Eitem Rhaglen

·        Cyflwyno’r Datganiad Cyfrifon am 2013/14.

·        Cyflwyno adroddiad Archwilio Allanol ynglyn â’r Archwiliad o’r Datganiadau Ariannol (Adroddiad ISA 260).

ADRODDIADAU I DDILYN

3.1  Cyflwynwyd er ystyriaeth y Pwyllgor adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 Dros Dro yn cynnwys y cyfrifon terfynol ar gyfer blwyddyn ariannol 2013/14.

Cadarnhaodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 Dros Dro bod yr archwiliad manwl o’r cyfrifon bellach wedi ei gwblhau’n sylweddol a bod adroddiad yr Archwilydd wedi ei ryddhau.  Roedd nifer o newidiadau i’r cyfrifon drafft ar gyfer 2013/14, sef y rhai a gyflwynwyd i gyfarfod mis Gorffennaf o’r Pwyllgor hwn wedi’u cynnwys yn y fersiwn derfynol.  Dywedodd y Swyddog bod y materion oedd yn codi o’r archwiliad wedi’u gweithredu ac y bydd mwy o weithredu arnynt yn y dyfodol ac ystyrir ei bod yn arfer dda i’r Pwyllgor Archwilio dderbyn sicrwydd y bydd unrhyw newidiadau dilyniadol i arferion a gweithdrefnau yn cael eu dwyn ymlaen yn llwyddiannus.  Felly byddai’n adrodd yn ôl i gyfarfod y Pwyllgor hwn ym mis Rhagfyr gan amlinellu unrhyw welliannau a wnaed i brosesau a systemau er mwyn sicrhau y bydd y broses o gau’r cyfrifon yn 2014/15 yn mynd rhagddi yn rhwydd.

3.2  Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor, adroddiad yr Archwilydd Allanol ar ganlyniad yr archwiliad o’r Mantolenni Ariannol (Adroddiad o dan Safon Ryngwladol ar Archwilio 260). 

Cadarnhaodd Mrs Lynn Pamment, Arweinydd Ymgysylltiad Archwilio Ariannol ei bod yn fwriad gan yr Archwilydd Penodedig ryddhau adroddiad archwilio diamod (fel yn Atodiad 2) yn y datganiadau ariannol pan dderbynnir y Llythyr o gynrychiolaeth (yn seiliedig ar yr hyn oedd wedi ei nodi yn Atodiad 1) ac ym marn yr Archwilydd, roedd y datganiadau cyfrifo a’r nodiadau perthnasol yn adlewyrchiad teg a chywir o sefyllfa ariannol Cyngor Sir Ynys Môn ar 31 Mawrth 2014 ac o’i incwm a’i wariant am y flwyddyn oedd yn dod i ben.  Aeth ymlaen i ymhelaethu ar y prif ystyriaethau oedd yn codi o’r archwiliad fel oedd wedi eu nodi ym mharagraffau 10 i 41 o’r adroddiad a thynnodd sylw’r Pwyllgor at y materion canlynol:

•  Nid oedd unrhyw bryderon ynglŷn ag agweddau ansoddol arferion cyfrifo ac adroddiadau ariannol yr Awdurdod, mae’r Archwilydd am dynnu sylw at y ddibyniaeth barhaol ar staff dros dro mewn nifer o swyddi allweddol o fewn gwasanaeth cyllid y Cyngor gyda hynny’n rhoi pwysau ar y tîm cyllid i gynhyrchu drafft terfynol o’r Datganiad o Gyfrifon oedd yn cydymffurfio â Chôd CIPFA a hynny mewn pryd ar gyfer y Pwyllgor Archwilio.  Mae’n hanfodol bod trefniadau’n cael eu sefydlu mor fuan ag sy’n bosibl i sicrhau bod gan y tîm cyllid sgiliau priodol a digonol i’r dyfodol.

•  Nodwyd rhai gwendidau o bwys mewn rheolaethau mewnol yn y flwyddyn mewn perthynas â gweithredu’r system Ledger Civica ac mewn perthynas â thaliadau lle'r oedd gwaith maes archwilio allanol wedi nodi y cafwyd cais twyllodrus i newid manylion banc ar gyfer un o gyflenwyr y cyngor yn ystod y flwyddyn a bod camau wedi eu cymryd yn hynny o beth.

Codwyd y materion canlynol gan Aelodau’r Pwyllgor yn dilyn y wybodaeth a gyflwynwyd -

•  Maint a chymhlethdod y wybodaeth a gyflwynwyd ynghylch y Datganiad Cyfrifon.  O ystyried ei bod yn bwysig i’r Pwyllgor gael sicrwydd ynglŷn â chywirdeb a chadernid y datganiadau ariannol, awgrymwyd y dylid trefnu sesiwn briffio ymlaen llaw fel y gallai’r Aelodau gael y cyfle i ddod yn gyfarwydd â’r manylion y tu ôl i’r datganiad ac i roi sylw i unrhyw feysydd oedd yn peri pryder.  Dywedodd y Swyddog Adran 151 Dros Dro bod y broses o gau’r cyfrifon yn un faith ond y gallai swyddogion geisio cynnwys sesiwn ymgyfarwyddo i aelodau o fewn y broses honno. 

•  Y trefniadau ar gyfer adrodd yn ôl i’r Pwyllgor ar berfformiad Cronfa Bensiynau Gwynedd - nodwyd mewn cyfarfod blaenorol y byddai’n digwydd yn flynyddol. Roedd y Pwyllgor o’r farn ei fod yn faes o arwyddocâd digonol i’r Aelodau fod yn ei fonitro.  Dywedodd y Deilydd Portffolio Cyllid wrth y Pwyllgor bod cyfarfod blynyddol Cronfa Bensiwn Gwynedd wedi ei gynnal y mis diwethaf a bod yr Adroddiad Blynyddol ar gyfer 2013/14 wedi ei gyhoeddi.

•  Cyfeiriwyd at y mater a amlygwyd gan yr Archwilydd Allanol fel un oedd ag arwyddocâd i’r trosolwg o’r broses adrodd ariannol mewn perthynas â’r ddibyniaeth ar staff dros dro a’r risg yr oedd hyn yn ei greu i baratoi’r cyfrifon a’r broses o’u cau fel maes allweddol o weithgaredd.  Awgrymwyd y gallai agwedd fwy cydweithredol tuag at lenwi swyddi allweddol o fewn y Gwasanaeth Cyllid fod yn fwy cynhyrchiol o ran nodi a denu staff  gyda’r sgiliau addas ac y dylid ymestyn y drafodaeth y tu hwnt i Ynys Môn i sefydliadau a chyrff yn rhanbarthol allai hefyd fod yn cael problemau tebyg.  Roedd y Swyddog Adran 151 Dros Dro yn cydnabod y pwynt a dywedodd bod proses yn ei lle i ddatblygu sgiliau’r staff parhaol fel eu bod yn gwneud mwy o waith paratoi’r cyfrifon yng nghyswllt cyfrifon 2014/15.  Fe fydd angen o hyd i gael staff dros dro yn ystod y broses honno ond yn gynyddol mewn capasiti ymgynghorol.  Rhagwelir y bydd y broses o baratoi’r cyfrifon yn 2015/16 yn cael ei wneud heb fewnbwn gan staff dros dro.  Mae proses wedi ei sefydlu hefyd i ddatblygu gweithwyr cyfrifeg proffesiynol o fewn Gwasanaeth Cyllid y Cyngor ei hun gyda chyhoeddi hysbyseb am gyfrifyddion dan hyfforddiant.  Mae’r ymateb yn lleol i’r hysbyseb honno wedi bod yn gadarnhaol iawn.

•  Mynegwyd pryder ynglŷn â methiant rhai rheolaethau mewnol mewn perthynas â’r ymdrech i dwyllo’r Cyngor a ddisgrifiwyd ym mharagraff 42 adroddiad yr Archwilydd ac a oedd wedi ei nodi gan ffynhonnell y tu allan i’r Cyngor.  Nododd y Pwyllgor nad oedd unrhyw arian wedi ei golli o ganlyniad i’r twyll ond roedd am gael sicrwydd bod camau adferol wedi eu cymryd a mesurau wedi eu gweithredu rhag i hynny ddigwydd eto. Dywedodd y Swyddog Adran 151 Dros Dro bod y sefyllfa wedi ei hadolygu gyda’r camau diogelu’n cael eu tynhau.  Dywedodd ei fod mor fodlon ac y gallai fod, na fyddai digwyddiad o’r fath yn cael ei ailadrodd.  Fodd bynnag, nid yr Awdurdod hwn oedd yr unig un oedd wedi ei dargedu ac roedd y gweithgaredd yn rhan o dwyll ehangach wedi ei anelu at nifer o awdurdodau lleol ac yr oedd rhai wedi colli arian i’r sgâm sydd bellach yn destun ymchwiliad gan yr heddlu.

Penderfynwyd –

•  Argymell i’r Cyngor Sir ei fod yn derbyn ac yn cymeradwyo’r Datganiad Cyfrifon am 2013/14.

•  Derbyn yr Adroddiad ar yr Archwiliad o’r Datganiad Ariannol a nodi ei gynnwys.

CAMAU GWEITHREDU’N CODI:

•  Y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 Dros Dro i adrodd yn ôl i gyfarfod mis Rhagfyr o’r Pwyllgor hwn ar unrhyw welliannau a wnaed i arferion a phrosesau o ganlyniad i archwiliad o Ddatganiad Cyfrifon 2013/14.

•  Y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 Dros Dro i edrych ar yr ymarferoldeb o ymgorffori o fewn y gwaith o baratoi a chwblhau’r cyfrifon, sesiwn o ymgyfarwyddo i Aelodau’r Pwyllgor i’w helpu i nodi rhai materion allweddol fyddai’n codi o’r Datganiad Cyfrifon.

•  Y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 Dros Dro i drefnu i Adroddiad Blynyddol Cronfa Bensiwn Gwynedd 2013/14 fod ar gael i Aelodau’r Pwyllgor Archwilio.

•  Y Rheolwr Archwilio Mewnol i adrodd yn ôl i’r Pwyllgor Archwilio ar ganlyniad yr ymchwiliad archwilio mewnol i’r ymgais i dwyllo’r Cyngor a goblygiadau hynny o ran yr amgylchedd rheoli.