Derbyn cyflwyniad gan y Dirprwy Brif Weithredwraig ar Fframwaith y Rhaglen Drawsnewid.
Cofnodion:
Cafodd Aelodau’r Pwyllgor gyflwyniad ar Fframwaith y Rhaglen Drawsnewid a oedd yn cynnwys trefniadau llywodraethu’r byrddau rhaglen; y broses ar gyfer cychwyn rhaglenni a phrosiectau ac adrodd arnynt a statws y rhaglenni a’r prosiectau cyfredol ar gyfer newid.
Rhoes y Dirprwy Brif Weithredwr grynodeb o’r cefndir o ran sefydlu’r Rhaglen Drawsnewid ynghyd â’r egwyddorion y mae’r Rhaglen yn seiliedig arnynt a’i phwrpas. Eglurodd mai’r Rhaglen Drawsnewid yw’r peirianwaith ar gyfer bwrw ymlaen mewn modd pwrpasol gyda chynlluniau newid yn y Cyngor ac yn unol hefyd â disgyblaethau rheoli prosiect.
Aeth Rheolydd y Rhaglen Drawsnewid rhagddi i ymhelaethu ar amryfal elfennau’r Rhaglen Drawsnewid a’r swyddogaeth y maent yn eu cyflawni a dygodd sylw hefyd at y pwyntiau isod-
• Y modd y mae’r rhaglen drawsnewid yn canolbwyntio ar gyflawni’r amcanion yng Nghynllun Corfforaethol y Cyngor; darparu mecanwaith a fframwaith ar gyfer gyrru newid a gwelliant a sicrhau fod y rhaglen newid yn cael ei rheoli a’i bod yn cyflawni yn unol â disgwyliadau.
• Cylch Gorchwyl y tri Bwrdd Rhaglen Trawsnewid a’u pwrpas o ran goruchwylio newid yn y Cyngor.
• Aelodaeth y Byrddau Rhaglen sy’n cynrychioli nifer o ddiddordebau gan gynnwys y Pwyllgor Gwaith, sgriwtini, y gwasanaethau perthnasol ac arbenigedd allanol yn ôl yr angen.
• Y model llywodraethiant a’r strwythur adrodd o gychwyn prosiectau a’r mandadau ar eu cyfer drwodd i’r her, trosolwg a chwblhau.
• Y gyrwyr allweddol ar gyfer blaenoriaethu prosiectau a thasgau a’r broses ar gyfer cychwyn prosiectau a’u cyflawni.
• Sianelau cyfathrebu a’r mecanwaith ar gyfer cyfathrebu’r canlyniadau drwy gyfrwng cofrestr prosiect sy’n dal gwybodaeth o ran ble y mae pob prosiect yn adrodd iddynt a sut y maent yn rhoi siâp ar gyfeiriad a blaenoriaethau. Caiff cofnodion cyfarfodydd eu rhannu gyda’r Penaethiaid a chaiff y negeseuon allweddol eu postio ar Monitor. Mae Sgriwtini, yr UDA a’r Bwrdd Cynaliadwyedd yn cael atborth ar eu cynnydd.
• Y camau nesaf o ran cynnal adolygiad o flwyddyn gyntaf y trefniadau llywodraethiant, y prosesau sy’n sylfaen iddynt a blaenoriaethu gweithgareddau trawsnewid.
Rhoddwyd i’r Aelodau y cyfle i ofyn cwestiynau ar y wybodaeth a gyflwynwyd. Codwyd y materion isod yn y drafodaeth a ddilynodd:
• Y broses ar gyfer delio gyda, a rheoli, unrhyw ansicrwydd yn y rhaglen a allai lesteirio cynnydd.
• Digonolrwydd y strwythur cefnogaeth ar gyfer y rhaglen er mwyn sicrhau fod modd cyflawni amserlenni a thargedau. Nodwyd ei bod yn ymddangos fod y rhaglen yn brin o bobl i’w chefnogi.
• Digonolrwydd ac ehangder y trefniadau adrodd o ran hysbysu’r holl Aelodau am y cynnydd a wneir.
• Yr angen i fframwaith y Rhaglen Drawsnewid fedru cyflawni targedau mewn modd clyfar a chyflym. Pwysleisiwyd bod angen i’r rhaglen fedru darparu canlyniadau gwirioneddol ac amserol.
• A yw’r argymhellion a wnaed gan y Pwyllgor Archwilio mewn perthynas â rheoli a llywodraethu gwybodaeth wedi cael eu gweithredu o ran gwneud rheolwyr ar draws y Cyngor yn ymwybodol o’u cyfrifoldebau yn hyn o beth.
Ymatebodd y Swyddogion i’r materion y dygwyd sylw atynt drwy esbonio ymhellach yr egwyddorion y mae’r Rhaglen Drawsnewid yn seiliedig arnynt; yr amgylchedd rheoli prosiect a’r dulliau sy’n rheoli’r modd y mae fframwaith y rhaglen yn gweithio a’r amserlenni ar gyfer sicrhau canlyniadau. Nodwyd hefyd fod capasiti ychwanegol wedi cael ei neilltuo i’r Rhaglen er mwyn darparu cefnogaeth ac arbenigedd gyda chyflawni rhai o’r prosiectau mwy. Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) bod rhaid cyflymu’r rhaglen drawsnewid oherwydd dyma’r prif gyfrwng ar gyfer cwrdd â’r bwlch cyllido yn 2014/15 a’r tair blynedd wedyn neu fel arall, byddai’n rhaid dychwelyd at y drefn o wneud arbedion drwy gyfrwng toriadau tameidiog. Dywedodd y Swyddog ei bod hi o’r farn y byddai’n anodd darparu gwasanaethau’n effeithlon yn seiliedig ar y dull hwnnw. O’r herwydd, roedd o’r farn ei bod yn hanfodol cael adroddiadau misol ar y cynnydd y mae’r rhaglen drawsnewid yn ei wneud o safbwynt pontio’r bwlch cyllidebol. Dywedodd y Dirprwy Brif Weithredwr fod y byrddau’n cwrdd bob dau fis a’u bod yn awr yn gweithio ar yr achosion busnes a fydd yn nodi lefel yr arbedion angenrheidiol ac er y cydnabyddir yr angen i adrodd yn rheolaidd ar gyflawniad y prosiectau, nid sicrhau arbedion yw nod yr holl brosiectau trawsnewid.
Pwysleisiodd Aelodau’r Pwyllgor Archwilio bwysigrwydd adrodd yn rheolaidd ac yn amserol ar y rhaglen drawsnewid ac fel pwyllgor, nododd yr aelodau y buasent yn gwerthfawrogi cael eu diweddaru ar y rhaglenni hynny sy’n ymwneud yn benodol â nodi a datblygu arbedion o ran darparu gwasanaethau sy’n gysylltiedig â phontio’r bwlch cyllidebol. Awgrymodd y Dirprwy Brif Weithredwr mai’r Swyddogion sy’n ystyried y fforymau mwyaf priodol a pherthnasol ar gyfer adrodd iddynt ar y cynnydd gyda’r rhaglen drawsnewid, yn benodol o ran monitro mesurau effeithlonrwydd ynghyd â sylwedd y wybodaeth honno ac y byddant, yn y cyfamser yn briffio Cadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor Archwilio ar y mater.
Penderfynwyd nodi’r wybodaeth a gyflwynwyd.
CAMAU GWEITHREDU’N CODI: Y Dirprwy Brif Weithredwr a Rheolydd y Rhaglen Drawsnewid i ystyried y sianelau adrodd o ran monitro cyflawniad yr arbedion effeithlonrwydd ac adrodd yn ôl i’r Pwyllgor hwn. Cadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor Archwilio i gael eu briffio yn y cyfamser.