Eitem Rhaglen

·    Cyflwyno’r Datganiad o Gyfrifon am 2012/13 ynghyd â’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

·    Cyflwyno adroddiad Archwilio Allanol ynglyn â’r archwiliad o’r Datganiadau Ariannol. (Adroddiad ISA 260)

·         Cyflwynwydadroddiad gan y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) yn cynnwys Datganiad o Gyfrifon 2012/13 a hefyd y Datganiad Llywodraethu Blynyddol er ystyriaeth a chymeradwyaeth y Pwyllgor.  Roedd yr adroddiad yn rhoi crynodeb o’r prif faterion oedd yn codi o’r archwiliad cyfrifon yn cynnwys cyfeiriad at y meysydd lle'r oedd y newidiadau sylweddol yn y cyfrifon yn berthnasol ynghyd â fersiwn wedi’i diweddaru o’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol a’r newidiadau iddo yn dilyn cyflwyno’r drafft i gyfarfod y Pwyllgor Archwilio ym mis Gorffennaf.  Hefyd wedi ei gynnwys yn yr adroddiad roedd dadansoddiad o gyllid y Rhaglen 3 Tref fel yr oedd y Pwyllgor wedi gofyn am hynny yn ei gyfarfod blaenorol ym mis Gorffennaf.

Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau ) wrth y Pwyllgor bod cyfrifon drafft y Cyngor Sir wedi eu cyflwyno i’w archwilio ar 28 Mehefin  hynny ar-lein ac o fewn yr  amser cau statudol.  Roedd y cyfrifon a wnaed ar gael i’r Pwyllgor Archwilio cyn y cyfarfod hwn yn cynnwys newidiadau a wnaed fel rhan o’r broses archwilio.  Fodd bynnag, ers yr amser hwnnw fe gafwyd newidiadau ychwanegol yn arbennig o ganlyniad i waith archwilio Cyfrifon Cronfa Bensiwn Gwynedd oedd wedi dangos gwahaniaethau rhwng y nifer o aelodau gweithredol a rhai a ohiriwyd o fewn y cynllun rhwng Chwefror ac Awst 2013 ac fe allai hynny gael effaith fawr ar werth rhwymedigaeth y pensiwn o fewn cyfrifon 2012/13.  Roedd y cyfrifon wedi eu newid i adlewyrchu hynny ac roedd fersiwn newydd wedi ei pharatoi ac roedd honno ar gael ar-lein ynghynt yn y dydd.  Achoswyd peth oedi oherwydd bod y swyddog arweiniol wedi gadael ddechrau mis Medi a hefyd oherwydd bod y prif Gyfrifydd ar ei wyliau ar y pryd gyda hynny oll yn golygu iddi fod yn her fawr i gasglu’r holl wybodaeth a’i gynnwys yn y cyfrifon terfynol.  Yn dilyn yr archwiliad, bydd cyfarfod di-briffio’n cael ei gynnal gyda’r Archwilwyr i adolygu nifer y newidiadau i gyfrifon 2012/13 gyda golwg ar wella’r broses o baratoi’r cyfrifon ymhellach ar gyfer y flwyddyn nesaf .

·         Cyflwynwydhefyd adroddiad Archwilio Allanol yn nodi’r materion oedd yn codi o archwilio Datganiadau Ariannol Cyngor Sir Ynys Môn 2012/13 ac sydd angen eu hadrodd o dan ISA 260.

Dywedodd Mrs Lyn Pamment, Partner Ymgysylltu , PwC wrth yr Aelodau bod nifer o faterion nad oeddid wedi delio a hwy ar adeg ysgrifennu’r ISA260 a hynny mewn perthynas â’r archwiliad oedd i’w gweld yn adran 6 yr adroddiad.  Aeth yr Archwilydd ymlaen i roi gerbron lythyr oedd yn rhoi diweddariad ar bob un o’r gweithdrefnau archwilio a nodwyd fel rhai oedd ar ôl yn adran 6 ynghyd â’r canlyniadau.  Ar adeg cyflwyno’r adroddiad ISA 260 roedd yr Archwilydd a benodwyd yn ystyried ei farn archwilio ar y datganiadau ariannol tra’n disgwyl am ddatrys y materion a nodwyd ynglyn â phrisio rhwymedigaeth y pensiwn yn y Datganiad o Gyfrifon.  Oherwydd i’r rhain gael sylw erbyn hyn a chyda’r cyfrifon wedi eu newid i adlewyrchu hynny fel oedd yn cael ei nodi yn y llythyr diweddaru ac er boddhad yr archwilwyr o safbwynt nad oedd unrhyw risg o gamddatganiad arall o bwys ar ôl yn hyn o beth, roedd yr Archwilydd a benodwyd yn bwriadu rhoi barn ddiamod ar y Datganiad Cyfrifon 2012/13. 

Aeth yr Archwilydd wedyn ymlaen i nodi rhai materion arwyddocaol eraill oedd yn codi o’r archwiliad a gofynnwyd i’r Pwyllgor eu hystyried cyn cymeradwyo’r datganiadau ariannol fel a ganlyn -

·         Camddatganiadauoedd heb eu cywiro ac a nodwyd yn y datganiadau ariannol fel oedd yn adran 10 yr adroddiad a’r llythyr diweddaru a gwerth hynny.  Roedd y rhain wedi eu trafod gyda’r rheolwyr ond maent yn parhau heb eu cywiro.  Os mai’r penderfyniad fydd peidio â chywiro’r camddatganiadau hyn yna gofynnir i’r Awdurdod roi rhesymau dros beidio â’u cywiro.

·         Camddatganiadaua gywirwyd fel oedd i’w gweld yn Atodiad 3 yr adroddiad a’r llythyr diweddaru oedd yn son am faterion oedd wedi eu cywiro gan reolwyr ond yr ystyrir y dylid eu dwyn i sylw rhai sydd â gofal o lywodraethu, a’r rhai mwyaf arwyddocaol oedd y rhai mewn perthynas â’r ffordd yr ymdrinnir ag ad-daliadau mewnol yn y cyfrifon.

·         Risgiauarchwilio arwyddocaol a nodwyd yn ystod y broses o gynllunio’r archwiliad a chan ganlyniadau’r gweithdrefnau archwilio yng nghyswllt y risgiau oedd wedi eu nodi ym mharagraff 12 yr adroddiad.

·         Gweithdrefnauarchwilio a wnaed mewn perthynas â’r meysydd canlynol oedd yn destun risg amcangyfrif:

·         Gwerth asedau sefydlog

·         Arfarnu Swyddi a rhwymedigaethau tâl cyfartal

·         Y ddarpariaeth gwastraff

·         Rhwymedigaethau Arfarnu Swyddi a thâl cyfartal

·         Pensiynau – cyfeiriodd yr Archwilwyr yn benodol at y llythyr oedd wedi ei roi gerbron oedd yn rhoi diweddariad ar y newidiadau a wnaed gan reolwyr i gywiro’r sefyllfa mewn perthynas â’r ddarpariaeth IAS19 yn y cyfrifon.

·         Materion arwyddocaol eraill oedd yn codi o’r archwiliad ac wedi ei gyfyngu i’r cam yn y broses adrodd ariannol fel oedd yn cael ei egluro o dan adran 38 yr adroddiad.

Tynnodd yr Archwilydd sylw’r Aelodau at un mater arall oedd wedi ei nodi yn y llythyr diweddaru a hynny mewn perthynas â’r pwysau oedd yn cael ei roi ar y tîm ariannol yn ystod cyfnod terfynol y broses o gynhyrchu’r cyfrifon i gynhyrchu drafft terfynol cwyn Côd CIPFA o’r Datganiad Cyfrifon mewn da bryd ar gyfer y Pwyllgor Archwilio a’r angen wedi hynny i roi trefniadau yn eu lle i sicrhau bod gan y tîm ariannol ddigon o adnoddau priodol o ran sgiliau wrth fynd ymlaen.

Yn y drafodaeth a ddilynodd, ceisiodd Aelodau’r Pwyllgor gael eglurhad ar nifer o bwyntiau yn ymwneud â’r materion canlynol a rhoddodd y Swyddogion a’r Archwilwyr wybodaeth ac eglurhad pellach:

·         Gangyfeirio at y camgymeriadau a nodwyd trwy samplo lle'r oedd potensial o gael camgymeriadau pellach pe bai profion mwy eang wedi eu gwneud.

·         Y camddatganiad o bwys a nodwyd mewn perthynas â’r trosolwg o’r gwaith o gynhyrchu’r cyfrifon, sef camddatganiad sylweddol, ac a oedd hynny wedi digwydd yn unig oherwydd diffyg gwaith sgriwtineiddio manylach cyn yr archwiliad.

·         A yw’n amserol ystyried cryfhau’r Tîm Cyllid ai peidio yn wyneb yr anhawster a nodwyd o ran llenwi swyddi’n barhaol yn y tîm hwnnw.

·         Rhwymedigaethau mewn perthynas â Thâl Cyfartal a’r Cynllun Arfarnu Swyddi ac a oedd y trefniadau wrth gefn a wnaed yn ddigonol i gwrdd ag unrhyw amgylchiadau nad oedd modd eu rhagweld.

·         Llithriad ar y rhaglen 3 tref a digonolrwydd y trefniadau trosolwg mewn perthynas â sicrhau amseroldeb y gwariant ar raglenni o’r fath, yn ogystal â’u gwerth am arian, yn arbennig o ran atebolrwydd.  Awgrymwyd a chytunwyd y dylid gwahodd y Pennaeth Gwasanaeth Datblygu Economaidd i gyfarfod o’r Pwyllgor hwn i esbonio’r broses grantiau mewn perthynas â threfniadau monitro, gan sicrhau bod gwariant ar y grantiau yn darparu gwerth am arian a bod rhaglenni grant a gwariant arnynt yn cael yr effaith a ddymunir, gan gyfeirio’n benodol at y rhaglen 3 Tref.

Penderfynwyd –

·         Argymell i’r Cyngor Sir yn ei gyfarfod ar 26 Medi, ei fod yn cymeradwyo’r Datganiad Cyfrifon, gan gynnwys y newidiadau yr adroddwyd arnynt gan yr Archwilwyr Allanol i’r Pwyllgor Archwilio hwn ac yn amodol ar dderbyn cadarnhad gan yr Archwilwyr Allanol trwy Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio fod y broses adolygu cyfrifon wedi ei chwblhau’n derfynol.

·         Cymeradwyo’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar gyfer 2012/13 a chyfeirio’r  ddogfen i Arweinydd y Cyngor a’r Prif Weithredwr i’w harwyddo.

CAMAU GWEITHREDU PELLACH:

·         Bod Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio yn cadarnhau gyda’r Cyngor llawn ar 26 Medi fod yr Archwilwyr Allanol wedi cadarnhau bod eu hadolygiad o’r cyfrifon wedi ei gwblhau’n llwyddiannus.

·         Bod y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) yn gwahodd y Pennaeth Gwasanaeth (Datblygu Economaidd) i gyfarfod o’r Pwyllgor Archwilio i egluro’r trefniadau trosolwg ac atebolrwydd mewn perthynas â’r proses grantiau gan gyfeirio’n benodol at y Rhaglen 3 Tref.