Eitem Rhaglen

Derbyn adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog 151 Dros Dro yn ymateb i faterion a godwyd yn adroddiad grantiau blynyddol yr Archwiliwr Allanol.

Cyflwynwyd i’r Pwyllgor ei ystyried - adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 Dros Dro mewn ymateb i faterion a godwyd gan yr Archwilwyr Allanol fel rhan o’u gwaith mewn perthynas ag ardystio ceisiadau a dychweliadau grant am 2012/13.

Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol bod yr adroddiad yn gosod allan yr ymateb o ran y camau a gymerwyd ac/neu sydd wedi eu cynllunio mewn perthynas â chanfyddiadau’r Archwilwyr Allanol yn dilyn eu harchwiliad o hawliadau grant yr Awdurdod am 2012/13 (gyda 61% ohonynt wedi eu hamodi) yn cynnwys mwy o fanylion ar faterion a oedd o bryder, sut y bu iddynt ddigwydd, y goblygiadau ariannol ac ymhle yn yr Awdurdod yr oeddent wedi digwydd.  Mae argymhellion yr Archwiliwr Allanol wedi eu derbyn a Chynllun Gweithredu wedi ei ffurfio i wella trefniadau ac arferion yng nghyswllt trefnu a chynhyrchu hawliadau grant.

Roedd y canlynol yn faterion a godwyd yn y drafodaeth a ddilynodd –

•           Yng nghyswllt hawliad grant Rhif 7 yn Atodiad 1 (Grant Effeithlonrwydd Ysgol/Grant Amddifadedd Disgyblion) 2012/13, cadarnhaodd y Cydlynydd Grantiau bod prosesau wedi eu cyflwyno o fewn y gwasanaethau ariannol i sicrhau rheolaeth fwy llym dros fonitro gwariant ysgolion fel na ddylai’r pwyntiau cymhwyso arwyddocaol a godwyd yn flaenorol ailddigwydd.

•           Eitemau o gyllid Cymunedau’n Gyntaf. Dywedodd y Cydlynydd Grantiau bod rhaglen 2012/13 lle y cafodd y grantiau eu hardystio wedi dod i ben ddiwedd Mawrth 2013 gyda hynny’n golygu bod y partneriaethau cymunedol amrywiol oedd mewn bodolaeth bryd hynny bellach wedi dod i ben.  Mae’r grant Cymunedau’n Gyntaf yn awr yn cael eu sianelu drwy un sefydliad darparu o’r enw Cymunedau’n Gyntaf Môn ac mae ei berfformiad yn cael ei graffu gan Bwyllgor Sgriwtini a Phartneriaethau ac Adfywio’r Cyngor.  Mae’n rhaid i’r sefydliad beri fod ei gyfrifon blynyddol ar gael i’r Pwyllgor Sgriwtini.

•           Cymhorthdal Budd-dal Tai a Threth Gyngor 2011/12 a 2012/13 (Rhif 25) lle roedd rhai materion cywirdeb yn parhau i fod angen sylw.  Dywedodd Mr Joe Hargreaves, PwC bod y grant hwn yn cael ei gydnabod fel un o’r rhai mwyaf cymhleth a thechnegol o’r holl grantiau ac nad yw’n anghyffredin i broblemau godi o ran ei weinyddu.  Dywedodd nad oedd yn ymwybodol o unrhyw faterion arwyddocaol a oedd wedi codi hyd yma gyda’r gwaith ardystio mewn perthynas â’r grant.  Ar ddiwedd y broses, bydd unrhyw gasgliadau’n cael eu hadrodd yn ôl i’r Pwyllgor Archwilio drwy’r adroddiad archwilio grantiau blynyddol a bydd llythyrau ardystio yn cael eu cyhoeddi pan gaiff yr hawliad unigol ei hun ei ardystio.

•           SEG 2011/12 (Rhif 22) - Ceisiwyd cael eglurhad ynglŷn ag eitemau â chyfanswm o £121,658k gan ei bod yn anodd penderfynu ar gymhwysedd hynny oherwydd diffyg gwybodaeth am natur y gwariant.  Dywedodd y Cydlynydd Grantiau bod y swm wedi ei chadw gan yr Awdurdod ac nad oedd unrhyw oblygiadau ariannol.  Cafodd y grant ei dyrannu i roi sylw i faterion yn ymwneud â llythrennedd, rhifedd a thlodi ond cododd materion pan nad oedd yn bosibl rhannu’r gwariant i bob un o’r penawdau unigol oherwydd bod llawer ohono wedi’i gyfuno.  Cafodd y gwasanaeth ei ddarparu o dan y themâu er nad oedd tystiolaeth ar gael ynghylch yr union wariant o dan bob thema yn unol â’r cyfarwyddiadau ardystio.

•           Safleoedd ac Eiddo Isadeiledd Strategol 2011/12 (Rhif 24) – Cadarnhaodd y Cydlynydd Grantiau bod y gwaith y gwnaed taliad ymlaen llaw o £74,379 ar ei gyfer, wedi cael ei gwblhau.  Roedd trafodaethau wedi cymryd mwy o amser na’r disgwyl ac roedd angen gwneud taliad ymlaen llaw ac roedd hynny’n arferol yn yr amgylchiadau.

Penderfynwyd nodi’r adroddiad a’i gynnwys.

CAMAU GWEITHREDU’N CODI: 

•           Y Cydlynydd Grantiau i gysylltu â Chymunedau’n Gyntaf Môn i gael copi o’r cyfrifon blynyddol 2013/14 i’w gyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio.

•           Cydlynydd Grantiau/Archwiliwr Allanol i roi diweddariad ar gynnydd yng nghyswllt datrys unrhyw faterion sy’n parhau mewn perthynas ag ardystio Hawliadau Budd-dal Tai a Chymhorthdal Treth Gyngor 2011/12 a 2012/13.