Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad Archwilio Cymru ynghyd â’r ymateb rheolaethol.

Cyflwynwyd adroddiad gan Archwilio Cymru ar ganfyddiadau ei archwiliad i drefniadau’r Cyngor ar gyfer comisiynu gwasanaethau i’w ystyried gan y pwyllgor.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan Reolwr Perfformiad Strategol a Phrosiectau Archwilio Cymru. Ar y cyfan, canfu Archwilio Cymru nad yw'r Cyngor yn gallu dangos ei fod yn sicrhau gwerth am arian yn rheolaidd drwy ei wasanaethau a gomisiynwyd.  Fel rhan o’r archwiliad adolygwyd tri gwasanaeth lle mae’r Cyngor wedi penderfynu comisiynu gwasanaethau’n allanol - rheoli gwastraff a glanhau strydoedd, y gwasanaeth digartrefedd i bobl ifanc a thrafnidiaeth ysgolion (bysiau). Nid oedd y gwasanaethau hyn yn cytuno â chanfyddiadau’r archwiliad ac maent o’r farn bod prosesau ar waith i adolygu’r trefniadau a monitro contractau’n rheolaidd i sicrhau gwerth am arian.  Er bod Archwilio Cymru wedi derbyn adborth gan y Cyngor, nid oedd yn derbyn y sylwadau hynny. 

Cadarnhaodd Lora Williams, Archwilio Cymru bod yr holl adborth y mae Archwilio Cymru yn ei dderbyn gan awdurdodau lleol ynglŷn ag adroddiadau drafft yn cael ei ystyried ganddo.  Cynhaliwyd yr adolygiad hwn ym mhob cyngor yng Nghymru a bydd crynodeb o’r canfyddiadau cenedlaethol ar gael ym mis Ionawr 2026.

Yn ystod y drafodaeth, cododd aelodau’r pwyllgor bryderon ynglyn â’r sylfaen dystiolaeth gan nodi nad oedd yn ddigonol i gefnogi’r casgliad cyffredinol ynglyn â threfniadau comisiynu’r Cyngor ac nad oedd y tri gwasanaeth a ddewiswyd yn cynrychioli’r amrywiaeth ehangach o gontractau sydd gan y Cyngor.  Felly, roedd rhai aelodau’n teimlo na allent dderbyn y canfyddiadau.  Codwyd pryder hefyd nad oedd adborth y Cyngor wedi cael ei gynnwys yn yr adroddiad.

Nododd Lora Williams mai dim ond dau awdurdod lleol oedd wedi gwneud sylw ynglyn â maint y sampl.  Eglurodd bod yr archwiliad wedi asesu trefniadau comisiynu corfforaethol; felly hyd yn oed gyda sampl mwy, pe byddai un gwasanaeth yn dilyn safonau gwasanaeth lleol yn hytrach na rhai corfforaethol byddai’r casgliad cyffredinol yr un fath, sef nad yw trefniadau comisiynu corfforaethol y Cyngor yn dilyn arferion gorau ac yn sicrhau gwerth am arian.  Fe ychwanegodd bod y tri gwasanaeth wedi cael eu dewis mewn ymgynghoriad â’r Cyngor  a bod Archwilio Cymru’n dilyn safonau archwilio rhyngwladol wrth gynnal archwiliadau sy’n golygu bod gofyn iddo ystyried sylwadau’r corff y mae’n ei archwilio ond nad oes rhaid iddo eu derbyn. 

Gofynnodd y pwyllgor a fyddai modd cael sicrwydd drwy brosesau archwilio mewnol. Cynghorodd y Pennaeth Archwilio a Risg nad oedd y cynllun archwilio mewnol ar gyfer 2025/26 yn cynnwys adolygu trefniadau comisiynu, ond y gellid ystyried cynnwys archwiliad o’r fath yn y cynllun ar gyfer 2026/27 ar gais.

Nododd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 er bod anghytuno ynglyn â maint y sampl, bod rheolwyr wedi ystyried yr adroddiad a’r argymhellion a darparu ymateb a’u bod yn y broses o weithredu’r argymhellion.  Amlinellodd y sefyllfa bresennol o safbwynt caffael a chadarnhaodd bod y strategaeth caffael wedi cael ei mabwysiadu ond nad oes rheolwr caffael parhaol wedi cael ei benodi a bod y swydd yn cael ei chyflawn dros dro ar hyn o bryd.  Mae’r swydd wedi cael ei hysbysebu ac unwaith y bydd rheolwr wedi cael ei benodi’n barhaol bydd modd datblygu proses i werthuso cydymffurfiaeth y Cyngor â’r ddeddfwriaeth caffael a chyflwyno adroddiad ar y canfyddiadau i’r pwyllgor er mwyn darparu sicrwydd. 

Penderfynwyd nad oedd y pwyllgor yn gallu derbyn y casgliadau yn adroddiad Archwilio Cymru, ond nodwyd a derbyniwyd y bydd y Cyngor yn gweithredu’r cynllun gweithredu mewn ymateb i’r argymhellion hynny.