Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Addysg, Sgiliau a Phobl Ifanc.

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Addysg, Sgiliau a Phobl Ifanc i’w ystyried, oedd yn rhoi sicrwydd blynyddol i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar effeithiolrwydd llywodraethiant gwybodaeth a diogelwch data yn yr ysgolion hynny oedd yn cael eu cynnal gan y Cyngor yn ystod 2024/25. Roedd yr adroddiad yn crynhoi prif weithgareddau ac allbynnau, adnabod risgiau, mesurau lliniaru, blaenoriaethau yn y dyfodol a barn gyffredinol ar sicrwydd.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Addysg, Sgiliau a Phobl Ifanc, yn ystod y cyfnod adrodd, fod rôl y Swyddog Diogelu Data mewn Ysgolion wedi’i llenwi ar sail dros dro (cyfartaledd o un diwrnod yr wythnos, ne fwy os yn ofynnol) oherwydd absenoldeb hirdymor y deilydd swydd arferol. Oherwydd y diffyg capasiti, mae gwaith wedi canolbwyntio ar ddyletswyddau statudol, digwyddiadau a materion risg uchel yn hytrach nag archwilio rhagweithiol neu weithgareddau datblygu. Y flaenoriaeth hyd yma yw gallu cynnal cydymffurfiaeth statudol, rheol risgiau a digwyddiadau byw, darparu cyngor cyson a chymorth i ysgolion a bod yn bwynt uwchgyfeirio a sicrwydd canolog.

Yn seiliedig ar y gwaith a gwblhawyd, mae’r Swyddog Diogelu Data dros dro yn cynnig sicrwydd rhesymol fod gan ysgolion bolisïau a gweithdrefnau diogelu data priodol ar waith. Mae’r ffordd yr ymdrinnir â gwybodaeth o ddydd i ddydd yn gyffredinol gadarn, mae digwyddiadau a thoriadau’n cael eu hadnabod yn briodol ac mae llwybrau uwchraddio ar gyfer gwasanaethau corfforaethol a’r SIRO yn gweithio’n effeithiol.

Mae’r Cyfarwyddwr Addysg, Sgiliau a Phobl Ifanc hefyd wedi amlygu’r risgiau strategol a gafodd eu hadnabod, gan gadarnhau eu bod yn cael eu cydnabod, eu rheoli’n briodol ac wedi eu huwchraddio lle bo angen. Er bod rheolyddion allweddol ar waith i gefnogi cydymffurfiaeth barhaus, byddai’n ddefnyddiol eu cryfhau ymhellach. Mae’r materion sydd wedi’u hadnabod yn cyd-fynd ag adroddiadau blaenorol ac mae modd eu rheoli drwy ffocws parhaus a chaffael adnoddau priodol.

Wrth drafod yr adroddiad, cododd y Pwyllgor y materion canlynol –

·      Y cynllun hirdymor ar gyfer sicrhau capasiti o fewn rôl y Swyddog Diogelu Data Ysgolion.

·      Mae natur gyffredinol yr adroddiad a’r diffyg data cadarn i dystio canlyniadau yn ei gwneud yn anodd mesur cynnydd neu welliannau.

·      A yw rhoi barn o sicrwydd rhesymol, er y risgiau strategol sydd wedi’u hadnabod, yn awgrymu bod y trothwy ar gyfer sicrwydd rhesymol wedi ei osod yn rhy isel.

·      Absenoldeb risgiau meintioledig a’r diffyg cyffredinol o fanyleb yn y wybodaeth a gyflwynwyd.

·      Pryder nad yw cyflawni dim ond 20% o oriau rôl y Swyddog Diogelu Data Ysgolion dros dro yn ddigonol, gyda rhai aelodau’n teimlo fod cydymffurfiaeth statudol wedi’i gynnal yn fwy drwy lwc yn hytrach na goruchwyliaeth gadarn.

Ymatebodd y Cyfarwyddwr Addysg, Sgiliau a Phobl Ifanc i’r pryderon a godwyd, gan gadarnhau fod Swyddog Diogelu Data Ysgolion yn swydd barhaol o fewn strwythur y Cyngor. Y bwriad, wrth symud ymlaen, yw sefydlogi capasiti’r Swyddog Diogelu Data a chefnogi gweithgarwch sicrwydd mwy rhagweithiol, gan gynnig cefnogaeth ychwanegol lle bo angen. Mae’r diffyg data manwl yn yr adroddiad yn adlewyrchu’r capasiti cyfyngedig yn ystod y cyfnod, a’r angen i flaenoriaethu gwaith statudol a risg uchel. Cytunodd i gynnwys y data y gofynnwyd amdano a mwy o fanylder yn yr adroddiad blynyddol nesaf.

Dywedodd fod y Swyddog Diogelu Data Ysgolion dros dro wedi paratoi'r adroddiad drafft ac wedi cynnig cymorth cyson i ysgolion, a bod modd ymddiried yn ei barn o sicrwydd rhesymol. Mae’r adroddiad yn ceisio nodi’n glir beth sydd wedi’i ddarparu a’r mesurau sydd ar waith yn seiliedig ar y sylfaen sydd wedi’i sefydlu gan y Swyddog Diogelu Data Ysgolion parhaol, cyn ei chyfnod o absenoldeb. Ymdrinnir â’r materion a nodwyd ar ôl y cyfarfod. Roedd hefyd yn cydnabod fod gweithred ychwanegol yn codi o’r drafodaeth i adolygu sut ellir gwella capasiti a chymorth ar gyfer ysgolion er mwyn troi at lefel mwy rhagweithiol o sicrwydd.

Penderfynwyd fod y pwyllgor yn nodi’r sicrwydd a ddarparwyd yn adroddiad y Swyddog Diogelu Data Ysgolion dros dro, yn amodol ar y ddealltwriaeth fod y sicrwydd yn ymwneud â chyfnod dros dro, ac y bydd cymorth ychwanegol yn cael ei darparu yn ystod y cyfnod hwn.