Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad cynnydd Archwilio Mewnol hyd at fis Tachwedd, 2014.

Cyflwynwyd er ystyriaeth y Pwyllgor adroddiad y Rheolwr Archwilio Mewnol ar waith yr Adain Archwilio Mewnol am y cyfnod o 1 Ebrill i 14 Tachwedd, 2014.  Roedd yr adroddiad yn cyfeirio at adolygiadau archwilio a wnaed ac adroddiadau a ryddhawyd a hefyd y farn sicrwydd a roddwyd; atgyfeiriadau i Archwilio Mewnol a’r camau a gymerwyd, ynghyd ag argymhellion archwilio mewnol a statws eu gweithrediad.

Amlygodd y Rheolwr Archwilio Mewnol ddau faes penodol oedd yn destun adroddiadau adolygu Coch yn adlewyrchu nifer o wendidau o ran rheolaeth yn y meysydd adolygu, ac roedd y rhain mewn perthynas â Rheoliadau System - Mynediad rhesymegol a Gwahanu Dyletswyddau, a Grantiau Trydydd Sector.  Bydd adroddiad dilyn-i-fyny ar gynnydd yn gweithredu’r argymhellion a wnaed fel rhan o’r adolygiadau hyn yn cael ei ddarparu i gyfarfod mis Chwefror, 2015 o’r Pwyllgor Archwilio.  Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y byddai hefyd yn rhoi diweddariad i’r Pwyllgor ym mis Chwefror ar y pryderon cyfredol yn yr Uned Archwilio wedi i’r Dirprwy Brif Weithredwr gyflwyno cynllun gweithredu i gyfarfod mis Medi 2014 i roi sylw i’r pryderon hynny.

Bu’r Pwyllgor yn ystyried y wybodaeth a gyflwynwyd ac roedd wedi ei siomi gan y diffygion oedd yn cael eu hadlewyrchu gan yr adroddiadau adolygiad coch o ran absenoldeb polisi a gweithdrefnau yn y meysydd a adolygwyd a lle'r oedd y rheini mewn bodolaeth, ddiffyg ymwybyddiaeth ac / neu fethiant i lynu atynt.  Codwyd y mater o atebolrwydd ac yn dilyn o hynny, pa mor ymarferol a fyddai i alw’r rheolwyr penodol i gyfrif.  Cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio Mewnol bod yr UDA a Phenaethiaid Gwasanaeth wedi cael copi o’r adolygiadau a bod y Dirprwy Brif Weithredwr a’r Pennaeth TG yn edrych ar ffyrdd o ddatrys y materion a godwyd o safbwynt yr adolygiad Rheoliadau System.

Dywedodd y Pennaeth Adnoddau a Swyddog Adran 151 Dros Dro bod y materion a amlygwyd gan yr adroddiad archwilio mewnol yn ailadrodd rhai o’r materion a godwyd o safbwynt rheoli risg o ran diffyg cydymffurfio â phrosesau cywir, a thra roedd teimladau’r Pwyllgor o fod eisiau amlygu cyfrifoldeb yn ddealladwy, cyfrifoldeb Rheolwyr yw ymateb yn briodol i adroddiadau adolygu archwilio mewnol drwy weithredu’r argymhellion o’u mewn.  Bydd yr adroddiad dilyn-i-fyny i’r Pwyllgor ym mis Chwefror yn cadarnhau a fydd hyn wedi digwydd a’i peidio.  Gallai dyletswydd oruchwylio’r Pwyllgor gael ei defnyddio’n fwy cynhyrchiol efallai i sgriwtineiddio cyfraddau gweithredu’r argymhellion archwilio yn ôl gwasanaeth fel oedd wedi ei nodi yn Atodiad A, ac yn nodi ac yn galw i gyfrif rheolwyr y gwasanaethau oedd yn dangos methiant dro ar ôl tro i weithredu argymhellion archwilio mewnol yn foddhaol dros gyfnod o amser.

Nododd y Rheolwr Archwilio Mewnol nad oedd unrhyw beirianwaith corfforaethol ar gyfer sicrhau a monitro bod polisïau, prosesau ac argymhellion yn cael eu gweithredu ac y glynir wrthynt.  Dywedodd y byddai’n dod a dadansoddiad mwy manwl o argymhellion archwilio mewnol oedd yn parhau heb gael sylw, hyd yr amser y maent wedi aros heb eu gweithredu a’r gwasanaethau / rheolwyr sy’n gyfrifol amdanynt i gyfarfod mis Chwefror o’r Pwyllgor Archwilio.

Roedd y Pwyllgor yn cydnabod ei bod yn ymddangos nad oedd cysylltiad rhwng polisïau a phrosesau oedd yn cael eu cyhoeddi a rheolaeth weithredol o’u gweithrediad a chydymffurfiaeth gyda’r hyn sydd ei angen, ac awgrymodd y dylai fel rhan o’i gynllun gweithredu ar gyfer 2015/16 ganolbwyntio ar feysydd nad ydynt yn symud ymlaen.  Dywedodd Mrs Lynn Pamment PwC bod swyddogaeth herio’r Pwyllgor Archwilio yn gorwedd o fewn dilyn drwodd ar gamau gweithredu yn dilyn adolygiad coch ac y byddai’r Pwyllgor efallai’n dymuno ystyried cymryd safiad mwy cadarn o safbwynt gweithredu.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad cynnydd Archwilio Mewnol am Ebrill i Tachwedd 2014 a nodi ei gynnwys.

CAMAU GWEITHREDU’N CODI: Y Rheolwr Archwilio Mewnol i ddarparu’r canlynol i gyfarfod mis Chwefror o’r Pwyllgor:

•           Adroddiadau dilyn-i-fyny ar yr Adolygiadau Coch yng nghyswllt Rheoliadau System – Mynediad Rhesymegol a Gwahaniad Dyletswyddau a Grantiau Trydydd Sector yn cynnwys argymhellion oedd wedi’u gweithredu.

•           Dadansoddiad manwl o argymhellion archwilio mewnol oedd yn parhau heb eu gweithredu, hyd yr amser y buont felly a’r gwasanaethau/rheolwyr sy’n gyfrifol am hynny.