Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad gan y Rheolwr Archwilio Mewnol ar waith yr Adain Archwilio Menwol yn y cyfnod o 1 Ebrill, 2014 i 31 Rhagfyr, 2014.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor Adroddiad y Rheolwr Archwilio Mewnol ar waith yr Adran Archwilio Mewnol o 1 Ebrill 2014 i 31 Rhagfyr 2014.

Amlygodd y Rheolwr Archwilio Mewnol yr ystyriaethau a ganlyn –

•           Ni chafwyd unrhyw adolygiadau yn y cyfnod lle y cafwyd barn Sicrwydd Coch.

•           Adolygiad dilyniadol o ddau adroddiad barn coch oedd wedi’i adrodd yn flaenorol - Rheolaethau Mynediad Rhesymegol a Rhaniad Dyletswyddau a Chynllun y Trydydd Sector - fe’i gwnaed ac yn achos y cyntaf daethpwyd i’r farn nad oedd y rheolwyr ond wedi dangos ychydig iawn o gynnydd yn gweithredu'r camau a gytunwyd i roi sylw iddynt yn yr argymhellion archwilio ac o fewn yr amseroedd y cytunwyd yn wreiddiol er ei fod yn cael ei gydnabod bod nifer o'r eitemau hyn wedi eu cysylltu i’r ymateb i adroddiad y Comisiynydd Gwybodaeth ac y gallent gymryd peth amser i’w cyflawni.  Yn achos y Cynllun Trydydd Sector, canfu'r adolygiad dilyn-i-fyny bod cynnydd da yn cael ei wneud yn mynd i’r afael â'r materion a godwyd yn yr adroddiad IA gwreiddiol.

•           Canlyniad Archwiliad o Ddigartrefedd a wnaed fel rhan o’r cynllun cyfnodol archwilio mewnol a gytunwyd ar gyfer 2013/14 oedd barn Coch / Ambr gyffredinol ac felly hefyd archwiliad o Gyflogres yr Athrawon oedd hefyd wedi nodi gwendidau o ran rheolaeth nad oedd wedi cael sylw o adolygiadau rheolaethau allweddol blynyddol y gyflogres o 2012/13 a 2013/14.  Bydd y ddau faes yn destun adolygiadau dilyn-i-fyny a bydd y canlyniadau’n cael eu hadrodd i'r Pwyllgor Archwilio.

•           Adolygiad ymgynghorol o'r trefniadau ar gyfer gwerthu, bilio a thalu am diesel arforol oedd hefyd wedi nodi nifer o wendidau rheolaethol.

•           Hyd yn hyn, mae 27 o adroddiadau terfynol wedi eu rhyddhau o Gynllun Gweithredol Mewnol 2014/15, 74% wedi cael barn sicrwydd cadarnhaol (Gwyrdd neu Gwyrdd / Ambr) a 26% mewn barn negyddol (Coch neu Goch / Ambr).

•           Fe wnaed y Pwyllgor yn ymwybodol yn flaenorol o ymdrech Credydwr i dwyllo’r Cyngor ac eraill.  Ar 25 Ionawr 2015 derbyniodd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ymateb e-bost gan yr Heddlu yn cadarnhau, yn unol â pholisi ymchwilio a dyrannu Twyll Heddlu Gorllewin Canoldir Lloegr, na fydd unrhyw ymchwiliad pellach yn digwydd y tro hwn.

•           Yng nghyswllt tracio argymhellion, roedd y gyfradd weithredu ar 14 Ionawr 2015 yn 61% o argymhellion Uchel a Chanolig.  Roedd y perfformiad mewn perthynas ag argymhellion ar wahân i rhai o fewn Addysg yn 79%.  Rhoddwyd dadansoddiad o argymhellion archwilio oedd ar ôl yn Atodiad B yr adroddiad.

•           Mewn perthynas â phryderon archwilio oedd yn parhau, y sefyllfa ar hyn o bryd ynglŷn â’r meysydd a nodwyd fel rhai felly oedd y rhai oedd i’w gweld yn adran 6 o'r adroddiad.  Bydd y meysydd hyn yn parhau i fod o bryder i Archwilio Mewnol hyd nes y bydd yr holl argymhellion arwyddocaol wedi’u gweithredu ac y gellir rhoi sicrwydd bod y fframweithiau a'r systemau yn eu lle, a’u bod wedi eu hymwreiddio a’u bod yn gadarn ac yn effeithiol.

Rhoddodd y Pwyllgor sylw i’r adroddiad a nodwyd y materion a ganlyn –

•           Bod eglurhad wedi ei roi fel lliniariad mewn perthynas â’r oedi gyda gweithredu argymhellion y Gwasanaeth Archwilio Mewnol wedi iddo adolygu’r Rheolaethau Mynediad Rhesymegol a’r trefniadau ar gyfer Gwahanu Dyletswyddau.  Eglurodd y Pennaeth Adnoddau a’r Swyddog Adran 151 dros dro ymhellach fod diffyg adnoddau wedi bod yn bryder yn y Gwasanaeth TG gan olygu bod cynnydd gyda’r materion hyn wedi bod yn arafach na phe bai’r gan y gwasanaeth yr adnoddau’n llawn.  Cadarnhaodd y Swyddog bod Pennaeth Gwasanaeth TG newydd wedi ei benodi ac y bydd yn rhoi sylw i’r argymhellion archwilio.  Nododd a derbyniodd y Pwyllgor eglurhad y Swyddog.

•           Bod yr adroddiad yn amlygu materion mewn perthynas â’r rheolaethau mewnol a’r angen i’w cryfhau mewn sawl maes, yn ogystal â nifer o faterion llywodraethiant cyffredinol  mewn perthynas â pholisïau a gweithdrefnau, sef cydymffurfiaeth â pholisïau, eu dyblygu, eu hanwybyddu a/neu ddiffyg ymwybyddiaeth ohonynt. Roedd y rhain yn faterion a nodwyd gan y Pwyllgor fel themâu a oedd yn codi dro ar ôl tro ac a oedd, yn ei farn ef, yn gysylltiedig ag arferion gwael o ran materion cadw tŷ ac y gellid disgwyl y byddai Rheolwyr yn eu cyflawni fel swyddogaeth graidd.

•           Fel rhan o’i frîff i fonitro ymatebolrwydd Rheolwyr i gasgliadau’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol a’i argymhellion, ac yn wyneb y meysydd sy’n parhau i achosi pryder i’r archwilwyr yn rhan 6 lle nodwyd bod y cynnydd ar y cyfan yn araf, ynghyd â’r gyfradd anfoddhaol, ym marn y Pwyllgor, o argymhellion lefel uchel a chanolig a oedd yn cael eu gweithredu, sef 61%, ystyriodd y Pwyllgor p’un a oedd yn amser iddo bellach ymarfer ei hawl i ddal rheolwyr yn uniongyrchol atebol am ddiffyg cydymffurfiaeth a diffyg gweithredu.

•           Ystyriodd a chytunodd y Pwyllgor, fel arwydd o’i fwriad i gymryd agwedd gadarnach tuag at weithredu ac i gael sicrwydd bod canlyniadau adolygiadau archwilio mewnol yn cael sylw priodol, y byddai, yn y lle cyntaf, yn ceisio edrych ar y materion a godwyd gan yr adolygiad archwilio mewnol o’r trefniadau ar gyfer gwerthu, bilio a thalu am ddiesel arforol.  I'r perwyl hwnnw, cytunwyd gofyn i'r Pennaeth Gwasanaeth perthnasol roi cyfrif am sut roedd y sefyllfa wedi codi ac i esbonio’n uniongyrchol i’r Pwyllgor pa gamau cywiro a gymerir i roi ar waith yr argymhellion a wnaed gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol.

•           Mewn perthynas â chyfeiriadau, roedd y Pwyllgor yn siomedig gyda’r penderfyniad gan Heddlu Gorllewin Canolbarth Lloegr i beidio â bwrw ymlaen i ymchwilio i’r ymgais i dwyllo’r Cyngor ac eraill mewn perthynas â materion credydwyr.   Roedd y Pwyllgor yn credu y gallai’r twyll, pe bai wedi llwyddo, fod wedi bod â goblygiadau difrifol o ran y posibilrwydd o golli arian cyhoeddus.

Yn ei hymateb i bryderon y Pwyllgor ynghylch y diffyg cynnydd mewn meysydd sy’n parhau i achosi pryder i’r archwilwyr, dywedodd y Dirprwy Brif Weithredwr fod adroddiadau adolygu gan y Gwasanaeth Archwilio mewnol bellach ar gael i’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth a bod hynny’n sicrhau eu bod yn cael gwybod mewn dull amserol am unrhyw faterion sy’n codi.  Er bod cynnydd wedi ei wneud ar y meysydd y sonnir amdanynt yn rhan 6 yr adroddiad mae angen gwneud rhagor o waith i sicrhau bod yr Awdurdod yn fwy effeithiol yn y meysydd hynny ac mae hynny’n rhannol yn golygu newid diwylliant a gall hynny gymryd amser.

Penderfynwyd derbyn adroddiad y Rheolydd Archwilio Mewnol a nodi ei gynnwys.

CAMAU GWEITHREDU’N CODI:

•           Bod y Rheolydd Archwilio mewnol, ar ran y Pwyllgor Archwilio yn gofyn i’r Pennaeth Gwasanaeth (Adfywio Economaidd a Chymunedol) ddod i gyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio i roi cyfrif am sut roedd y sefyllfa mewn perthynas â’r trefniadau ar gyfer gwerthu, bilio a thalu am ddeisel arforol wedi codi a'r camau sy'n cael eu cymryd i roi sylw i argymhellion y Gwasanaeth Archwilio Mewnol.

•           Bod y Rheolydd Archwilio Mewnol, ar ran y Pwyllgor Archwilio, yn cyfleu mewn llythyr i Gomisiynydd Heddlu a Throsedd Gogledd Cymru, siom y Pwyllgor ynghylch y penderfyniad a wnaed gan Heddlu Gorllewin Canolbarth Lloegr i beidio ymchwilio ymhellach i’r twyll credydwr y ceisiwyd ei gyflawni yn erbyn y Cyngor ac eraill.