Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Rhaglen Gorfforaethol.
Cofnodion:
Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor adroddiad Rheolydd y Rhaglen Gorfforaethol yn ymgorffori Achos Busnes llawn ar gyfer bwrw ymlaen gyda’r Prosiect Gweithio’n Gallach ar y llinellau y manylwyd arnynt yn yr adroddiad.
Dywedodd yr Aelod Portffolio ar gyfer Trawsnewid Perfformiad fod y prosiect gweithio’n gallach wedi ei anelu tuag at ddarparu amrediad o arbedion fel yr amlinellir yn yr adroddiad ond, er mwyn sicrhau y gellir cyflawni’r holl arbedion, mae’n rhaid derbyn a mabwysiadu’r prosiect yn ei gyfanrwydd gan gynnwys y cynigion o fewn y tri argymhelliad eang. Yn seiliedig ar gyngor a gafwyd gan y Swyddog Adran 151, mae arbedion yn annhebygol o gael eu gwneud os mabwysiedir ymagwedd dameidiog yn unig. Fodd bynnag, gellir cefnogi’r adroddiad yn ei gyfanrwydd ar y ddealltwriaeth na fydd holl elfennau’r prosiect yn cael eu cyflwyno ar yr un pryd ac y gellid addasu a diwygio rhai agweddau o fewn amserlen gyffredinol y prosiect. Mae nifer o’r agweddau o fewn yr adroddiad yn tarddu o syniadau a gynigiwyd gan y gweithlu ac mae’n hollbwysig felly bod y neges yn cael ei chyfleu bod yr Awdurdod yn gwrando ar awgrymiadau a wneir gan staff a’u bod yn syniadau y gallai’r Rheolwyr weithio gyda nhw i geisio moderneiddio cyfleusterau, y ddarpariaeth o wasanaethau ac arferion gweithio yn y Cyngor.
Dywedodd y Dirprwy Brif Weithredwr bod yr adroddiad yn un arwyddocaol i’r sefydliad oherwydd ei fod yn ymwneud â moderneiddio’r ffordd y mae’r Cyngor yn gweithio, y defnydd o dechnoleg a’r ffordd o reoli asedau. Cadarnhaodd y Swyddog y sylwadau gan yr Aelod Portffolio bod angen gweithredu holl elfennau’r adroddiad yn hytrach na dim ond darnau penodol ohono er mwyn sicrhau bod modd cyflawni buddion llawn y prosiect. Mae’r adroddiad yn ffrwyth llawer iawn o waith ac mae wedi ei seilio ar waith ymchwil i arferion gweithio awdurdodau eraill a sut maent wedi ymateb i’r rhaglen gweithio’n gallach ac mae wedi cymryd i ystyriaeth y gwersi a ddysgwyd o’u profiadau.
Gofynnodd y Cadeirydd i Reolydd y Rhaglen Gorfforaethol beidio â rhoi’r cyflwyniad llawn ond ei bod yn cyflwyno’r pwyntiau allweddol yn unig, a hynny oherwydd cyfyngiadau amser yn sgil y rhaglen.
Rhoddodd y Pwyllgor sylw i’r adroddiad gan gydnabod trylwyredd ac ansawdd y gwaith. Nododd y Pwyllgor fod yr adroddiad wedi ei raglennu yn ei raglen waith ar gyfer ei gyflwyno i’w gyfarfod ym mis Gorffennaf a bod cyfyngiad arno o ran yr amser yr oedd yn medru rhoi i’r mater yn y cyfarfod heddiw oherwydd pwysau yn sgil yr eitemau eraill oedd ar y rhaglen. Gwnaed pwynt gan y Pwyllgor y byddai wedi gwerthfawrogi cael mwy o gyfle i roi sylw manwl i’r ddogfennaeth trwy sesiwn friffio bwrpasol cyn y cyfarfod.
Er bod y Pwyllgor yn derbyn y ffordd gydlynol yr oedd yr achos ar gyfer y prosiect wedi ei wneud, tynnodd sylw at yr amheuon isod a oedd yn gweithio yn erbyn iddo fedru cefnogi gweithredu a bwrw ymlaen gyda’r prosiect yn ei gyfanrwydd ar hyn o bryd:
• Yr ansicrwydd ynghylch diwygio llywodraeth leol. Nodwyd bod y Cyngor yn ei gyfarfod ar 30 Medi wedi cadarnhau ei safiad i beidio ag uno’n wirfoddol gydag un neu ragor o awdurdodau ac roedd wedi gofyn am gyfarfod gyda’r Gweinidog ar gyfer Gwasanaethau Cyhoeddus i egluro’r sefyllfa mewn perthynas â manteision ariannol yn sgil gwirfoddoli i uno’n gynnar.
Roedd y Pwyllgor yn credu bod amseriad y prosiect Gweithio’n Gallach a’i ofynion buddsoddi yn anamserol o ystyried yr hinsawdd bresennol o ansicrwydd a’r cyfarfod oedd yn cael ei ddisgwyl gyda’r Gweinidog a’r hyn allai ddilyn o’r cyfarfod hwnnw.
• Diffyg eglurder ynglŷn â’r amserlen ar gyfer cyflawni’r arbedion. Nid oedd y Pwyllgor yn teimlo ei fod wedi ei sicrhau y byddai’r prosiect yn rhoi’r arbedion angenrheidiol ac roedd yn amheus ynglŷn â sicrhau mewn ffordd amserol yr incwm a oedd yn cael ei ragweld o dderbynion cyfalaf oedd i’w hail-fuddsoddi yn y prosiect. Cwestiynodd y Pwyllgor a oedd y rhagamcanion yn rhai realistig.
• Nid oedd y Pwyllgor yn gyfforddus gyda lefel y buddsoddiad yr oedd y prosiect ei angen ar amser pan oedd adnoddau’n lleihau a gwariant y gwasanaethau’n cael ei gwtogi. Nodwyd y gofynnwyd i wasanaethau nodi arbedion o hyd at 10% ac y byddai’r ymgynghori sydd ar ddod ar y gyllideb yn cael ei gynnal ar sail cynnydd 5% yn y Dreth Gyngor gyda hynny oll yn gwneud y cynigion buddsoddi a roddwyd ymlaen gan y prosiect Gweithio’n Gallach yn rhai anodd i’w cyfiawnhau. Roedd y Pwyllgor yn teimlo bod llwybrau eraill ar gael i wneud arbedion effeithlonrwydd cyn y gellir mabwysiadu prosiect o’r maint hwn.
• Er bod y Pwyllgor yn cydnabod y gellir gwneud gwell defnydd o brif swyddfeydd y Cyngor, roedd yn bryderus oherwydd yr argraff negyddol bosib y byddai gwario adnoddau ar ail-ddylunio swyddfeydd yn ei chreu mewn amgylchedd lle mae’r rhan fwyaf o agweddau eraill ar wasanaethau’r Cyngor yn cael eu rhesymoli.
• Roedd y Pwyllgor yn bryderus gyda’r goblygiadau o ganolbwyntio cyfran sylweddol o’r arbedion arfaethedig o amgylch maes penodol.
• Roedd y Pwyllgor yn croesawu’r cynigion yng nghyswllt buddsoddi mewn isadeiledd a systemau TG fel rhywbeth oedd ar ôl ei amser.
Dywedodd y Dirprwy Brif Weithredwr bod angen i’r Pwyllgor ystyried a yw’r Awdurdod yn gallu fforddio peidio â symud ymlaen gyda’r prosiect Gweithio’n Gallach. Mae’r crynodeb ariannol yn nodi’n glir yr arbedion refeniw blynyddol o £729k sydd i’w gwneud o weithredu’r cynigion nad ydynt yn cael effaith ar wasanaethau llinell flaen. Mae hwn yn arbediad refeniw fydd yn galluogi’r Awdurdod foderneiddio, i wasanaethu ei gwsmeriaid mewn ffordd fwy effeithiol ac i ddod â derbynion cyfalaf i mewn. Pe na bai’r prosiect yn mynd ymlaen, rhaid i’r Cyngor barhau i nodi arbedion sylweddol ond mewn ffordd fydd yn ei gwneud yn fwy anodd iddo weithredu fel sefydliad. Rhaid rhoi i’r awdurdod y gallu i’w alluogi i weithredu mewn amgylchiadau ariannol anodd. Tra bo diwygio llywodraeth leol yn rhywbeth eithaf tebygol, mae amserlen y prosiect o 2 - 3 blynedd yn golygu y bydd mewn gwell sefyllfa i oroesi’r 3 - 4 blynedd nesaf fel awdurdod o fewn y cyfyngiadau ariannol cyfredol.
Dywedodd y Rheolwr Rhaglen Gorfforaethol y bydd y prosiect yn gallu gwneud arbedion o Flwyddyn 1 ymlaen unwaith y caiff y buddsoddiad ei gadarnhau.
Mewn ymateb i gais gan y Pwyllgor i’r Pwyllgor Gwaith ohirio, dywedodd yr Arweinydd bod amser yn bwysig gyda’r prosiect hwn ac er ei fod yn gefnogol i Aelodau’r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol gael eu briffio’n fanwl, cadarnhaodd y byddai’r Pwyllgor Gwaith yn ystyried y mater yn ei gyfarfod ar 20 Hydref fel oedd wedi’i drefnu.
Yn dilyn ystyriaeth, penderfynwyd nodi, ac i gyfleu i’r Pwyllgor Gwaith, bod y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol, er ei fod yn deall y weledigaeth a gafodd ei chyfleu gan y prosiect Gweithio’n Gallach, o’r farn, oherwydd materion amseru o amgylch diwygio posibl mewn llywodraeth leol a hinsawdd o ansicrwydd a thoriadau gwasanaeth ar hyn o bryd, nad yw’n gallu rhoi ei gefnogaeth i argymhellion yr adroddiad Prosiect Gweithio’n Gallach yn eu cyfanrwydd. Mae’r Pwyllgor wedi ystyried rhinweddau rhai elfennau penodol o’r prosiect, yn benodol y buddsoddiad arfaethedig yn yr isadeiledd TG, ac y mae’n cymeradwyo hynny.
DIM CAMAU GWEITHREDU PELLACH YN CODI