Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog 151 Dros Dro. (ADRODDIAD I DDILYN)

Cyflwynwyd er ystyriaeth y Pwyllgor adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 Dros Dro oedd yn rhoi amlinelliad o’r meysydd allweddol yn y Datganiad Cyfrifon 2013/14. 

Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 Dros Dro bod y broses o gwblhau’r Datganiad o Gyfrifon drafft yn unol â’r amser cau statudol ar ddiwedd mis Mehefin wedi bod yn broses heriol, ond fe lwyddwyd i gau’r cyfrifon erbyn yr amser cau a chafodd y Datganiad drafft ei arwyddo gan y Swyddog Adran 151 Dros Dro ar 30 Mehefin.  Bydd y Datganiad o Gyfrifon yn awr yn destun archwiliad allanol cyn ei ailgyflwyno i gyfarfod mis Medi o’r Pwyllgor Archwilio ynghyd â barn yr Archwilwyr arno.  Rhoddodd y Swyddog grynodeb o’r alldro refeniw a chyfalaf ar gyfer blwyddyn ariannol 2013-14 fel y cawsant eu hadrodd i’r Pwyllgor Gwaith ar 9 Mehefin.

Dywedodd y Cyfrifydd Dros Dro (Cau Cyfrifon) bod angen diolch yn fawr i staff y Tîm Gwasanaeth Cyllid am eu hymdrechion i sicrhau cwblhau’r cyfrifon drafft o fewn yr amser penodedig a chyfeiriodd at y pethau yr oedd eu hangen wrth gau'r cyfrifon a beth fydd yr archwilwyr yn ei archwilio o ran cywirdeb datganiadau ariannol ac agweddau ansoddol eu cyflwyniad.

Cadarnhaodd Mr. Joe Hargreaves, PwC bod y gwaith o archwilio’r cyfrifon wedi dechrau ac yn mynd yn ei flaen ac y bydd unrhyw faterion fydd yn codi o’r gwaith hwnnw yn cael ei adrodd yn llawn i’r Pwyllgor Archwilio yn ei gyfarfod ym mis Medi.

Ategodd y Cadeirydd y gosodiadau a wnaed ynglŷn â’r angen i ganmol y Gwasanaeth Cyllid am allu cau’r cyfrifon ar amser a gwahoddodd y Pwyllgor i wneud ei sylwadau ar y wybodaeth a gyflwynwyd.

Yn y drafodaeth a ddilynodd, gofynnodd Aelodau’r Pwyllgor gwestiynau ynglŷn â’r materion a ganlyn –

•           Dyledion Amheus – mynegwyd pryder mewn perthynas â balans dyledwyr tymor byr y Cyngor ar £29.3m ac roedd teimlad bod hynny’n ormodol yn arbennig ar amser pan mae’r Awdurdod  dan fwy a mwy o bwysau i gynhyrchu arbedion ac i wneud i’r adnoddau sydd ganddo fynd ymhellach.  Ceisiodd yr Aelodau gael eglurhad o’r sefyllfa o ran ffynhonnell y dyledion; unrhyw fesurau a gymerwyd neu a gynlluniwyd i adennill yr arian sy’n ddyledus a’r cyfnod o amser y gadawyd i’r dyledion gasglu. 

Roedd y Pennaeth Swyddogaeth a Swyddog Adran 151 Dros Dro yn cydnabod y pryder a dywedodd bod proses gadarn wedi ei rhoi yn ei lle i fynd i’r afael â’r mater yn y misoedd i ddod ac roedd cysylltiad â’r UDA a’r Aelodau ynglŷn â hyn, ond oherwydd bod y mater o ddyledion amheus wedi ei nodi, ac er mwyn bod yn hollol gywir, rhaid gwneud darpariaeth ar eu cyfer yn y cyfrifon. Dywedodd y Swyddog y gallai’r rheswm dros beidio â chasglu dyledion fod oherwydd nifer o resymau ac fel arfer fe ddylai fod yna broses ar gyfer dod â dyledion amheus yn eu blaen i osgoi iddynt gronni dros amser.  Bydd adroddiad ar y prosiect ar gyfer delio â’r mater yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor Gwaith ym mis Medi ac fe ellir dod â’r adroddiad hefyd i’r Pwyllgor Archwilio os yw’r Aelodau yn dymuno hynny.  Yr amcan ar hyn o bryd yw canolbwyntio ar rai dyledion o werth uchel a fydd, os gellir eu datrys, yn dod â’r cyfanswm i lawr yn sylweddol.

Dywedodd Mr. Joe Hargreaves, PwC bod darpariaeth o £4.4m ar gyfer dyledion amheus/ tymor byr wedi ei wneud yn Natganiad Cyfrifon 2012/13.  Roedd hwn wedi codi tua £1.2m yn y cyfnod ers hynny.  O safbwynt archwiliad, bydd y ddarpariaeth ar gyfer dyledion amheus yn cael ei harchwilio'r flwyddyn hon fel sy’n arferol, er ei fod yn swm mawr nid yw’n cael ei ystyried fel cynnydd o bwys yn seiliedig ar y niferoedd.  O ran gwneuthuriad y ddyled o £29.3m, mae’r cyfrifon yn cynnwys nodyn datgelu sy’n gosod allan y categoriau eang o ddyledwyr.

•           Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol a’r sefyllfa o safbwynt yr atebolrwydd pensiynau net a’r gwaethygiad ymddangosiadol yn y sefyllfa bensiynau.  Dywedodd Mr. Joe Hargreaves, PwC fod Cynllun Pensiwn Gwynedd wedi ei ailbrisio’n ffurfiol ers y Datganiad Cyfrifon diwethaf ac mae’r atebolrwydd wedi cynyddu. Roedd ffactorau ynglŷn â hyn wedi ei gynnwys yn y prisiad actiwaraidd.  Bydd yr archwilwyr yn archwilio’r tybiaethau hynny ac y maent eisoes wedi asesu’r symiau sy’n berthnasol iddo.  Bydd yr Archwilwyr hefyd yn archwilio’r wybodaeth y mae’r Awdurdod yn ei darparu i Gynllun Pensiynau Cyngor Gwynedd.  Eglurodd y Cyfrifydd Dros Dro (Cau Cyfrifon) y ffactorau oedd yn cael effaith ar berfformiad y Gronfa Bensiwn yn ogystal â’r asesiadau ar wahanol ddarnau y mae’r sefyllfa atebolrwydd yn seiliedig arno fel y’i hadlewyrchir yn y cyfrifon.  Cyfeiriodd y Rheolwr Archwilio at y cyflwyniad ar Gronfa Bensiwn Llywodraeth Leol Gwynedd a wnaed i’r Pwyllgor Archwilio'r flwyddyn ddiwethaf a dywedodd mai’r bwriad oedd adrodd yn ôl i’r Pwyllgor Archwilio yn flynyddol ar berfformiad y gronfa bensiwn.

•           Pa mor ddigonol oedd y ddarpariaeth a wnaed yn y cyfrifon ar gyfer Arfarnu Swyddi a Thâl Cyfartal.  Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 Dros Dro bod yr Awdurdod wedi gosod o’r neilltu swm i gynnwys costau Tâl Cyfartal.  Bu’n llwyddiannus yn ei gais i Lywodraeth Cymru i gyfalafu unrhyw gostau fel bod unrhyw wariant a dalwyd allan y flwyddyn ddiwethaf yn cael ei ariannu o adnoddau cyfalaf y Cyngor gyda hynny’n golygu mai ond ychydig iawn y bydd yn rhaid ei gymryd o’r arian refeniw a roddwyd o’r neilltu.  Mae’r arian hwnnw i bob pwrpas ar gael ar gyfer unrhyw hawliadau yn y dyfodol.

•           Y rhesymeg dros gadw Cronfa Yswiriant Fewnol oedd yn ymddangos fel pe bai wedi diffygio dros yr ychydig flynyddoedd diwethaf ac y gwnaed ychydig iawn o alw arno.  Gofynnwyd a allai’r adnoddau o fewn y gronfa hon gael eu cyfeirio i bwrpas mwy defnyddiol.  Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) Dros Dro bod y Gronfa yn darparu arian wrth gefn y gallai’r Cyngor dynnu ohono i gyfarfod â hawliadau fyddai fel arall yn cael eu talu gan ddarparwr yswiriant allanol ac y byddai’n rhaid talu premiwm am hynny.  Mae’n ffordd o reoli cyfrifoldebau a risgiau lle mae’r arian a delir allan yn isel.  Eglurodd y Rheolwr Risg ac Yswiriant bwrpas y Gronfa yswiriant mewnol o gymharu â’r diogelwch a ddarperir gan yswiriant allanol yr awdurdod. Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 Dros Dro y bydd hyd a lled gwahanol ffynonellau arian wrth gefn y Cyngor a’i falansau a’r rhesymau dros eu cael yn destun adroddiad i’r Pwyllgor Gwaith ym mis Medi ac fe ellir dod â’r adroddiad i’r Pwyllgor Archwilio hefyd pe bai’r Aelodau’n dymuno hynny.

•           Gofynnwyd a oedd y datganiadau a wnaed yn yr adroddiad bod yr ansicrwydd ynglŷn â lefelau’r cyllid yn y dyfodol i lywodraeth leol yn cael ei farnu i fod yn ddigonol i allu rhoi syniad y gallai asedau’r Cyngor gael eu heffeithio oherwydd yr angen i gau cyfleusterau a gostwng lefelau’r gwasanaethau o gadw mewn cof leihad dangosol o 4.5% yn y grant gan Lywodraeth Cymru.  Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 Dros Dro bod y proses cyfrifon yn gofyn am i farn gael ei wneud a safbwynt gael ei fynegi ar ddichonolrwydd ariannol y Cyngor ac mai’r farn a fynegir o gymryd i ystyriaeth y peirianwaith a’r prosesau sydd gan y Cyngor yn eu lle i fynd i’r afael â’r heriau ariannol y mae’n eu hwynebu, yw ei fod yn parhau i fod yn endid ariannol dichonol.

•           Ceisiwyd cael eglurhad ynglŷn â’r sefyllfa staffio a’r gwahaniaeth ymddangosiadol rhwng y sefyllfa bresennol lle mae’r Cyngor yn cyflogi mwy o staff nag yr oedd yn ei wneud flwyddyn yn ôl a thanwariannau mewn gwasanaethau sydd i’w cyfrifo’n  rhannol amdanynt yn yr adroddiad ar swyddi gwag sydd heb eu llenwi.  Eglurodd y Deilydd Portffolio Adnoddau Dynol beth oedd y sefyllfa a chadarnhaodd bod staff yn gwneud mwy gyda llai a’u bod yn gweithio mewn ffyrdd gwahanol e.e. trwy fabwysiadu arferion gweithio’n hyblyg.

Penderfynwyd nodi’r adroddiad a’r eitemau allweddol oedd wedi eu hamlinellu ynddo a hefyd y sylwadau a wnaed.

CAMAU GWEITHREDU YN CODI: Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 Dros Dro i ddarparu i’r Pwyllgor Archwilio yn ei gyfarfod ym mis Medi – y canlynol:

•           Adroddiad cynnydd ar y prosiect oedd â’r dasg o fynd i’r afael â sefyllfa a balans dyledwyr y Cyngor.

•           Adroddiad ar ystod a maint cronfeydd wrth gefn y Cyngor a’r balansau a’r rhesymeg dros eu cael.