Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad Archwilio Allanol ynglyn ag Ardystio Grantiau a Dychweliadau 2012/13.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor, adroddiad Archwilio Allanol yn crynhoi canlyniadau gwaith a wnaed ar ardystio ceisiadau a dychweliadau grant yr Awdurdod am 2012/13.  Roedd yr adroddiad yn dangos lle cafodd newidiadau archwilio eu gwneud o ganlyniad i’r gwaith ardystio neu lle roedd y dystysgrif archwilio yn amodol, ac roedd yn manylu ar y prif faterion y tu ôl i bob newid ac/neu amodau a wnaethpwyd yng nghyswllt yr hawliadau grant perthnasol a’r argymhellion a wnaed.

Bu’r Pwyllgor yn ystyried yr adroddiad ac amlygwyd y materion a ganlyn -

•  O ystyried bod perfformiad yr Awdurdod yn is na chyfartaledd Cymru gydag ond 11 allan o 39 o grantiau â dychweliadau’n ddiamod heb unrhyw newidiadau, pa gamau sy’n cael eu cymryd i wella’r sefyllfa.  Dywedodd y Swyddog Adran 151 Dros Dro y bydd yr Awdurdod yn gweithredu ar yr argymhellion/camau i wella fel oedd wedi eu nodi yn Adroddiad yr Archwilydd a bydd yn adrodd yn ôl ar gynnydd i gyfarfod mis Rhagfyr o’r Pwyllgor Archwilio.

•  Trwy fod gwaith ardystio cychwynnol wedi dechrau ar gyfer ceisiadau am grantiau yn 2013/14, a oedd yr archwilwyr yn gweld unrhyw arwydd bod y sefyllfa’n gwella?  Dywedodd Mrs Lynn Pamment nad oedd digon o waith ardystio wedi ei wneud hyd yn hyn i allu asesu a oedd y sefyllfa rheoli grantiau am hawliadau’r flwyddyn honno yn gwella, ond fe allai’r Archwilwyr roi syniad anffurfiol i’r Pwyllgor ynglŷn â’r cynnydd yn ei gyfarfod nesaf.

•  Lle nodwyd bod anghysonderau neu wahaniaethau e.e. lle gwnaed taliadau am wasanaethau nad oeddent wedi cael eu darparu (Seilwaith Strategol ar Safleoedd ac mewn Adeiladau ar Ynys Môn 11/12) neu lle nad yw’r Cyngor yn gallu cyflwyno tystiolaeth i ddilysu gwariant (Grant Effeithiolrwydd Ysgol 2012/13), gofynnwyd am sicrwydd bod y rhain yn cael sylw ac y byddant yn cael eu datrys.  Pwysleisiwyd bod angen i’r Pwyllgor fodloni ei hun fod y grantiau’n cael eu gwario yn unol â’r cynllun a’u bod yn cyflawni’r amcanion y bwriadwyd nhw ar eu cyfer.  Nododd y Pwyllgor bod dau brif fater yn codi – effeithlonrwydd y systemau ariannol i dracio a chadw cyfrif o’r gwariant, a goruchwylio’r defnydd a wneir o grantiau.  Dywedodd y Swyddog Adran 151 Dros Dro y byddai’n ysgrifennu at Aelodau’r Pwyllgor i egluro’r sefyllfa mewn perthynas â’r Grant Seilwaith Strategol ar Safleoedd ac mewn Adeiladau ar Ynys Môn. Cadarnhaodd bod y prosesau rheolaeth ariannol yn cael eu hadolygu i’r dyfodol ac y byddai’n dod ag adroddiad manwl i gyfarfod nesaf y Pwyllgor yn ymhelaethu ar yr ymateb i bob hawliad grant lle roedd yr Archwilwyr wedi codi materion yn eu cylch.

•  Nad oes gan yr Aelodau Etholedig ddigon o rôl yn y broses ar gyfer rheoli grantiau a thendro.  Mae angen i Aelodau gael mwy o wybodaeth am y grantiau a ddyfernir, y corff cyllido, y meini prawf cymhwyster a’r broses o ddarparu’r grantiau.  Er bod gwelliannau wedi eu gwneud yn y  prosesau ar gyfer rheoli grantiau, nodwyd bod angen newid sylfaenol fel bod yr Awdurdod yn cael ei weld fel un o’r rhai gorau yng Nghymru yn y cyd-destun hwn.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad a nodi ei gynnwys.

CAMAU GWEITHREDU’N CODI:

•  Bod y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 Dros Dro yn rhoi adroddiad manwl i’r cyfarfod nesaf yn nodi’r cynnydd a wnaed o ran ymateb i bob hawliad grant lle roedd yr Archwilwyr wedi codi materion yn eu cylch.

•  Bod y Pennaeth Swyddogaeth Dros Dro yn rhoi eglurhad i Aelodau’r Pwyllgor ar yr hawliad grant yn 11/12 ar gyfer Seilwaith Strategol ar Safleoedd ac mewn Adeiladau yn Ynys Môn.

•  Bod yr Archwilwyr Mewnol yn rhoi arwydd bras i gyfarfod nesaf y Pwyllgor hwn o’r cynnydd a wnaed mewn perthynas â thystysgrif hawliadau grant 2013/14.