Gronfa Gyffredinol neu’r trethdalwr. Er mwyn cywiro'r gwall byddai angen adolygu cofnodion asedau sefydlog hanesyddol a byddai hynny'n cymryd amser. Mae'r tîm Cyllid wedi penderfynu gwneud yr addasiad hwn o fewn cyfrifon 2025/26 sy'n dderbyniol o ystyried ei natur amherthnasol.

Yr uchelgais ar gyfer cyfrifon 2025/26 yw dod â'r dyddiad cau ar gyfer ardystio ymlaen i 30 Medi. Fodd bynnag, derbyniwyd rhai papurau gwaith allweddol, yn benodol adroddiad y Prisiwr a dogfennau IFRS 16, yn hwyr yn y broses archwilio. Mae IFRS 16 yn safon gyfrifyddu newydd eleni felly disgwylir mai unwaith yn unig y bydd oedi a bod materion capasiti o fewn y tîm Cyllid yn ffactor. Mae'n hanfodol bod set lawn o bapurau gwaith yn cael eu cyflwyno ochr yn ochr â'r cyfrifon drafft os yw'r dyddiad cau diwygiedig i gael ei fodloni. Mae'r targed yn uchelgeisiol ac mae pryderon wedi'u codi ar draws y sector llywodraeth leol ynglŷn â'i gyrraedd. Bydd Archwilio Cymru yn gweithio gyda chyrff a archwiliwyd i edrych ar ffyrdd o wneud yr amserlen yn haws ei chyflawni gan gynnwys trafodaeth gyda'r tîm Cyllid am yr hyn y gellir ei wneud yn lleol, ac ymgysylltu ehangach drwy gymdeithas Trysoryddion Cymru, grŵp Prif Gyfrifyddwyr, a digwyddiadau arfer da. Y nod yn y pen draw yw dychwelyd i'r amserlen archwilio cyn y pandemig, gan sicrhau bod cyfrifon yn cael eu harchwilio mewn modd amserol fel bod y wybodaeth yn berthnasol ac i osgoi gorgyffwrdd â chyfnod cyllidebu yr hydref.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 fod yr oedi o ran cael adroddiad y Prisiwr yn deillio o broblemau capasiti o fewn y Gwasanaeth Eiddo. Mae trafodaethau gyda'r gwasanaeth wedi dechrau i sicrhau bod prisiadau eiddo’n cael eu cwblhau’n amserol ar gyfer y flwyddyn nesaf.

Cododd y pwyllgor y materion canlynol –

·      Awgrymodd y pwyllgor fod angen dileu'r cromfachau ar y ffigurau cronfeydd wrth gefn y gellir ei defnyddio a chronfeydd wrth gefn na ellir eu defnyddio yn y fantolen.

·      Gofynnodd y pwyllgor a oedd y camddatganiad heb ei gywiro wedi bodoli ond heb ei ganfod ers peth amser neu ai rheoliad newydd a fu’n gyfrifol am ei ganfod.

Cadarnhaodd Rheolwr Archwilio Ariannol Archwilio Cymru ei fod yn fater sy’n bod ers tro sydd wedi bod yn bresennol yn y cyfrifon ers sawl blwyddyn ond dim ond eleni y cafodd ei ganfod drwy ddull profi sampl yr archwilwyr. Bu i sampl eleni ddigwydd canfod y broblem. Esboniodd y byddai'r mater wedi’i ddatrys yn naturiol dros amser trwy ailbrisio asedau. O ystyried y gwerthoedd dan sylw, mae'r archwilwyr yn fodlon bod y cyfrifon wedi aros yn sylweddol gywir dros y blynyddoedd, fel arall byddai angen eu haddasu mewn cyfnod blaenorol, ac nid felly oedd yr achos.

Mewn ymateb i gwestiwn dilynol, cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio Ariannol nad oedd y camddatganiad yn oedi’r broses o ddosbarthu’r cyfrifon terfynol. Gwnaed y penderfyniad i beidio â'i gywiro sawl wythnos yn ôl oherwydd cydnabuwyd y byddai hynny’n cymryd llawer o amser.

·      Gofynnodd y pwyllgor a yw'r Cyngor wedi rhoi sylw digonol i ofynion IFRS 16 – Prydlesi yn y flwyddyn ariannol gyfredol.

Esboniodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 fod costau prydles ac incwm o asedau ar brydles wedi'u cofnodi yn y cyfrif incwm a gwariant. Fodd bynnag, mae IFRS 16 yn ei gwneud yn ofynnol i'r awdurdod gyfrifo cyfanswm gwerth asedau a rhwymedigaethau ar brydles gyda'r nod o'u hadlewyrchu ar y fantolen. Yn hanesyddol, nid yw'r cyngor wedi cadw cofnod cynhwysfawr o asedau ar brydles gan fod trafodion yn cael eu prosesu'n flynyddol trwy'r system gyfrifyddu. O ganlyniad, mae llawer o'r gwaith eleni wedi canolbwyntio ar nodi'r holl asedau ar brydles a phenderfynu a ydynt yn bodloni'r trothwy ar gyfer eu cynnwys. Mae'r broses hon, a ddechreuodd ym mis Mawrth, yn golygu bod y cyngor mewn sefyllfa dda ar gyfer bodloni'r gofynion y flwyddyn nesaf. Wrth fynd ymlaen, bydd angen i'r cyngor ddiweddaru'r gofrestr trwy ychwanegu prydlesi newydd a dileu'r rhai sydd wedi dod i ben.

·      Gofynnodd y pwyllgor a oedd darpariaeth ar gyfer y rhwymedigaeth wrth gefn mewn perthynas â Thystysgrifau Adroddiad Cyflwr Gosodiad Trydanol (EICR) yn y cyfrifon.

Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 nad oedd darpariaeth, gan ei bod yn rhwymedigaeth bosibl yn y dyfodol na wyddys ei gwerth. Fel y cyfryw caiff ei gynnwys fel nodyn yn hytrach na darpariaeth.

·      Codwyd cwestiynau pellach gan y pwyllgor ynghylch a ddylai rhai o'r camddatganiadau a gywirwyd fod wedi cael eu nodi'n gynharach trwy hunanasesiad y gwasanaeth ac a oedd pwysau amser wedi cyfrannu at eu hanwybyddu.

Cydnabu'r Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151, yn ddelfrydol, y byddai rhai o'r camddatganiadau wedi cael sylw yn y cyfrifon drafft. Fodd bynnag, roedd yr angen i fodloni dyddiad cau 30 Mehefin ynghyd â derbyn gwybodaeth gan briswyr yn hwyr yn golygu bod amser wedi’i gyfyngu i wneud gwaith cysoni ac i wirio a oedd y ffigurau'n gyson ar ôl prosesu'r holl drafodion cyfrifyddu sy'n ymwneud ag ailbrisio.

·      Gofynnodd y pwyllgor am eglurhad ynghylch Nodyn 14 – Ymrwymiadau Cyfalaf Sylweddol. Nododd y pwyllgor er bod y geiriad yn cyfeirio at 2025/26 a blynyddoedd i ddod, mae'n ymddangos bod yr ymrwymiad cyfalaf o £20m yn ymwneud yn benodol â 2025/26. Gofynnodd y pwyllgor a yw rhagolygon prosiectau cyfalaf hirdymor yn cael eu cofnodi mewn mannau eraill.

Esboniodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 fod y ffigurau yn Nodyn 14 yn adlewyrchu ymrwymiadau cytundebol, ond bod prosiectau cyfalaf yn aml yn cynnwys mwy nag un flwyddyn ariannol. Felly, gall rhai o'r prosiectau a restrir ymestyn y tu hwnt i ddiwedd blwyddyn ariannol 2025/26.

Wrth gloi'r cyfarfod, diolchodd y Cadeirydd, ar ran y pwyllgor, i bawb a fu’n ymwneud â pharatoi'r cyfrifon a'r broses archwilio. Cytunwyd y byddai unrhyw wallau teipio neu ramadegol a nodwyd gan aelodau yn cael eu trosglwyddo i dîm y gwasanaeth cyfrifyddu i'w cywiro cyn cyfarfod y Cyngor Llawn.

Penderfynwyd –

·      Derbyn Datganiad Cyfrifon 2024/25 ac argymell i'r Cyngor Llawn fod Cadeirydd y Cyngor Sir a'r Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 yn cael eu hawdurdodi i lofnodi'r cyfrifon archwiliedig terfynol ar gyfer 2024/25.

·      Nodi Adroddiad ISA 260 Archwilio Cymru mewn perthynas â'r archwiliad o'r Datganiadau Ariannol ar gyfer 2024/25.