Eitem Rhaglen

Cyflwyno’r Cerdyn Sgorio Corfforaethol am Chwarter 1 2014/15.

Cyflwynwyd i’r Pwyllgor i’w ystyried gwybodaeth am berfformiad yn erbyn dangosyddion allweddol mewn perthynas â Rheoli Pobl, Rheolaeth Ariannol, Rheoli Perfformiad a Gwasanaeth Cwsmer ar ddiwedd Chwarter 1 2014/15 fel oedd wedi ei grynhoi yn y Cerdyn Sgorio Corfforaethol.

Dywedwyd wrth y Pwyllgor bod y broses a’r dangosyddion ar gyfer yr ail flwyddyn wedi eu mireinio yn dilyn ymgynghori gyda’r Uwch Dim Arweinyddiaeth a’r Pwyllgor Gwaith a’r Pwyllgor Gwaith Cysgodol. 

Rhoddodd yr Aelodau ystyriaeth i’r adroddiad a thynnu sylw at y materion canlynol fel rhai oedd angen eglurhad pellach:

•  Y tanberfformiad yng nghyswllt dangosyddion SCA/018b: y ganran o ofalwyr oedolion oedd wedi cael asesiad neu adolygiad o’u hanghenion yn ystod y flwyddyn a SCA/018c: y ganran o ofalwyr oedolion oedd wedi eu hasesu neu eu hail-asesu yn ystod y flwyddyn ac a gafodd wasanaeth.  Roedd y Pwyllgor yn bryderus am y dirywiad mewn perfformiad yn erbyn y ddau ddangosydd hyn ac awgrymwyd bod angen parhau i’w monitro yn ofalus er mwyn osgoi unrhyw ddirywiad pellach.

Roedd y Deilydd Portffolio Tai a Gwasanaethau Cymdeithasol yn cydnabod bod y data perfformiad yn y ddau faes hwn yn siomedig ac roedd pwysau gwaith sylweddol wedi bod ar y tîm gwasanaeth.  Pwysleisiodd y Cyfarwyddwr Cymuned bod gwasanaethau i ofalwyr yn bwysig a bod Ynys Môn yn cael ei gydnabod fel awdurdod sy’n perfformio’n eithaf da yn y cyd-destun hwn.  Mae hwn yn faes lle mae’r tîm gwasanaeth wedi cynnwys ond un neu ddau unigolyn penodol yn delio â cheisiadau am asesiadau gan olygu bod unrhyw absenoldeb yn cael mwy o effaith ar y mesur o safbwynt yr asesiadau a wnaed.  Roedd y proses wedi cronni oherwydd materion yn ymwneud ag argaeledd staff i ddelio â'r gwaith.  Bydd Pennaeth y Gwasanaeth Oedolion yn adolygu’r system gyfan ynghyd â chysondeb y broses gofnodi ac y mae eisoes wedi dechrau ar y dasg honno.  Hefyd, targedau yw’r dangosyddion sy’n cael eu gosod yn lleol ac nid oedd yn bosibl cymharu tebyg at ei debyg mewn perthynas â siroedd eraill.  Felly os yw’r gofalwyr yn derbyn gwasanaeth y tu allan i system y Cyngor, yna ni fyddai hynny wedi ei gyfrif fel ymateb.  Felly mae yna nifer o ffactorau o fewn y broses sy’n egluro’r dirywiad mewn perfformiad yn y ddau faes hwn.

•  Y patrwm at i lawr yn y perfformiad o ran dangosydd SCC/43a mewn perthynas â chanran yr asesiadau craidd a gwblheir o fewn 35 diwrnod.

Dywedwyd wrth y Pwyllgor bod y dangosydd uchod yn un o dros 40 y gofynnir i’r Gwasanaethau Plant ymateb iddynt ar lefel Cymru gyfan.  Mae yna hefyd ddangosyddion lleol sydd wedi eu mabwysiadu.  Eglurodd y Swyddog beth oedd hanfod asesiad craidd yng nghyd-destun y Fframwaith Asesu ar gyfer Plant a Theuluoedd a’r hyn y mae’n ei olygu o ran adeiladu ar wybodaeth gychwynnol, yn ogystal â’r math o wybodaeth y mae’n ei ddarparu sy’n helpu gyda chael darlun cyflawn o anghenion plentyn, amgylchiadau’r teulu a gallu’r gofalwyr i edrych ar ôl y plentyn a’i gadw ef/hi yn ddiogel.  Mae hyn yn galluogi i’r Awdurdod benderfynu a yw plentyn unigol mewn risg.  Mae perfformiad yr Awdurdod yn y maes hwn wedi gwella’n gyson dros flynyddoedd blaenorol o fod yr isaf yng Nghymru yn 2010/11 ar 22% drwy 46%, 80% a 76% mewn blynyddoedd dilynol yn erbyn cyfartaledd Cymru o 76%.  Targed y Gwasanaeth yw 85% sydd yn uchelgeisiol.  Roedd perfformiad yn y chwarter cyntaf 2014/15 wedi llithro oherwydd y perfformiad yn Ebrill lle nad oedd ond 40% o’r asesiadau craidd wedi eu cwblhau o fewn y cyfnod amser gofynnol.  Roedd y rhain yn cyfateb i ddau achos yn ymwneud â grŵp o 4 a 5 brawd/chwaer.  Oherwydd y nifer gweddol isel o blant y gofelir amdanynt y mae’r Awdurdod yn delio â hwy ym Môn, gall teuluoedd unigol gael effaith anghymharus ar ganlyniadau.  Eglurodd y Swyddog rai o’r materion a’r cymhlethdodau gydag asesu dau grŵp o blant a’r amser oedd ynglŷn â hynny.  Ar gyfartaledd, yr amser ar gyfer cwblhau asesiadau am y mis oedd 42 diwrnod sydd yn is na’r targed a osodwyd gan y Gwasanaeth ei hun sef y dylai unrhyw asesiadau na chawsant eu cwblhau mewn 35 diwrnod gael eu cwblhau o fewn 45 diwrnod.  Roedd y Gwasanaeth yn deall y rhesymau pam yr oedd y ddau achos dros darged ac roedd gwelliant wedi ei weld ym mis Mai (83%), Mehefin (92%) a Gorffennaf (100%).  Dywedodd y Swyddog bod gan y Gwasanaeth Gynllun Gweithredu a rhoddodd eglurhad o’i gynnwys er mwyn sicrhau bod y sefyllfa yn cael ei rheoli a’i gwella.  Hefyd fe gynhelir cyfarfodydd perfformiad wythnosol i fonitro’r maes hwn yn rheolaidd.  Mae archwiliad ansawdd o asesiadau wedi ei gynnal i sicrhau eu bod yn cyfrannu’n adeiladol i benderfyniadau am blentyn.

Roedd y Pwyllgor yn derbyn yr eglurhad a roddwyd am y tangyflawniad ac yn cymryd sicrwydd o hynny.

•  Tra’n cydnabod y gwelliant gyda rheoli cyfraddau absenoldeb salwch, dywedodd Aelod ei fod yn parhau yn bryderus oherwydd cost absenoldeb salwch am Chwarter 1 oedd yn fwy na £500K a goblygiadau hynny o safbwynt costau tebygol am flwyddyn gyfan.  Nododd yr Aelod hefyd ei bod yn hanfodol bod yr Awdurdod yn parhau i ymdrechu i weld gwelliannau pellach ynglŷn â pherfformiad yn cynnal cyfweliadau Dychwelyd i’r Gwaith ac na ddylai laesu dwylo am y gyfradd cyflawni 80% ar ddiwedd Chwarter 1.

Dywedodd y Deilydd Portffolio Trawsnewid Perfformiad, Cynllun Corfforaethol ac Adnoddau Dynol ei bod yn hanfodol bod absenoldeb salwch yn cael ei ddadansoddi ymhellach er mwyn sefydlu’r natur a’r math o absenoldebau.  Bu dylanwad y Cydlynydd Absenoldeb Salwch yn greiddiol yn helpu’r adrannau i fynd i’r afael ag absenoldebau salwch yn arbennig absenoldebau tymor byr.  Rhaid i’r Awdurdod hefyd fod yn sensitif yn ei agwedd tuag at absenoldebau salwch tymor hir a dylid cael nod o geisio cyflawni graddfa mor uchel ag sy’n bosibl o gyfweliadau Dychwelyd i’r Gwaith a rhaid i reolwyr adrannol ddeall hynny.  Gall cost absenoldeb salwch amrywio o chwarter i chwarter gan ddibynnu ar lefel cyflog yr aelodau staff sy’n absennol.  Fodd bynnag, rhaid dilyn yr egwyddor bod yn rhaid gweithredu a sefydlu pam fod unigolyn yn absennol a beth fydd hyd tebygol y salwch, a fydd yn ail-godi ac a fyddai unrhyw ymyrraeth ataliol o fudd neu a oes angen hynny.  Mae rheoli absenoldeb salwch yn fater sy’n parhau ac mae’r Cerdyn Sgorio Corfforaethol yn erfyn defnyddiol yn dod â llithriadau i sylw’r Rheolwyr a’r Aelodau.  Fodd bynnag, dylid nodi bod y patrwm 12 mis o safbwynt perfformiad Rheoli Pobl yn symud at i fyny.

•  Ceisiwyd cael eglurhad am statws coch ac amber y prosiectau o fewn Hamdden a’r Llyfrgell.

Dywedodd y Deilydd Portffolio Trawsnewid Perfformiad, Cynllun Corfforaethol ac Adnoddau Dynol y byddai’r cynnydd gyda’r trefniadau Prosiect Trawsnewid Hamdden yn cael eu hadrodd i’r Bwrdd Rhagoriaeth Gwasanaeth ddiwedd mis Medi.  Eglurodd y Rheolwr Cynllunio Busnes a Rhaglen nad oes mandad hyd yn hyn ar gyfer y Prosiect Trawsnewid Hamdden sy’n egluro’r rheswm am y statws coch ac mae disgwyl cael symudiad hefyd ar y Prosiect Llyfrgell.

Penderfynwyd –

•  Nodi:

   •  Y mesurau lliniaru sy’n gysylltiedig â meysydd o bryder fel a amlinellir ym mharagraffau 4.1.1 i 4.1.4 yr adroddiad.

   •  Eglurhad y Swyddogion a’r Deilyddion Portffolio am y meysydd o bryder a amlygwyd gan y Pwyllgor yn ystod cwrs y drafodaeth i’w gyfathrebu i’r Pwyllgor Gwaith yn ei gyfarfod ar 8 Medi.

CAMAU’N CODI:

   •  Yng nghyswllt SCA/0 18b ac 18c, y Pwyllgor i dracio cynnydd mewn perthynas â bwriad y Pennaeth Gwasanaethau Oedolion i gynnal adolygiad o’r sefyllfa erbyn diwedd Chwarter 2 gyda golwg ar roi adnoddau ychwanegol i mewn yn y mannau hyn os nad yw’r targedau perfformiad wedi’u cyflawni.

   •  Yng nghyswllt SCC/43A, Pennaeth y Gwasanaeth Plant i roi copi i’r Pwyllgor o’r adroddiad ar ganlyniad yr archwiliad ansawdd o asesiadau plant pan fyddant wedi’u cwblhau a’u terfynu.