Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Gwasanaethau Tai ynglyn â’r adolygiad o’r Uned Cynnal a Chadw Adeiladau.

Cyflwynwyd i’w ystyried ac ar gyfer sylwadau, adroddiad gan y Pennaeth Gwasanaethau Tai mewn perthynas â dyfodol yr Uned Cynnal Adeiladau yn y Gwasanaeth Tai (UCA) (y DLO gynt).  Roedd yr adroddiad yn darparu gwybodaeth am yr adolygiad a wnaed o’r UCA a’r opsiynau ynghylch modelau gwasanaeth posib y gellid eu mabwysiadu, ynghyd â gwerthusiad manwl gan Solutions for Housing o’u manteision a’u hanfanteision; cynnydd yn erbyn cynlluniau gweithredu gwasanaeth cyfredol; Cynllun Busnes Tymor Canol ar gyfer y Gwasanaeth Trwsio ac Achos Busnes ar gyfer y model a ffefrir, sef cadw’r gwasanaeth yn fewnol, ynghyd â chrynodeb o’r ymgynghoriad a wnaed gyda thenantiaid ynghylch y newidiadau arfaethedig i’r gwasanaeth trwsio a chynnal.

Cafwyd cyflwyniad gweledol gan y Pennaeth Gwasanaethau Tai a oedd yn canolbwyntio ar y pwyntiau allweddol i’w hystyried.

Rhoddodd yr Aelodau sylw gofalus i’r wybodaeth a gyflwynwyd yn weledol a’r wybodaeth yn yr adroddiad ysgrifenedig.  Yn y drafodaeth helaeth a gafwyd wedyn codwyd y materion isod fel rhai yr oeddent yn dymuno rhagor o eglurhad arnynt.

•Mynegwyd pryder fod hysbyseb ddiweddar am swydd Rheolydd Trosiannol ar gyfer y Gwasanaeth Trwsio, ac yn enwedig y fanyleb ar gyfer y swydd honno, yn cymryd yn ganiataol, fe ymddengys, y byddai’r opsiwn a argymhellir yn cael ei gymeradwyo a bod y camau a gymerwyd yn rhoi’r agraff bod y mater hwn wedi ei benderfynu ymlaen llaw cyn iddo gael ei gymeradwyo’n ddemocrataidd.  Awgrymwyd bod hynny’n tanseilio prosesau llywodraethiant yr Awdurdod mai Aelodau ddylai yrru materion ac nid Swyddogion.  Ymatebodd y Pennaeth Gwasanaethau Tai trwy ddweud mai profi’r farchnad oedd hi wrth gyhoeddi’r hysbyseb ac y byddai angen Rheolydd i lenwi’r swydd wag yn sgil ymadawiad y swyddog blaenorol waeth pa opsiwn y penderfynir ei weithredu.

•Er yn cydnabod yr angen i edrych yn ofalus ar effeithlonrwydd y gwasanaeth trwsio, roedd pryderon am ddiswyddiadau posib a’r posibilrwydd y byddai’r £250K a ragwelir fel arbedion trawsnewid yn mynd ar gostau diswyddo.  Cadarnhaodd y Pennaeth Gwasanaethau Tai nad oedd strwythur staffio wedi ei gwblhau hyd yma a’i fod yn anochel y byddai arbedion yn sgil cyfuno swyddi.  Fodd bynnag, bydd unrhyw gostau diswyddo yn sgil hynny yn cael eu talu o’r Cyfrif Refeniw Tai a bydd arbedion eraill yn cael eu cynhyrchu yn sgil rhedeg gwasanaeth yn fwy effeithlon.

•Cyfeiriwyd at wahanol fathau o gontractau a nodwyd fel rhai posib dan opsiwn 2.1.3 - allanoli ochr y contractwr yn unig i gontractwr allanol, fel y fformat modern ar gyfer dyrannu gwaith sy’n tynnu cyfrifoldebau ar y safle oddi ar y cleient, ac awgrymwyd nad oedd yr opsiwn 2.1.2 a ffefrir yn ymgorffori’r trefniadau hyn yn ddigonol.  Dywedodd y Pennaeth Gwasanaethau Tai bod yr elfennau contract hyn yn dechrau cael eu cyflwyno a’u gweithredu a bod gwaith wedi ei wneud yn y cyswllt hwn.  Y bwriad yw y bydd y prosiect trawsnewid ar gyfer yr UCA yn rhoi’r gwasanaeth trwsio mewn sefyllfa gref i roi prawf ar y farchnad mewn 3 blynedd.

•Mynegwyd pryder ynghylch y posibilrwydd y byddai’r Pennaeth Gwasanaethau Tai efallai yn dymuno ystyried allanoli’r gwasanaeth cyfan pe na bai’r ailstrwythuro yn arwain at gyflawni’r lefelau perfformiad angenrheidiol h.y. allanoli elfennau cleient a chontractwr.  Mynegwyd y farn bod hynny’n risg rhy fawr o ran colli’r gwasanaeth cyfan ac y dylai’r Gwasanaeth fod yn mynd ar drywydd opsiwn sy’n cynnig mwy o sicrwydd a sefydlogrwydd o'r cychwyn cyntaf hyd yn oed os yw hynny'n golygu contractio allan ar ryw ffurf.

•Awgrymwyd nad oedd yr arbedion trawsnewid a ragwelwyd o £250k ar drosiant blynyddol o oddeutu £5m yn uchel, a bod yna gwmnïau allanol a fedr gynnig yr arbenigedd sydd raid wrtho ar yr ochr contractwr ac a fedrai foderneiddio’r gwasanaeth yn y ffyrdd yr oedd eu hangen ar yr un pryd h.y. opsiwn 2.1.3 - Allanoli’r ochr contractwr yn unig i gontractwr allanol.  Awgrymwyd Opsiwn 2.1.3 fel model ymarferol ar gyfer y tymor hir a hefyd yn seiliedig ar y data yn y matrics sgorio mewn perthynas â Gwerth Am Arian (GAA).  Nodwyd nad oes raid i’r Awdurdod fod yn gyflogwr i fedru darparu gwasanaeth.  Dywedodd y Pennaeth Gwasanaethau Tai y byddai Opsiwn 2.1.3 yn golygu colli rheolaeth dros yr elfen contractwr gan roi’r gost o foderneiddio’r gwasanaeth a buddsoddi yn y staff ar yr awdurdod.  Byddai hefyd yn groes i ddymuniadau’r tenantiaid.  Dywedodd ei bod yn cefnogi casgliadau’r gwaith a wnaed yn seiliedig ar y matrics sgorio a bod y Cynllun Busnes ar gyfer y Tymor Canol yn mynnu ar 21 o amodau o ran sicrhau gwerth am arian.

•Yn ogystal, gwyntyllwyd cyfuniad o opsiwn 2.1.2 ac opsiwn 2.1.5 (allanoli rhannau o’r gwasanaeth) fel ffordd ymlaen gan ddibynnu ar ba elfennau o’r gwasanaeth sy’n addas i’w hallanoli.  Er mwyn penderfynu pa agweddau ar y gwasanaeth y gellid eu hallanoli, dywedodd y Pennaeth Gwasanaethau Tai y byddai astudiaeth gwerth am arian yn cael ei chynnal ar wahanol feysydd.  Bydd pob agwedd ar y gwasanaeth yn cael ei herio trwy’r Cynllun Busnes. 

•Oherwydd maint a chymhlethdod y mater a’r ystyriaethau cysylltiedig cynigiwyd hefyd y dylai’r Cyngor Sir llawn benderfynu’r mater.

Ar ôl rhoi sylw i’r mater, penderfynwyd nodi nad oes raid i’r Pwyllgor wneud penderfyniad ar opsiwn, ond gwneud argymhelliad i’r Pwyllgor Gwaith - i gynnig trafodaeth yn y Cyngor llawn cyn penderfynu’r mater.  Mae’r Pwyllgor wedi ystyried yr adroddiad ac wedi diystyru rhai o’r opsiynau ac wedi ystyried rhinweddau: Opsiwn 2.1.3 (allanoli’r ochr contractwr yn unig i gontractwr allanol) a chyfuniad o opsiynau 2.1.2 (cadw’r gwasanaeth yn fewnol ond cyfuno’r swyddogaethau cleient a chontractwr a moderneiddio’r gwasanaeth) a 2.1.5 (allanoli rhannau o’r gwasanaeth) ar gyfer trafodaeth bellach yn y Cyngor llawn.