Eitem Rhaglen

Cyflwyno Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol am 2014/15.

Cyflwynwyd er sylw’r Pwyllgor – yr Adroddiad Archwilio Mewnol Blynyddol yn crynhoi gwaith y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn 2014/15 o ran allbynnau, perfformiad, casgliad cyffredinol y meysydd a archwiliwyd a’r modd y mae hyn yn adlewyrchu ar effeithiolrwydd system rheolaeth fewnol yr Awdurdod.

Dygodd Mr John Fidoe, Baker-Tilly sylw at brif bwyntiau’r adroddiad o ran nifer cyfanswm nifer yr adroddiadau terfynol a drafft a gyhoeddwyd; canran yr argymhellion categori Uchel a Chanolig a oedd wedi eu gweithredu ar 31 Mawrth 2015 a’r farn gyffredinol mewn perthynas â’r systemau a adolygwyd sydd, fel barn Werdd/Ambr yn golygu mai risg fechan iawn/isel sydd i’r Awdurdod yn seiliedig ar sgôp y gwaith a wnaed, gweithredu’r camau a argymhellwyd i reolwyr a bod y systemau hynny’n parhau i weithredu yn unol â’r bwriad. Ar sail y gwaith Archwilio Mewnol a wnaed yn 2014/15 a chan gymryd i ystyried y meysydd pryder a nodir dan adran 4.4 yr adroddiad a nifer yr adroddiadau Coch/Coch Ambr a gyhoeddwyd dan adrannau 6.3 a 6.4, dywedodd y Swyddog fod gan y Cyngor drefniadau rheoli digonol i reoli’r risgiau gyda’r amod fod rhaid cymryd camau yn ystod 2015/16 i roi sylw i’r meysydd hynny sy’n parhau i beri pryder ac y dygwyd sylw atynt.

Rhoes y Pwyllgor sylw i’r adroddiad gan godi’r pwyntiau canlynol ar y wybodaeth a gyflwynwyd –

•           Y broblem barhaus mewn perthynas â gweithredu ar argymhellion archwilio mewnol yn yr ysgolion. Roedd y Pwyllgor yn arbennig o bryderus nad yw argymhellion archwilio mewnol i wella rheolaeth ariannol yn yr ysgolion yn cael eu gweithredu’n brydlon a’r risg y gallai hynny ei golygu a gofynnodd am eglurhad ar yr hyn oedd yn cael ei wneud i gywiro’r sefyllfa. Dywedodd Mr John Fidoe fod anhawster oherwydd nad oedd Prifathrawon yn gallu cael i mewn i’r system 4Action sy’n golygu fod diweddariadau ynghylch gweithrediad yn cael eu paratoi gan y Gwasanaeth Addysg sy’n golygu fod oedi rhwng amser cyhoeddi’r argymhellion a chael cadarnhad eu bod wedi, neu yn cael eu gweithredu. Mae materion eraill hefyd sydd angen sylw. Trafodwyd ffyrdd posibl o ddatrys y broblem yn yr ysgolion gyda’r Cyfarwyddwr Dysgu Gydol Oes.  Fodd bynnag, cynhelir adolygiad blynyddol o’r argymhellion archwilio mewnol sy’n parhau i fod angen sylw yn yr ysgolion a bydd adroddiad dilyn-i-fyny yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor.

•           Mewn perthynas â’r Fframwaith Partneriaethau yr oedd Archwilio Mewnol wedi dwyn sylw ato o ran agweddau ar reolaeth fewnol o ran gweithio mewn partneriaeth, gofynnodd y Pwyllgor am sicrwydd fod y rheolwyr yn cymryd perchenogaeth o’r mater hwn ac yn ymrwymo i symud y Fframwaith Partneriaethau yn ei flaen yn unol ag argymhellion Archwilio Mewnol. Dywedodd y Pennaeth Adnoddau a’r Swyddog Adran 151 Dros Dro y bydd y Prif Weithredwr newydd yn rhoi sylw i’r materion sy’n ymwneud â Phartneriaethau ac y byddant ar raglen y Tîm Uwch Arweinyddiaeth. Mae cryn waith eisoes wedi cael ei ynghylch perthynas yr Awdurdod gyda’r Trydydd Sector ac mae fframwaith cadarn i sicrhau hynny wrthi’n cael ei sefydlu yn awr.

•           Gofynnodd y Pwyllgor am gadarnhad - ac fe gafodd y cadarnhad hwnnw - bod y materion corfforaethol a restrir yn adran 4.4 yr adroddiad fel meysydd sy’n parhau i beri pryder i Archwilio Mewnol wedi eu cynnwys yn y Cynllun Gweithredu Archwilio Mewnol ar gyfer 2015/16. Nododd y Pwyllgor y byddai’n rhaid iddo adolygu’r meysydd penodol hyn yn rheolaidd ac awgrymwyd a chytunwyd, unwaith y bydd y Prif Weithredwr newydd yn ei swydd ac wedi cael ei draed dano, bod y Pwyllgor yn cael adroddiad gwaith ar statws y meysydd hynny sydd wedi cael eu rhestru fel rhai sy’n parhau i achosi pryder i Archwilio Mewnol er mwyn cael sicrwydd fod camau’n cael eu cymryd neu wedi cael eu cymryd i sefydlu prosesau llywodraethu a rheoli priodol ar gyfer pob un o’r meysydd a nodwyd. Dywedodd y Pennaeth Adnoddau’r a’r Swyddog Adran 151 Dros Dro ei fod yn credu fod gwaith yn cael ei wneud ar yr holl feysydd a amlinellwyd ond y byddai serch hynny’n ceisio codi proffil y materion hyn yn y TUA ac yn adrodd yn ôl i’r Pwyllgor Archwilio.

Penderfynwyd derbyn Adroddiad Blynyddol y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2014/15 a nodi ei gynnwys.

GWEITHREDU: Y Pennaeth Adnoddau a’r Swyddog Adran 151 Dros Dro i adrodd yn ôl i’r Pwyllgor Archwilio yn y man ar gynnydd a wnaed o ran rhoi sylw i’r meysydd y dygir sylw atynt yn adran 4.4 yr Adroddiad Blynyddol a hynny’n unol ag argymhellion Archwilio Mewnol.