Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Gwasanaeth Adnoddau a Swyddog 151 Dros Dro.

Cyflwynwyd er ystyriaeth a sylwadau’r Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Adnoddau a Swyddog Adran 151 Dros Dro yn nodi’r dyledion dros £5,000 oedd yn cael eu hargymell ar gyfer eu dileu.  Ynghlwm yn Atodiadau B, C a CH roedd dadansoddiad o werth y dyledion a godwyd, yr hyn oedd wedi cael ei gasglu a hefyd y dyledion fyddai’n cael eu dileu ar gyfer amrywiol Gredydwyr, Treth Gyngor a Threthi Busnes.

Dywedodd y Deilydd Portffolio Cyllid ei fod yn credu ei bod yn briodol y dylai’r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol werthuso a ellid dysgu gwersi o restr yr Awdurdod o ddyledwyr yn nhermau rheoli dyledion yn y dyfodol cyn i’r dyledion hynny gael eu dileu gan y Deilydd Portffolio Cyllid a’r Swyddog Adran 151 o dan eu pwerau dirprwyedig, ac yn ddelfrydol byddai’r dasg honno wedi ei chwblhau erbyn diwedd y mis.

Mewn ymateb i sylw a wnaed gan y Cadeirydd nad oedd wedi deall bod yn rhaid gwneud penderfyniad i ddileu’r dyledion erbyn mis Ebrill ac y byddai hynny’n ei gwneud yn anymarferol i’r Pwyllgor ddilyn y cwrs gweithredu yr oedd wedi ei fwriadu ac a gytunwyd yn y cyfarfod briffio cyn y cyfarfod i sefydlu panel i sgriwtineiddio’r dyledion mewn manylder, cadarnhaodd y Pennaeth Adnoddau a Swyddog Adran 151 Dros Dro y byddai’n well pe bai’r dyledion yn cael eu dileu erbyn yr amser hwnnw fel y gellir gwneud cyfrif amdanynt yn y datganiad cyfrifon am y flwyddyn ariannol gyfredol.  Tra bod sefydlu panel i ystyried dileu dyledion a rheoli dyled yn rhywbeth rhesymol iawn, roedd cynnig ei fod hefyd yn ystyried y dyledion unigol cyn iddynt gael eu dileu yn rhywbeth allai fod yn fwy problemus gan ei fod yn golygu y byddai’n rhaid i’r dyledion hynny, pe na chaent eu dileu erbyn 31 Mawrth orfod cael eu cario fel dyledion heb eu casglu ar y fantolen ar ddiwedd y flwyddyn ariannol.

Yn y drafodaeth a dilynodd ar yr adroddiad, fe wnaed y pwyntiau cyffredinol a ganlyn  –

•  Nododd y Pwyllgor na fyddai unrhyw bwrpas buddiol iddo ystyried mewn manylder y dyledion yr oedd eu hadennill erbyn hyn wedi ei wahardd drwy statud ac fe ddylai felly gyfyngu ei sylw i’r dyledion gweddilliol oedd ar y rhestr.

•  Yr oedd y Pwyllgor yn siomedig bod cyrff cyhoeddus wedi eu cynnwys ar y rhestr o ddyledwyr.

•  Roedd y Pwyllgor yn bryderus gydag oed rhai o’r dyledion ar y rhestr a hefyd hyd yr amser yr oeddent wedi parhau ar gofnodiadau’r Cyngor a hynny’n dangos diffyg gweithredu ar ran yr Awdurdod drwy iddo beidio â delio â hwy naill ai drwy broses gyfreithiol neu fel arall wrth eu dileu.

•  Roedd y Pwyllgor hefyd yn bryderus gyda nifer o enghreifftiau o ddiffyg gweithredu ac/neu oedi gyda gweithredu ar ran y Cyngor a hynny wedi golygu methiant i adennill dyled pryd y gallai ei hadennill fod wedi bod yn bosibl pe bai camau priodol wedi’u cymryd mewn da bryd.

•  Ceisiodd y Pwyllgor gael sicrwydd oherwydd iddo ystyried adroddiad tebyg ar y sefyllfa gyda’r dyledion yn 2013/14 lle y dogfennwyd rhestr o ddyledion oedd i’w dileu, a bod camau rhagweithiol yn awr yn cael eu cymryd yn yr Awdurdod i fynd i’r afael â rheoli dyled.

•  Y byddai panel o’r pwyllgor hwn yr oedd bwriad i’w sefydlu yn edrych ar y sefyllfa gyda’r dyledion mewn manylder gyda golwg ar gael gwell dealltwriaeth o’r rhesymau sylfaenol paham yr oedd y dyledion mewn rhai achosion wedi eu caniatáu i sefyll am nifer o flynyddoedd fel y gellid osgoi sefyllfa fel hyn eto yn y dyfodol gyda gwell mesurau rheoli dyled a phroses briodol ar gyfer delio â dyled.

Roedd y Pennaeth Adnoddau a Swyddog Adran 151 Dros Dro yn cydnabod y pwyntiau a wnaed a dywedodd gan gyfeirio at y dyledion amrywiol, bod gan yr Awdurdod ar yr amser y cafodd ef ei benodi ym Mai 2014 ganran uchel o ddyledion heb eu casglu  ar ei lyfrau oedd â chyfanswm o tua £4m gyda dim ond 1% yn ddyled gyfredol h.y. o fewn 30 diwrnod.  Mae yna, felly, waith sylweddol i’w wneud i gywiro’r sefyllfa honno ac am y rheswm hwnnw ni wnaed unrhyw ymdrech i ddileu dyledion y flwyddyn hon gyda’r pwyslais yn cael ei roi yn hytrach ar gasglu dyled lle roedd hynny’n bosibl.  Yng nghyd-destun dyledion cyffredinol o £4m ym Mai 2014 roedd y cyfanswm yn awr wedi ei leihau i £3 a hynny’n golygu bod swm sylweddol o arian wedi ei ddwyn i mewn i’r Cyngor ac roedd y ganran oedd yn ddyledus ac a arferai fod tua 1% yn awr tua 40%.  Nododd y Swyddog ei fod yn hyderus y gellid gwella’r sefyllfa yn sylweddol ond ei bod yn hynod o annhebygol y byddai unrhyw sefydliad fyddai â rhan mewn casglu dyledion yn gallu cyflawni cyfradd gasglu 100%, ac y bydd yna bob amser beth dyled y bydd yn rhaid ei dileu.  Serch hynny, y disgwyl yw bydd yr Awdurdod yn gallu cyflawni graddfa gasglu uchel iawn.  O ystyried y bydd yna bob amser rhyw raddfa o ddileu ystyrir ei fod felly yn ymarfer rheoli da ac yn fater o hwsmonaeth dda i fynd drwy broses briodol o ddileu dyled nas gellir ei chasglu oddi ar y llyfrau mor fuan ag y bo hynny’n ymarferol; yn achos yr Awdurdod nid oedd hynny wedi digwydd ac y mae’n rhaid i’r dyledion hynny yn awr gael eu clirio.  Roedd y rhan fwyaf o’r ddyled hirhoedlog na ellid ei chasglu a oedd yn dod o fewn pwerau dirprwyedig y Swyddog Adran 151 wedi ei dileu.  Yn ddelfrydol fe ddylid cael cylch rheolaidd o glirio dyledion na ellir eu gorfodi’n gyfreithiol a gobeithir y bydd hynny wedi ei sefydlu o’r flwyddyn nesaf ymlaen.  Roedd yr adroddiad yn ffurfio rhan o weithgaredd cadw tŷ sydd wedi gwneud camau breision ond nad yw eto wedi’i gwblhau ac sydd eisoes wedi dod â newid yn statws ariannol y Cyngor.  O safbwynt cyrff cyhoeddus mewn dyled i’r Cyngor, dywedodd y Swyddog bod y ddyled mewn rhai achosion yn un sydd wedi sefyll am gyn hired nad yw’r gwaith papur cefnogol ar gael a hynny’n golygu na all gael ei gorfodi mewn cyfraith ac ni fydd y corff sydd â’r ddyled yn talu oherwydd absenoldeb unrhyw ddogfennau i brofi’r ddyled.  Weithiau ni fydd y corff sydd â’r ddyled yn bodoli mwyach gyda’r ddyled wedi trosglwyddo i sefydliad olynol sy’n gwneud y broses orfodi yn fwy anodd.  Er hynny, mae’r Awdurdod wedi cymryd agwedd gadarn tuag at y dyledion hyn ac wedi llwyddo i ddod â mwy o arian i mewn nag oedd wedi ei ragweld.  Mater ydyw ar gyfer rheolaeth ariannol pob sefydliad penodol i orfodi ei ddyled ei hun a dyna beth y mae’r Awdurdod yn awr yn ceisio ei wneud.

Penderfynwyd –

•  Nodi’r adroddiad a’r sefyllfa ynglŷn â’r dyledion oedd i’w dileu.

•  Bod Panel o’r Pwyllgor hwn yn cael ei sefydlu ac yn cynnwys yr Aelodau a nodir isod i edrych mewn mwy o fanylder ar ddileu dyledion a hefyd reoli dyled yn yr Awdurdod:

Cynghorwyr Jim Evans, R. Llewelyn Jones, Llinos Medi Huws a R. Meirion Jones gyda gwahoddiad agored i’r Deilydd Portffolio Cyllid fynychu.

CAMAU GWEITHREDU YN CODI: Y Rheolwr Sgriwtini i gydlynu’r gwaith o sefydlu’r panel a rhestr o’i gyfarfodydd.