Eitem Rhaglen

Derbyn adroddiad gan y Pennaeth Gwasanaeth (Adfywio Economaidd a Chymunedol) ar gynnydd ar ymateb i’r adolygiad gan Archwilio Mewnol.

(Adroddiad i ddilyn)

Cyflwynwyd er sylw’r Pwyllgor - adroddiad gan y Pennaeth Adfywio Economaidd a Chymunedol ar yr ymateb a’r camau a gymeradwywyd yn dilyn yr Adolygiad Archwilio Mewnol (Diesel Arforol) ym mis Tachwedd 2014.

Soniodd y Pennaeth Adfywio Economaidd a Chymuned wrth y Pwyllgor am y cynnydd a wnaed hyd yma yn erbyn argymhellion yr Uned Archwilio Mewnol yn dilyn ei hadolygiad o’r prosesau a’r gweithdrefnau ar gyfer derbyn, storio, dosbarthu, anfonebu a chasglu arian a derbyn a chofnodi incwm ar Ledjer Cyffredinol y Cyngor mewn perthynas â Diesel Arforol fel y manylir ar hyn yn rhan 3 yr adroddiad. Dygodd y Swyddog sylw’r Pwyllgor ar y ffaith y bydd cwblhau’n llwyddiannus yr argymhellion sy’n parhau i fod angen sylw (sef rhan o argymhelliad 2 ac argymhelliad 6 yn y rhestr dan ran 3) yn dibynnu ar y gost a’r gyllideb sydd ar gael. Ymhelaethodd y Swyddog ar gostau tebygol y gwaith uwchraddio y mae angen ei wneud a dywedodd bod angen penderfynu ar strategaeth ar gyfer y tymor byr i'r tymor canolig ar gyfer gwerthu tanwydd arforol cyn gwneud penderfyniad i fuddsoddi.

Rhoes y Pwyllgor sylw i’r adroddiad ac mewn trafodaeth fanwl, codwyd y materion isod –

•           Er bod y Pwyllgor yn nodi bod sgôp yr adolygiad archwilio mewnol wedi’i gyfyngu i asesu ba mor ddigonol oedd y systemau, prosesau a gweithdrefnau ar gyfer gwerthu, paratoi biliau a thalu am danwydd arforol, roedd yr Aelodau hefyd yn awyddus i ddysgu mwy am agweddau masnachol y gwasanaeth ac a oedd ffyrdd o wella elfen gwerth am arian y gwasanaeth gan gynnwys drwy ddarparu’r gwasanaeth mewn ffordd wahanol, e.e. allanoli. Cadarnhaodd y Swyddogion fod y gwasanaeth yn fasnachol hyfyw ac yn darparu dychweliadau oddeutu 20% i 30% a bod y gwasanaeth yn un gwerth ei ddarparu. Mae’r materion caffael wedi cael sylw ac mae’r gwasanaeth yn gystadleuol o ran cost ond y cwestiwn sylfaenol yn y tymor hir yw a ydyw’r Awdurdod yn dymuno parhau i gyflenwi tanwydd arforol nid o angenrheidrwydd er budd masnachol ond er mwyn cefnogi’r diwydiant pysgota. 

•           Ystyriodd y Pwyllgor a ddylid ymestyn cwmpas yr adolygiadau archwilio y tu draw i faterion rheoli a llywodraethiant er mwyn rhoi sylw i elfennau gwerth am arian y gwasanaeth lle mae hynny’n berthnasol ac a oes modd i’r Pwyllgor gael mewnbwn i sgopio’r adolygiadau. Awgrymodd y Pwyllgor y gallai fod gwell cysylltiad rhwng adolygiadau archwilio ac ystyriaethau gwerth am arian fel y gall y Pwyllgor roi’r materion a godir mewn adolygiadau archwilio yn eu cyd-destun ehangach a deall yn well yr ystyriaethau mwy pellgyrhaeddol a all fod yn sylfaen i’r adolygiadau. Dywedodd y Pennaeth Adfywio Economaidd a Chymunedol y cynhaliwyd gwerthusiad annibynnol o’r gwasanaeth arforol a oedd yn mynd y tu draw i faterion llywodraethiant a rheoliadau mewnol a oedd wedi edrych ar agweddau statudol ac anstatudol y gwasanaeth ynghyd â sawl model ar gyfer ei ddarparu. Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol Dros Dro nad oedd ef yn hyrwyddo’r drefn o gyfuno asesiad o reoliadau systemau a gwerth am arian mewn un adolygiad, serch hynny, nid yw’n anghyffredin cynnwys adolygiadau gwerth am arian mewn Cynlluniau Gweithredu Archwilio Mewnol ac mai mater i’r Pwyllgor yw a ydyw’n dymuno i gyfran o’r adnoddau gael eu neilltuo’n benodol ar gyfer astudiaethau gwerth am arian.

•           Nododd y Pwyllgor o adroddiad llafar y Swyddogion fod y Cyngor wedi bod yn defnyddio’r cyflenwr presennol ar gyfer tanwydd arforol am nifer o flynyddoedd a gofynnodd a ydyw hyn yn arfer gyffredin mewn meysydd gwasanaeth eraill yn y Cyngor y dylai’r Pwyllgor fod yn ymwybodol ohonynt. Cadarnhaodd y Pennaeth Adnoddau a’r Swyddog Adran 151 Dros Dro nad yw’r arfer hwn yn unigryw i’r gwasanaeth cyflenwi diesel arforol. Mae Archwilio Mewnol yn y gorffennol, wedi codi materion mewn perthynas â chaffael a bu hefyd yn destun adolygiad annibynnol. Gwnaed cryn ymdrech ers hynny i wella’r swyddogaeth gaffael yn yr Awdurdod o safbwynt cynyddu capasiti a gwella sgiliau’r tîm caffael a hefyd drwy gyflwyno prosesau a gweithdrefnau corfforaethol ar gyfer caffael. Fodd bynnag, mae’r arfer lle mae gwasanaethau’n glynu wrth yr un cyflenwr am amser maith heb brofi’r farchnad yn digwydd ar raddfa eang ac mae’n cael sylw.

•           Gan gyfeirio at ddyledwyr amrywiol a’r anfonebau a godwyd, gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ynghylch maint y dyledion. Cadarnhaodd y Swyddogion fod cofnodiadau ariannol bellach yn cael eu cynhyrchu drwy system ledjer Civica gyda hynny’n rhoddi darlun cliriach o’r biliau a’r trafodion. Mae prosesau ariannol y gwasanaeth wedi cael eu moderneiddio ac yn cyd-fynd â’r dull corfforaethol.

•           Nododd y Pwyllgor yr angen i sicrhau fod dyledion amrywiol yn cael eu hadennill; cadarnhaodd y Pennaeth Adnoddau Dros Dro fod cynnydd yn cael ei wneud o ran gorfodaeth mewn perthynas â dyledion.

Penderfynwyd derbyn adroddiad y Pennaeth Datblygu Economaidd a Chymunedol a nodi’r cynnydd a wnaed. 

CAMAU GWEITHREDU’N CODI: Y Pennaeth Datblygu Economaidd a Chymunedol i gyflwyno er gwybodaeth i’r Pwyllgor, Fantolen y Gwasanaeth Diesel Arforol am y 5 mlynedd ddiwethaf.