Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg, a oedd yn rhoi diweddariad ar statws y materion, risgiau a chyfleoedd sy’n weddill a godwyd gan y tîm Archwilio Mewnol, i’w ystyried gan y pwyllgor.  Roedd diweddariad statws manwl ar y materion, risgiau a chyfleoedd sylweddol ar gael yn Atodiad 1.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Prif Archwilydd, a nododd bod 78 o gamau gweithredu’n parhau i fod angen sylw ar 31 Mawrth 2026.  Mae 6 yn “sylweddol” (ambr) a 72 yn “gymedrol” (melyn).  Does dim camau gweithredu “critigol”.  Mae rheolwyr wedi cwblhau 77% o’r camau gweithredu a gytunwyd ac mae’r tîm Archwilio Mewnol wedi dilysu 76% ohonynt.  Mae’r 1% sydd heb gael eu dilysu’n ffurfiol eto yn ymwneud â dau archwiliad - Rheoli Cyflenwyr TG a Diogelwch TGCh mewn Ysgolion Uwchradd.  Bydd adolygiadau dilynol o’r archwiliadau hyn yn cael eu cynnal yn ystod chwarter cyntaf 2026/27.

Mae tri cham gweithredu'n gysylltiedig â’r Grantiau Cyfleusterau i’r Anabl yn weddill ac maent yn cael eu trafod yn fanylach yn y Diweddariad Archwilio Mewnol.  Nid yw nifer o gamau gweithredu yn dilyn archwiliadau diweddar wedi cyrraedd eu dyddiad cwblhau eto, fel y nodir ym mharagraff 16 yn yr adroddiad.  Nid oes unrhyw faterion, risgiau a chyfleoedd sylweddol cyn 2024/25, sy’n dangos bod rheolwyr yn rhoi blaenoriaeth i ddatrys materion risg uwch.

Cyfeiriodd y Prif Archwilydd at Atodiad 1 sy’n crynhoi hynt y chwe mater a risg sylweddol sy’n weddill a nododd bod adolygiadau dilynol ar y gweill ac y bydd y pwyllgor yn cael diweddariad yn ei gyfarfod ym mis Gorffennaf 2026.

Wrth ystyried yr adroddiad, nododd y pwyllgor ei bod hi’n bwysig bod rheolwyr yn cymryd perchnogaeth o’r risgiau a godwyd gan y tîm Archwilio Mewnol.  Yn y cyd-destun hwn cyfeiriwyd at yr ail adolygiad dilynol o’r Grantiau Cyfleusterau i’r Anabl a drafodwyd yn gynharach yn y cyfarfod sydd wedi derbyn barn sicrwydd cyfyngedig oherwydd y cynnydd araf wrth fynd i’r afael â’r materion a godwyd.  Roedd yr aelodau’n dymuno gwybod p’un a oedd y Gwasanaeth Tai, ym marn y tîm Archwilio Mewnol, wedi derbyn perchnogaeth lwyr o’r camau gweithredu a nodwyd nad ddylai’r tîm Archwilio fod yn gyfrifol am gynnal trydydd adolygiad dilynol.  Fe wnaeth yr aelodau hefyd gwestiynu pa gamau pellach y gallai’r pwyllgor eu cymryd pe byddai’r cynnydd yn parhau i fod yn annigonol.

Cynghorodd y Pennaeth Archwilio a Risg bod y Pennaeth Gwasanaethau Tai wedi cydnabod bod y cynnydd yn arafach na’r disgwyl.  Cadarnhaodd, o dan y Safonau Archwilio Mewnol Byd-eang, bod rhaid i’r tîm Archwilio Mewnol ddilyn hynt a dilysu’r camau gweithredu a gytunwyd yn ffurfiol.  Gan fod yr ail adolygiad dilynol wedi arwain at farn sicrwydd cyfyngedig, roedd rhaid i’r Pennaeth Gwasanaethau Tai, yn unol â chylch gorchwyl y pwyllgor, ddarparu sicrwydd i’r pwyllgor wyneb yn wyneb.  Pe byddai canlyniad yr adolygiad dilynol pellach ym mis Medi yn golygu bod angen sicrwydd pellach gan y Pennaeth Gwasanaeth yng nghyfarfod y pwyllgor ym mis Rhagfyr, byddai’n rhaid i’r pwyllgor benderfynu ar  unrhyw gamau pellach angenrheidiol ar yr adeg honno.

Fe wnaeth aelodau hefyd gwestiynu a yw’r diffyg adnoddau, yn enwedig cymorth gweinyddol, yn broblem ehangach neu fynych a pha opsiynau oedd ar gael i reolwyr i ail flaenoriaethu llwyth gwaith. 

Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg bod yr arbedion effeithlonrwydd dros nifer o flynyddoedd wedi lleihau’r capasiti gweinyddol, a bod adnoddau a gwasanaethau ledled y Cyngor yn gorfod gwneud mwy gyda llai.  Y Pennaeth Gwasanaeth sy’n gyfrifol am benderfynu sut i flaenoriaethu cyllideb y gwasanaeth.  Er nad oedd yn meddwl bod tuedd gynyddol, nododd bod gan y  Cyngor, fel awdurdod llai, nifer o swyddi un pwynt unigol o fethiant lle mae absenoldeb un swyddog yn cael effaith ar berfformiad a chanlyniadau.

Gan na fydd adroddiad ar y trydydd adolygiad dilynol arfaethedig o’r Grantiau Cyfleusterau i’r Anabl yn cael ei gyflwyno i’r pwyllgor tan fis Rhagfyr 2026, gofynnodd yr aelodau am ddiweddariad yng nghyfarfod y pwyllgor ym mis Medi.  Cynghorwyd y pwyllgor y gellid cynnwys diweddariad ar y camau gweithredu’n gysylltiedig â’r Grantiau Cyfleusterau i’r Anabl yn adroddiad y tîm Archwilio Mewnol ar y camau gweithredu sy’n weddill os na fydd yr adolygiad dilynol ffurfiol wedi cael ei gwblhau.

Dan yr amgylchiadau roedd yr aelodau o’r farn y byddai’n ddefnyddiol hefyd cael diweddariad llafar gan y Pennaeth Tai yng nghyfarfodydd y pwyllgor ym mis Mehefin a Gorffennaf er mwyn edrych ar y cynnydd wrth fynd i’r afael â’r camau gweithredu sy’n weddill.  Fe wnaethant ofyn i’r Pennaeth Gwasanaeth fynychu i’r perwyl hwn.

Penderfynodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio dderbyn bod y cynnydd wrth fynd i’r adael â’r materion, risgiau a chyfleoedd Archwilio Mewnol yn foddhaol ar y cyfan, a nodi pryder ynglyn â’r ail adolygiad dilynol o’r Grantiau Cyfleusterau i’r Anabl.  Mae’r pwyllgor yn dymuno osgoi trydydd adolygiad dilynol a nodwyd ei gais am ddiweddariadau gan y Pennaeth Gwasanaethau Tai ynglyn â chwblhau’r camau gweithredu sy’n weddill. 

Cam Gweithredu - y Pennaeth Archwilio Mewnol i ofyn i’r Pennaeth Gwasanaethau Tai roi diweddariad i’r pwyllgor ar hynt y camau gweithredu sy’n weddill yn gysylltiedig â’r Grantiau Cyfleusterau i’r Anabl yng nghyfarfodydd y pwyllgor ym mis Mehefin a Gorffennaf.