Eitem Rhaglen

Cyflwyno’r Ddogfen Cyflawni Blynyddol  2014/15.

Cyflwynwyd adroddiad gan y Rheolwr Cynllunio Rhaglen a Busnes yn ymgorffori dogfen ddarparu flynyddol Cyngor Sir Ynys Môn (Cynllun Gwella) 2014/15 i ystyriaeth ac er sylwadau’r Pwyllgor.

Dywedodd yr Ymgynghorydd Perfformio bod y Ddogfen Ddarparu Flynyddol yn amlinellu sut y bydd yr Awdurdod yn darparu ar ei addewidion dros y deuddeng mis sydd i ddod o dan y saith thema allweddol yng Nghynllun Corfforaethol 2013-17 ,a rhoddodd amlinelliad byr ohono.

Roedd y canlynol yn faterion a amlygwyd gan Aelodau’r Pwyllgor ar y ddogfen:

•  Gofynnwyd ym mha ffordd yr oedd y ddogfen ddarparu yn cyd-fynd â’r Cynllun Corfforaethol.  Eglurodd y Cynghorydd Perfformiad bod y Ddogfen Ddarparu yn crynhoi sut y mae’r gwasanaethau yn bwriadu cyflawni amcanion y Cynllun Corfforaethol yn ystod 2014/15.

•  Crybwyllwyd y bwriad i sefydlu Panel Strategaeth Ddiogelu mewn perthynas â phlant a phobl ifanc ac awgrymwyd y dylai hyn gael ei adlewyrchu yn y Ddogfen Ddarparu.  Dywedodd y Deilydd Portffolio Tai a Gwasanaethau Cymdeithasol bod systemau diogelu yn eu lle ond roedd angen o hyd i barhau i ddatblygu ymwybyddiaeth Aelodau o’u cyfrifoldebau yng nghyswllt rhiantu corfforaethol a beth yr oedd y rôl honno yn ei olygu.

•  Tra’n derbyn y ddogfen fel un uchelgeisiol ac un oedd i’w chanmol yn ei bwriadau, mynegwyd peth pryder ynglŷn â pha mor gyraeddadwy ydoedd o fewn amserlen o flwyddyn ac o fewn cyd-destun o adnoddau oedd yn prinhau.  Pwysleisiwyd bod angen i amcanion fod yn rhai realistig a chyraeddadwy ac yn cael eu cefnogi gan dystiolaeth o sut y maent yn mynd i gael eu hariannu.  Dywedodd Arweinydd y Cyngor bod ystyriaeth ddyledus wedi ei roi i fwriadau’r ddogfen ac i’r hyn sy’n bosibl ac fe allai bob un o’r Deilyddion Portffolio dystio i drylwyredd y broses.  Nid yw’r ddogfen ddarparu yn bwriadu dweud y bydd yr holl amcanion i bob un o’r meysydd ffocws yn cael eu cwblhau e.e. yng nghyswllt tai gofal ychwanegol bydd angen gwneud y gwaith paratoi fel y gellir symud ymlaen i ddarparu’r tai gofal ychwanegol.  At hyn, mae’r ddogfen yn cael ei chefnogi gan fframwaith atebolrwydd ar ffurf y byrddau prosiect a thrawsnewid er mwyn sicrhau bod gwaith yn cael ei wneud yn unol â’r targedau.  O safbwynt y gwasanaeth tai, dywedodd Pennaeth y Gwasanaeth Tai ei bod yn hyderus y bydd yr amcanion ar gyfer y Gwasanaethau Tai yn cael eu cyflawni a’u bod wedi eu cefnogi gan gynlluniau busnes manwl.

•  Y trefniadau ar gyfer monitro darpariaeth a chyflawni pob maes ffocws.  Dywedodd y Cynghorydd Perfformiad y bydd y gwaith o ddarparu’r themâu a’r canlyniadau yn llwyddiannus yn cael ei fonitro drwy brosesau rheoli perfformiad sefydlog yr Awdurdod a gweithdrefnau eraill yn cynnwys cyfarfodydd chwarterol rheolaidd lle bydd gwasanaethau’n cael eu herio ar eu perfformiad a’u defnydd o adnoddau.

•  A yw trawsnewid system TGCh yr Awdurdod i’w alluogi i ddod yn sefydliad 24/7 yn ymarferol o fewn amserlen o flwyddyn.  Dywedodd Arweinydd y Cyngor bod y gwaith o gyflwyno’r SRhPC (System Rheoli Perthynas Cwsmer) yn parhau a hynny’n caniatáu i gwsmeriaid gynnal trafodion o’r cychwyn i’w diwedd gyda dim ond ychydig neu ddim ymyrraeth gan swyddogion.  Mae ystyriaeth yn cael ei roi hefyd i systemau eraill sy’n rhoi mynediad ar-lein i gwsmeriaid i wybodaeth e.e. Y Dreth Gyngor.  Wrth reswm bydd raid talu sylw i gwsmeriaid nad oes ganddynt fynediad i’r Rhyngrwyd drwy weithio gyda phartneriaid ynglŷn â darparu gwasanaethau band llydan, a rhaid i’r Awdurdod foderneiddio ei systemau ac roedd hynny yn golygu rhyngweithio a manteisio ar y cyfleon yng nghyswllt e-lywodraeth.

•  Lleisiodd y Cynghorydd Llinos Huws nifer o bwyntiau penodol yn y ddogfen yn cynnwys mewn perthynas â’r rhaglen ail-alluogi a’r gostyngiad mewn cyllid i sefydliadau gwirfoddol ac mewn perthynas ag adfywio cymunedol a chyfleon a cyflogaeth a chreu prentisiaethau a dywedodd y byddai’n cysylltu’n uniongyrchol ar y materion hyn gydag Arweinydd y Cyngor.

•  Cafwyd awgrym y gellid gwneud y defnydd gorau o Sgriwtini drwy ganolbwyntio ar y saith thema yn y ddogfen a thrwy ail-ymweld â’r themâu hynny yn ystod y flwyddyn i fonitro canlyniadau.  Dywedodd y Rheolwr Sgriwtini - i bwrpas y cyfarfod briffio sgriwtini roedd wedi ail-weithio’r ddogfen i ffurf tabl i Aelodau ei ddefnyddio i allu cymharu gyda’r Cerdyn Sgorio Corfforaethol.  Dywedodd y Swyddog y gallai’r themâu gael eu cynnwys o fewn Rhaglen Waith y Pwyllgor drwy gysylltu i mewn rai o’r adroddiadau gwasanaeth gyda cyfarfod yn cael ei drefnu o’i gwmpas fel y gallai Aelodau’r Pwyllgor a Sgriwtini fel tîm gael eu cadw ar y blaen gyda datblygiadau a’u bod yn gallu ychwanegu gwerth i’r broses.  Yng nghyswllt fformat y Ddogfen Ddarparu dywedodd y Cynghorydd Perfformiad bod y ddogfen ar ffurf naratif oherwydd ei bod yn ddogfen oedd yn cyfeirio at allan ac ar gyfer y cyhoedd.

Penderfynwyd derbyn y Ddogfen Ddarparu Flynyddol am 2014/15 ac i nodi ei gynnwys a hefyd y sylwadau a wnaed yn ystod y drafodaeth arno.

CAMAU GWEITHREDU’N CODI: Y Rheolwr Sgriwtini mewn ymgynghoriad gyda’r Cadeirydd i benderfynu ar y ffordd orau o ymgorffori themâu’r Ddogfen Ddarparu o fewn Blaenraglen Waith y Pwyllgor ar gyfer sgriwtini yn ystod y flwyddyn.