Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro.

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro a oedd yn gofyn am gymeradwyaeth y Pwyllgor Gwaith i ryddhau hyd at £100k o falansau cyffredinol y Cyngor i fynd i'r afael â materion staffio a chapasiti yng ngwasanaeth cyfreithiol y Cyngor.

Cyflwynodd yr Arweinydd, y Cynghorydd Gary Pritchard, yr adroddiad gan nodi bod y cais am gyllid yn cael ei wneud i sicrhau parhad gwasanaethau llywodraethu cyfreithiol a gwybodaeth.

Cyfeiriodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro at yr anawsterau recriwtio parhaus o fewn gwasanaethau cyfreithiol y Cyngor. Mae dibyniaeth barhaus ar staff asiantaeth wedi arwain at orwariant blynyddol o £250k ar gyllideb Busnes y Cyngor, a ragwelir yr un sefyllfa eto ar gyfer 2025/26. Gyda’i gilydd, mae 41 ymgais recriwtio dros 20 mis gan gynnwys disgrifiadau swyddi a gwerthusiadau diwygiedig, hysbysebu cenedlaethol, gweithio hyblyg a dileu gofynion Cymraeg, wedi bod yn aflwyddiannus i raddau helaeth.

Mae dwy swydd wag bellach wedi'u llenwi gan gyfreithwyr sydd newydd gymhwyso sydd heb brofiad yn y meysydd arbenigol sydd eu hangen. Er mwyn rheoli'r sefyllfa yn gyfrifol, rhaid i'r gwasanaeth ddatblygu a mentora'r ddau aelod newydd o staff gan sicrhau cefnogaeth ddiogel a chyfreithlon i gleientiaid yn y cyfamser. Cais yw hwn am gyllid ar gyfer cadw staff cyfreithiol asiantaeth am chwe mis mewn un achos ac am dri mis yn y llall i ddarparu'r gefnogaeth a'r datblygiad hwn. Mae hefyd yn cynnwys cyllid parhaus i'r Swyddog Diogelu Data Dros Dro i weithredu'r Rhaglen Adfer a Gwella Llywodraethu Gwybodaeth, cefnogi'r prosiect datblygu CRM a mentora paragyfreithiwr newydd posibl.

Nododd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro y gallai ceisiadau pellach ddilyn os penodir cyfreithwyr dibrofiad ychwanegol i swyddi gwag eraill, a gofynnir am awdurdod dirprwyedig i'r Arweinydd a'r Aelod Portffolio Cyllid gymeradwyo ceisiadau o'r fath. Fodd bynnag, ni ragwelir cais pellach ar unwaith, gan fod y gwasanaeth yn bwriadu dilyn y broses a nodwyd ac ymhen amser, ailadrodd y broses os oes angen. Bydd y gwasanaeth hefyd yn parhau i geisio llenwi swyddi gwag trwy'r broses recriwtio arferol.

Roedd aelodau Pwyllgor Gwaith yn cydnabod yr heriau wrth recriwtio cyfreithwyr cymwys gyda'r cymwyseddau arbenigol angenrheidiol a'r ymdrechion helaeth a wnaed i lenwi'r swyddi gwag yn y gwasanaeth cyfreithiol. Roeddent hefyd yn cydnabod y byddai'r cyllid arfaethedig yn helpu i leihau’r ddibyniaeth ar staff asiantaeth yn y tymor hir trwy allu datblygu staff mewnol parhaol. Nododd yr Aelodau fod gwasanaeth cyfreithiol mewnol yn cefnogi gwasanaethau, yn lleihau costau, yn darparu gwybodaeth gyd-destunol a sefydliadol nad yw'n bosibl trwy gymorth allanol a hefyd yn cynnig gwell cyfleoedd i ddatblygu sgiliau Cymraeg. Cyfeiriwyd hefyd at Ysgol y Gyfraith Prifysgol Bangor a'r manteision recriwtio posibl drwy gryfhau cysylltiadau â'r ysgol.

Nododd y Prif Weithredwr fod y sefyllfa wedi bod yn anodd ers peth amser a phwysleisiodd fod y Cyngor fel cyflogwr wedi ystyried pob ffordd i lenwi'r swyddi gwag. Mae heriau tebyg yn wynebu cynghorau eraill ac nid ydynt yn unigryw i'r awdurdod hwn. Pwysleisiodd rôl hanfodol y gwasanaeth cyfreithiol wrth reoli risg sefydliadol, sicrhau cydymffurfiaeth â deddfwriaeth a rhoi cefnogaeth i wneud penderfyniadau cadarn.  Felly, mae adnodd cyfreithiol ac arbenigedd arbenigol yn hanfodol i waith bob dydd y Cyngor. Gorffennodd trwy ddiolch i'r Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro am ei gwaith a'i hymrwymiad yn ystod y cyfnod hwn.

Penderfynwyd –

·      Caniatáu i ryddhau hyd at £100k o falansau cyffredinol y Cyngor er mwyn -

·      Cadw’r gefnogaeth a ddarperir gan staff asiantaeth er mwyn datblygu arbenigedd dau gyfreithiwr sydd bellach wedi’u penodi.

·      Ariannu costau parhaus, ond dros dro, cefnogaeth gan staff asiantaeth ar gyfer cleientiaid, er mwyn sicrhau trosglwyddiad esmwyth a diogel yn ôl i ddarpariaeth gyfreithiol fewnol yn y meysydd gwaith arferol hynny

·      Cadw’r Swyddog Diogelu Data Dros Dro presennol i sicrhau bod y Rhaglen Adfer a Gwella Llywodraethu Gwybodaeth yn cael ei chyflawni, yn ogystal ag adolygu a diweddaru’r system CRM, a datblygu paragyfreithiwr newydd.

·      Dirprwyo unrhyw geisiadau pellach o’r fath i’r Arweinydd a’r Aelod Portffolio Cyllid, Busnes Corfforaethol a Phrofiad y Cwsmer, mewn trafodaeth â’r Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151.