Derbyn cyflwyniad gan y Pennaeth Caffael Dros Dro.
Cofnodion:
Yn unol â phenderfyniad y Pwyllgor Archwilio yn ei gyfarfod ar 10 Ebrill, rhoddodd y Pennaeth Dros Dro Caffael gyflwyniad i’r Pwyllgor ar brif ganfyddiadau gwaith gwirio ffitrwydd caffael ar gyfer Cyngor Sir Ynys Môn gan KPMG ynghyd â chamau gweithredu oedd wedi eu cynllunio ar gyfer gwella’r meysydd lle'r oedd diffygion wedi eu nodi fel rhan o raglen gynhwysfawr ar gyfer gwella caffael.
(Roedd adroddiad KPMG ar gael i Aelodau’r Pwyllgor fel dogfennau cefndirol)
Ymhelaethodd y Pennaeth Dros Dro Caffael ar y materion canlynol fel rhan o’r cyflwyniad:
• Y fethodoleg a ddefnyddiwyd gan KPMG i gynnal y gwaith gwirio ffitrwydd sydd yn fodel asesu aeddfedrwydd caffael safonol a ddefnyddir ar draws y sectorau cyhoeddus a phreifat i werthuso effeithlonrwydd. Roedd yr agwedd yn cynnwys holiadur ar lein y gofynnwyd i staff perthnasol ei gwblhau ac roedd KPMG wedi paratoi asesiad cychwynnol yn seiliedig ar yr holiaduron o allu caffael yr awdurdod yn unol â model aeddfedrwydd Llywodraeth Cymru. Cafodd yr asesiad wedyn ei brofi a’i gymedroli mewn cyfweliadau wyneb yn wyneb a gynhaliwyd ar safle’r Awdurdod gyda rheolwyr caffael allweddol a chydranddeiliaid ar draws yr Awdurdod.
• Roedd hyd a lled y pethau a aseswyd yn cynnwys y canlynol a rhoddwyd graddfa aeddfedrwydd i Gyngor Sir Ynys Môn ar raddfa yn ymestyn o fethu â chydymffurfio fel y raddfa isaf i lefel uwch fel y raddfa uchaf, gyda pherfformiad ar gyfer pob mesur yn cael ei feincnodi yn erbyn nifer gyfartaleddog o awdurdodau Cymru a meincnod sector cyhoeddus y DU.
• Arweinyddiaeth a llywodraethiant caffael
• Strategaeth ac amcanion caffael
• Diffinio’r angen cyflenwi
• Strategaethau nwyddau/prosiectau a chaffael at y cyd
• Rheoli contractau a chyflenwyr
• Prosesau a systemau pwrcasu allweddol
• Pobl
• Rheoli perfformiad
• Crynodeb o’r camau yr oedd KPMG yn eu hargymell yn erbyn pob dimensiwn o’r model.
• Trosolwg manwl KPMG o’r canlyniadau yn ôl dimensiwn yn cynnwys sylwadau eglurhaol i gefnogi’r canfyddiadau a’r cyfleon ar gyfer gwella.
• Rhaglen yr Awdurdod ar gyfer gwella caffael a’r agweddau o asesiad KPMG y bydd y rhaglen yn rhoi sylw iddynt a sut.
• Y gallu i greu arbedion o ran y gwariant y gellir dylanwadu arno; amcangyfrif o’r arbedion cyffredinol a’r dulliau o ddarparu’r rhain drwy’r rhaglen i wella caffael yn cynnwys nodi arbedion effeithlonrwydd o £2m i £4m dros gyfnod o ddwy flynedd gyda buddsoddiad o £98k yn y swyddogaeth gaffael.
• Esiampl o broffil o’r gwariant cyfredol yn ôl categori am wasanaethau cynnal a chadw cyffredinol a’r posibilrwydd ar gyfer creu arbedion (yn amodol ar wneud dadansoddiad manwl) o dan y pennawd hwn y gallai agwedd fwy systematig ei sicrhau yn cynnwys camau all arwain at ‘enillion sydyn’ ar unwaith.
• Arbedion caffael allweddol mewn meysydd ar draws y Cyngor a’r arbedion tebygol i’w sicrhau.
Dilynwyd hyn gyda sesiwn o gwestiynau ac atebion lle rhoddwyd cyfle i’r Aelodau gael gwybodaeth eglurhaol am rai meysydd nad oeddent yn glir yn eu cylch neu eglurhad manylach ynghylch sut y byddid yn rhoi sylw i agweddau arbennig yn cynnwys y canlynol -
• Methodoleg a chadernid yr arfarniad
• Gwahaniaethau yn yr ymagwedd sylfaenol tuag at gaffael yn y sectorau preifat a chyhoeddus a sut y gallai’r anghenion am gynhwysedd, tryloywder a thegwch yn y drefn gyhoeddus ei gwneud yn broses fwy cymhleth.
• Diffyg buddsoddiad yn hanesyddol ym maes caffael fel ffactor oedd yn cyfrannu at ddiffyg aeddfedrwydd y swyddogaeth o fewn yr Awdurdod.
• Uwch sgilio staff allweddol fel rhan hanfodol o raglen wella. Awgrymwyd y dylai’r cynllun gwella nodi’r staff perthnasol a’r amserlen ar gyfer gweithredu hyn.
• Awgrymwyd y dylid defnyddio adnoddau hapddigwyddiad o fewn y gyllideb gorfforaethol i gefnogi’r rhaglen wella.
• Awgrymwyd y dylai’r gwaith o ddatblygu’r swyddogaeth gaffael a gweithredu ar adroddiad KPMG gael ei fonitro gan yr UDA. Dywedodd y Prif Weithredwr fod caffael yn faes risg a bydd yn cael ei gynnwys ar y Gofrestr Risg Gorfforaethol ac fe fydd felly’n cael ei dracio a’i fonitro.
• Y camau sydd angen eu cymryd ar unwaith i gael “enillion sydyn”.
• Sut y gall mabwysiadu agwedd fwy cynlluniedig tuag at gaffael leihau’r angen i wneud toriadau mewn ffordd dameidiog trwy alluogi i’r Awdurdod ganolbwyntio ar feysydd o wariant a gostwng y gwariant drwy broses fwriadol.
Dywedodd y Dirprwy Brif Weithredwr y bydd yn rhaid i’r buddsoddiad £98k a fwriedir yn y Swyddogaeth Gaffael ar sail gwario i arbed gael ei gefnogi gan Achos Busnes fydd yn nodi’r rhesymeg dros wariant ychwanegol yn erbyn yr arbedion sydd i’w gwneud, a chael ei gymeradwyo wedi hynny gan y Pwyllgor Gwaith. Cadarnhaodd y Pennaeth Caffael Dros Dro bod yr Achos Busnes yn y broses o gael ei ffurfio.
Roedd Aelodau’r Pwyllgor Archwilio yn cydnabod y byddent yn gallu monitro statws caffael o fewn yr Awdurdod drwy’r Gofrestr Risg Gorfforaethol ac roeddent am nodi eu bod yn dymuno cael eu diweddaru’n barhaus ynglŷn â’r arbedion fyddai’n cael eu gwneud. Dywedodd y Pennaeth Dros Dro Caffael y bydd y Model Gwireddu Manteision arfaethedig yn dangos y meysydd oedd dan sylw a’r arbedion a gynhyrchir.
Penderfynwyd derbyn y wybodaeth a chydnabod y cyfraniad a wnaed gan y Pennaeth Dros Dro Caffael.
CAMAU GWEITHREDU’N CODI: Y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) i roi diweddariad i’r Pwyllgor Archwilio yn rheolaidd ar y cynnydd gyda gwneud arbedion yn gysylltiedig â datblygu a gwella trefniadau caffael corfforaethol.