Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Risg ac Yswiriant.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor adroddiad gan y Rheolydd Risg ac Yswiriant ar ganlyniad a chasgliadau adolygiad o bolisïau, gweithdrefnau ac arferion rheoli risg o fewn yr Awdurdod a gynhaliwyd gan Caerus Consulting.  Roedd casgliadau’r adolygiad wedi eu cynnwys yn llawn dan Atodiad 1 i’r adroddiad ac wedi eu cylchredeg i’r UDA, y Penaethiaid a’r Pwyllgor Gwaith hefyd.

Adroddodd y Rheolydd Risg ac Yswiriant ar y prif ddiffygion a nodwyd yn yr adolygiad mewn perthynas â gweithredu trefniadau rheoli risg yn anghyson ar draws y Cyngor; diffyg cydberthynas rhwng risgiau corfforaethol a risgiau gwasanaeth; diffyg aliniad rhwng rheoli risg a phrosesau eraill; dim digon o sylw i risg o fewn partneriaethau a threfniadau cydweithio ynghyd â diffyg dealltwriaeth o swyddogaethau a chyfrifoldebau mewn perthynas â risg.  Cyfeiriodd y Swyddog at y cynllun gweithredu ôl-adolygiad ar ffurf egluro swyddogaethau sgriwtini ac archwilio mewn perthynas â materion risg; ymgynghori ar ddogfennau a chanllawiau reoli risg newydd a darparu hyfforddiant ar faterion rheoli risg.

Rhoddodd y Pwyllgor sylw i’r wybodaeth a gwnaed y pwyntiau a ganlyn:

•           Cydnabuwyd bod gwreiddio arferion rheoli risg yn llwyddiannus ledled y Cyngor wedi bod yn fater yr oedd y Pwyllgor hwn yn awyddus i’w ddatrys ers cryn amser a’i fod yn hanfodol bwysig ar gyfer cynnal busnes y Cyngor mewn modd effeithiol yn yr ystyr bod raid i bob penderfyniad gymryd risg i ystyriaeth.  Awgrymwyd nad oedd proffil rheoli risg o fewn y Cyngor yn ddigon uchel.

•           Gofynnwyd pa bryd mae’r Rheolwyr yn ystyried y byddant yn gallu adrodd yn ôl i’r Pwyllgor eu bod yn fodlon gyda statws a gweithrediad trefniadau rheoli risg o fewn yr Awdurdod.  Ymatebodd y Swyddog mai’r nod yw llunio a sefydlu cofrestr risg sylweddol erbyn Mawrth 2015 a gofynnodd y Pwyllgor am y diweddariad bryd hynny.

•           Canlyniad trafodaethau ynghylch rhannu cyfrifoldebau risg rhwng y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol a’r Pwyllgor Archwilio.  Er mwyn osgoi dyblygu dywedodd y Rheolydd Risg ac Yswiriant y bwriedir i’r Pwyllgor Archwilio ganolbwyntio ar y gofrestr a’r system risg ac i’r Pwyllgor Sgriwtini edrych ar risgiau unigol.

•           Yr angen i symleiddio dogfennau risg i’w gwneud yn hygyrch fel bod y Pwyllgor Archwilio sydd â chyfrifoldeb am drosolwg yn gallu adnabod y prif ffynonellau risg yn rhwydd a bodloni ei hun fod trefniadau wedi eu gwneud i’w rheoli, a bod Rheolwyr yn medru prynu i mewn i’r broses rheoli risg a chofrestru a chymryd perchenogaeth ohonynt fel teclynnau defnyddiol.

Cadarnhaodd y Dirprwy Brif Weithredwr nad yw wedi ei darbwyllo bod trefniadau rheoli risg wedi gwreiddio’n ddigon cadarn o fewn yr Awdurdod, a dyna pam y cynhaliwyd yr adolygiad ac y lluniwyd cynllun gweithredu wedyn ar gyfer diwygio’r polisi, symleiddio’r matrics risg a darparu hyfforddiant.  Mae angen i’r Awdurdod ganolbwyntio ar ei lefelau risg uchel a sicrhau bod y gofrestr yn parhau i fod yn ddogfen fyw.  Mae’r holl reolwyr uwch a chanol wedi derbyn hyfforddiant ar y trefniadau rheoli risg ac maent yn gallu ymgorffori rheolaeth risg o fewn eu prosesau cynllunio busnes a’u hadolygiadau perfformiad.  Mae’n bwysig bod cysondeb o ran asesu risg a bod risgiau’n cael eu gwerthuso yn erbyn sail gyffredin - bydd y matrics diwygiedig yn cynorthwyo yn y broses honno.

Dywedodd y Pennaeth Adnoddau a Swyddog Adran 151 Dros Dro bod angen i'r Pwyllgor Archwilio dderbyn adroddiadau yn rheolaidd ar reoli risg yn y Cyngor a gallai ofyn i’r rheolwyr perthnasol roi cyfrif yn uniongyrchol i’r Pwyllgor am unrhyw ddiffyg cydymffurfio fydd yn cael ei nodi.  Mae’r pro forma ar gyfer adrodd i’r Pwyllgor Gwaith hefyd yn cynnwys adran ar gyfer adrodd yn ôl ar risg a lliniaru nad yw bob amser yn cael ei gwblhau gan awduron yr adroddiadau; mae yna ddadl dros gwestiynu a ddylid derbyn adroddiadau nad ydynt wedi eu llenwi’n briodol o ran rhoi cyfrif am ystyried risg a dogfennu hynny.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad a chanfyddiadau’r adolygiad rheoli risg.

CAMAU GWEITHREDU’N CODI: Y Rheolwr Risg ac Yswiriant/Dirprwy Brif Weithredwr i adrodd yn ôl i’r Pwyllgor Archwilio yn Ebrill 2015 ar statws a gweithrediad y gofrestr risg gorfforaethol newydd/matrics a’r dogfennau cysylltiol sy’n rhoi cyfarwyddyd ar risg.