Eitem Rhaglen

Cyflwyno’r bidiau Cyfalaf drafft ar gyfer 2015/16.

(Adroddiad a gyflwynwyd i gyfarfod 15 Rhgafyr, 2014 y Pwyllgor Gwaith)

Cyflwynwyd er sylw’r Pwyllgor – adroddiad gan y Pennaeth Adnoddau a’r Swyddog Adran 151 Dros Dro yn cynnwys rhestr o fidiau cyfalaf arfaethedig a gymeradwywyd gan y Pwyllgor Gwaith yn ei gyfarfod ar 15 Rhagfyr, 2014 ar gyfer eu cynnwys yn y Rhaglen Gyfalaf ar gyfer 2015/16 – 2019/20.

Dywedodd y Pennaeth Adnoddau a’r Swyddog Adran 151 Dros Dro mai hon oedd y flwyddyn gyntaf i’r Cyngor gael rhaglen gyfalaf gynhwysfawr sy’n dwyn ynghyd yr holl geisiadau am arian cyfalaf. Eleni, cydnabuwyd bod nifer o brosiectau pwysig yn mynd rhagddynt yn y Cyngor a bod blaenoriaeth uchel i bob un ohonynt ond nad ydynt erioed wedi cael eu hasesu gyda’i gilydd o ran ba mor fforddiadwy ydynt yng nghyd-destun adnoddau cyfalaf prin.  Roedd yr adroddiad yn dwyn ynghyd yr holl geisiadau a gafwyd gan y gwasanaethau am arian cyfalaf yn 2015/16 ac oherwydd y cafwyd cymaint o geisiadau, nid yw 80% yn fforddiadwy. O’r herwydd, sefydlwyd trefn restrol fel y gall Aelodau lunio barn ar y prosiectau hynny a fydd yn mynd yn eu blaenau. Mae’r system yn ymwneud â gwerthuso pob cais am arian yn seiliedig ar y modd y mae’n cyflawni yn erbyn amcanion a blaenoriaethau corfforaethol y Cyngor;  y lefel o risg gorfforaethol y maent yn eu lliniaru; y modd y maent yn bodloni cyfrifoldebau statudol, e.e. Y Ddeddf Gwahaniaethu ar sail Anabledd; lefel y cyllid cyfatebol a all fod ar gael; yr effaith ar y gyllideb refeniw neu’r potensial o ran gwario i arbed ac ansawdd y trefniadau rheoli prosiect. Er mwyn mwyn mynd i’r afael â’r llithriad sydd wedi bod yn digwydd ar raddfa fawr mewn perthynas â’r rhaglen gyfalaf yn y gorffennol, bwriedir y bydd adroddiadau monitro cynnydd mewn perthynas â’r prosiectau a gymeradwyir yn cael eu cyflwyno’n rheolaidd i’r Pwyllgor Gwaith a byddir yn gofyn i’r rheolydd gwasanaeth perthnasol ddarparu atborth ar ei gyfer.

Cynhaliwyd ymarfer sgorio cychwynnol gan y Gwasanaeth Cyllid a dilyswyd y sgorau wedyn gan grŵp ac arno swyddogion o wasanaethau ar draws y Cyngor ac mae’r grŵp hwnnw wedi cynhyrchu rhestr o brosiectau yn nhrefn ranc a fyddai, fe dybir, yn bodloni amcanion y Cyngor orau. Nid yw unrhyw un o’r prosiectau nad ydynt wedi eu cynnwys yn y rhestr o ddeg prosiect sydd ar y brig yn rhai dibwys ac efallai y bydd gwahaniaeth barn o ran y modd y cawsant eu blaenoriaethu. 

Roedd yr Aelod Portffolio Cyllid yn cefnogi’r sylwadau a wnaed a dywedodd bod effeithiolrwydd yr Awdurdod o ran cael gwared ar asedau hefyd yn ystyriaeth o ran dod â derbynebiadau cyfalaf i mewn ac y gall hyn, ynghyd â ffactorau eraill megis cynnydd a graddfa o ran gwariant cyfalaf arwain at elfen o hyblygrwydd a fydd, efallai, yn caniatáu ystyried rhai o’r prosiectau eraill. 

Trafododd y Pwyllgor yr adroddiad a chodwyd y materion isod mewn perthynas â’r wybodaeth a gyflwynwyd–

•  A fu ymgynghori a sgriwtini mewn perthynas â’r ffactorau pwysoliad. Mynegwyd rhywfaint o amheuaeth o ran y pwysoliad a briodolwyd i rai ffactorau penodol o’u cymharu ag eraill a mynegwyd y farn bod y gofynion i gydymffurfio gyda chyfrifoldebau Iechyd statudol a Gwahaniaethu ar Sail Anabledd, er enghraifft, wedi cael eu tan-bwysoli o gymharu â blaenoriaethau corfforaethol y Cyngor.

Dywedodd Arweinydd y Cyngor nad oedd y fethodoleg wedi cael ei sgriwtineiddio’n ffurfiol ymlaen llaw. Pwysleisiodd ei bod yn bwysig hefyd pwysoli prosiectau datblygiadau sy’n mynd â’r cyngor yn ei flaen fel sefydliad corfforaethol o gymharu â gweithgareddau gweithredol dydd i ddydd y mae darpariaeth ar eu cyfer hefyd yn y gyllideb refeniw.

Dywedodd y Pennaeth Adnoddau a’r Swyddog Adran 151 Dros Dro mai Gweithgor o Swyddogion a oedd wedi llunio’r pwysoliadau yn unol ag arferion gorau mewn awdurdodau eraill. Fodd bynnag, y cyfan y mae hyn yn ei wneud yw darparu rhestr flaenoriaeth ar gyfer prosiectau a gellir newid y drefn honno yn unol ag asesiad yr Aelodau o’r hyn sy’n bwysig iddynt hwy. Gellir dod â’r pwysoliadau ymlaen i’r Aelodau eu sgriwtineiddio fel rhan o’r broses o gynllunio ar gyfer rhaglen gyfalaf y flwyddyn nesaf. O ran y meini prawf ar gyfer cydymffurfio gyda chyfrifoldebau statudol,  mae amrediad o ymrwymiadau statudol, gyda rhai ohonynt yn cael bron dim effaith ac eraill a all olygu’r gwahaniaeth rhwng byw a marw.  Petai sefyllfa’n codi lle yr oedd risg o ran diogelwch neu un a oedd yn peryglu bywyd, yna ni fyddai’r drefn ranc yn berthnasol a byddai angen rhoi sylw i’r sefyllfa yn ddi-gwestiwn. Nid ymarfer amserlennu yw rancio prosiectau lle deuir i farn ynghylch a yw materion a all fod yn beryglus yn llai pwysig na’r rheiny o natur gosmetig neu sy’n ymwneud â moderneiddio’r Cyngor.

•  Roedd y Pwyllgor yn cwestiynu cynnwys prosiect 7 (Gweithio’n Gallach) a phrosiect 8 (Adnewyddu Cerbydau) ymhlith y deg prosiect a oedd ar y brig o ran y drefn ranc ar gyfer gweithredu arnynt a hynny ar draul prosiect 13 (Ailweirio Adeiladau Addysgol). Nododd y Pwyllgor bod rhaid iddo, os oedd am gymeradwyo’ rhaglen gyfalaf, gae sicrwydd bod lefel y risg sydd ynghlwm â phrosiectau wedi cael ei hasesu’n gywir a’i hadlewyrchu’n ddigonol.  Roedd y Pwyllgor o’r farn y dylid cynnwys Prosiect 13 ymysg y prosiectau sydd ar y brig ar gyfer eu cymeradwyo. 

Dywedodd y Pennaeth Adnoddau a’r Swyddog Adran 151 Dros Dro y gall ailweirio gynnwys amrediad o weithgareddau o fân-addasiadau i sefyllfaoedd lle mae angen gweithredu ar frys oherwydd peryglon. Dywedodd y Swyddog ei fod, mewn perthynas â phrosiectau 13 a 19 (adnewyddu toiledau mewn ysgolion), wedi gofyn am ddadansoddiad i nodi ym mha adeiladau unigol y mae’r angen mwyaf ac y byddai hynny’n caniatáu i’r prosiectau gael eu haddasu. 

  •  Nododd y Pwyllgor na fu’r un lefel o ymgysylltiad gydag Aelodau ynglŷn â’r cynigion ar y Rhaglen Gyfalaf o gymharu â’r Gyllideb Refeniw a bod hynny’n wendid. Dywedodd y Pwyllgor y byddai sesiwn friffio ymlaen llaw wedi bod o gymorth i ddeall yn well y rhesymeg a’r fethodoleg ar gyfer gwerthuso prosiectau gyda hynny’n ychwanegu at y sgôp a’r cyfle ar gyfer asesu rhinweddau opsiynau gwahanol.

Wrth gydnabod y pwynt, dywedodd yr Aelod Portffolio Cyllid bod y broses ar gyfer penderfynu ar y Rhaglen Gyfalaf ar gyfer 2015/16 wedi bod yn fwy trefnus a thryloyw nag y bu yn y gorffennol. Dywedodd y byddai’n rhaid, wrth ychwanegu prosiectau at y rhestr, dynnu rhai arall yn ôl neu, fel arall, byddai’n rhaid cynyddu ymrwymiadau benthyca’r Awdurdod a’r costau sydd ynghlwm â hynny, er mwyn talu am y prosiectau hynny. 

  •  Mewn perthynas â’r Prosiect Gweithio’n Gallach, gofynnodd y Pwyllgor a fyddai modd gwario cyfanswm yr arian sydd wedi ei neilltuo fesul tipyn yn ystod oes y prosiect ac os gwyddys bod swm penodol ar gael i’w wario bob blwyddyn yn ystod y prosiect a bod hynny wedi ei gytuno, yna a fyddai hynny’n caniatáu darparu ar gyfer prosiectau eraill, h.y. Prosiect 13 (Ailweirio Adeiladau Addysgol).

Dywedodd y Pennaeth Adnoddau a’r Swyddog Adran 151 Dros Dro fod angen cynllun prosiect clir a phendant gydag amserlen a dyddiadau cau penodol ar gyfer y Prosiect Gweithio’n Gallach fel y gellir monitro’r prosiect. Dywedodd y Dirprwy Brif Weithredwr y bydd modd gwario fesul tipyn dros gyfnod y prosiect unwaith y bydd y cynllun manwl wedi’i gwblhau.

Ar y sail honno, gofynnodd y Pwyllgor a fyddai modd ychwanegu Prosiect 13 at y rhestr o brosiectau cyfalaf a gyflwynwyd ar gyfer eu cymeradwyo.

Dywedodd y Pennaeth Adnoddau a’r Swyddog Adran 151 Dros Dro ei fod yn cydnabod y pryderon mewn perthynas â Phrosiect 13 ynghyd â’r pryderon sydd wedi cael eu mynegi mewn man arall ynghylch Prosiect 19. Dywedodd y Swyddog y byddai’n fodlon ymchwilio i weld a oes unrhyw gyllid ychwanegol ar gael a fyddai’n caniatáu ymgymryd â’r prosiectau hynny yn ychwanegol at y rhai sydd ar y rhestr. O safbwynt yr egwyddor cyffredinol mewn perthynas â’r modd y cafodd cynigion ar gyfer y rhaglen gyfalaf eu rheoli a’u cyflwyno o ran ymgynghoriad ac ymgysylltiad, cynhelir adolygiad o’r broses a ddilynwyd yn ystod y misoedd diwethaf ar gyfer gosod y gyllideb er mwyn nodi unrhyw newidiadau y bydd angen eu gwneud i hwyluso’r broses ar gyfer y flwyddyn nesaf gan gynnwys ymgysylltiad gwell o du’r Aelodau gyda’r Rhaglen Gyfalaf.

Penderfynwyd –

•  Bod y Pwyllgor o’r farn y dylid cynnwys Prosiect 13 (Ailweirio Adeiladau Addysgol) ar y rhestr o gynlluniau cyfalaf a gyflwynwyd ar gyfer eu cymeradwyo ac yn croesawu’r cynnig gan y Pennaeth Adnoddau a’r Swyddog Adran 151 Dros Dro i ymchwilio i ffrydiau cyllido eraill fel y gellir ymgymryd â Phrosiect 13.

•  Bod y Pwyllgor yn argymell yn gryf bod y matrics a’r meini prawf pwysoli ar gyfer gwerthuso yn cael eu sgriwtinieiddo ymlaen llaw fel rhan o’r broses o gynllunio’r gyllideb ar gyfer 2016/17.

•  Bod y Pwyllgor hefyd yn argymell y dylid adolygu ymgysylltiad yr Aelodau gyda’r Rhaglen Gyfalaf er mwyn sicrhau fod yr Aelodau’n cael mewnbwn gweithredol yn ystod holl gamau’r broses o gynllunio’r gyllideb.