Eitem Rhaglen

Cyflwyno’r Datganiad Cyfrifon drafft am  2014/15 yn ymgorffori’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2014/15. (Fersiwn Saesneg)

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor Ddatganiad Cyfrifon drafft ar gyfer 2014/15 a oedd yn cynnwys y Datganiad Llywodraethu Blynyddol am y flwyddyn honno.

Dywedodd y Rheolydd Gwasanaethau Cyfrifeg a’r Dirprwy Swyddog Adran 151 fod y cyfrifon drafft ar gyfer 2014/15 wedi eu cau cryn amser cyn y dyddiad cau statudol o 30 Mehefin ac, yn unol ag arferion da, maent yn cael eu cyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio am sylwadau cyn cychwyn yr archwiliad ffurfiol.  Yn wahanol i’r blynyddoedd cynt lle'r câi’r broses o gynhyrchu’r cyfrifon ei chynnal yn bennaf gan dîm o staff allanol, roedd cyfrifon 2014/15 wedi eu cynhyrchu gan staff y Gwasanaeth Cyllid mewnol.  Dywedodd y Swyddog bod y Datganiad yn ddogfen gymhleth a hirfaith a dygodd sylw’r Pwyllgor at y Datganiad ar gyfer Cronfeydd Wrth Gefn; y Cyfrif Incwm a Gwariant a’r Fantolen a’r nodiadau eglurhaol fel meysydd diddordeb allweddol i’r Pwyllgor.  Cadarnhaodd fod y Gwasanaeth Cyllid yn gyfforddus gyda lefel cronfeydd wrth gefn yr Awdurdod ac yn fodlon hefyd gyda chynnwys y datganiadau ariannol.  Cyfeiriodd at ddogfennaeth ychwanegol a ddosbarthwyd yn y cyfarfod, ac esboniodd ei bod yn adlewyrchu addasiadau penodol a wnaed i’r drafft ar ôl cyhoeddi’r rhaglen ar gyfer y cyfarfod heddiw ac nad ydynt yn newid sefyllfa ariannol y Cyngor fel y nodir hi yn y Datganiad drafft.

Rhoddodd y Pwyllgor sylw i’r Datganiad drafft a nododd y pwyntiau a ganlyn –

•           Mewn perthynas â gwariant refeniw, nododd y Pwyllgor y llwyddwyd i gyrraedd y targed arbedion ac effeithlonrwydd o £6.3m ar gyfer 2014/15 er mwyn pennu’r gyllideb o fewn yr adnoddau sydd ar gael.  Nododd y Pwyllgor y byddai’r heriau ariannol yn 2015/16 a’r tu draw i hynny hyd yn oed yn llymach wrth i gyllidebau barhau i ostwng ac y byddai angen dod o hyd i ragor o arbedion; gofynnodd y Pwyllgor am sicrwydd fod yr Awdurdod mewn sefyllfa i reoli’r heriau hynny a’r risgiau cynhenid sy’n gysylltiedig â gwneud rhagor o arbedion sylweddol.  Dywedodd y Pennaeth Adnoddau a’r Swyddog Adran 151 Dros Dro fod yr holl arbedion a ymgorfforwyd yng nghyllideb 2015/16 wedi cael eu costio yn fwy effeithiol nag yn y blynyddoedd cynt; mae yna gynlluniau cyllidebol ar gyfer cyflawni pob eitem o arbedion; roedd cynllun prosiect ar gyfer yr holl arbedion a buont yn destun asesiad o’r effaith ar gydraddoldebau hefyd gan olygu y dylai’r broses o gyflawni arbedion yn 2015/16 fod yn symlach nag yn 2014/15 pan fu peth ansicrwydd ynghylch sut y byddai'r rhaglen arbedion yn cael ei chyflawni.

•           Nododd y Pwyllgor bod y broses o ardystio’r cyfrifon gan archwilwyr allanol wedi ei dal yn ôl yn rhai o’r blynyddoedd diwethaf hyd nes yr oedd gwrthwynebiadau a godwyd gan aelod(au)’r cyhoedd wedi eu datrys a gofynnodd am sicrwydd nad oedd swyddogion yn rhagweld sefyllfa o’r fath yn codi mewn perthynas â chyfrifon 2014/15.  Dywedodd y Pennaeth Adnoddau a’r Swyddog Adran 151 Dros Dro fod aelodau o’r cyhoedd wedi cael eu hysbysu bod y cyfrifon drafft ar gael i’w harchwilio a bod ganddynt hawl i edrych arnynt ac i ofyn cwestiynau yn eu cylch.  Dywedodd nad oedd yn ymwybodol o unrhyw fater yn codi o’r tu allan i’r Cyngor ar hyn o bryd, ac os byddai hynny’n digwydd, mae p’un a fyddai’n golygu oedi o ran ardystio’r cyfrifon ai peidio yn dibynnu ar ddilysrwydd y cwestiwn a’r gwrthwynebiad a gyflwynir.  Cadarnhaodd y Swyddog nad oedd yn credu bod unrhyw agwedd ar y Datganiad drafft yn peri pryder iddo i’r graddau y byddai’n ei orfodi i argymell y dylid arafu’r broses archwilio nac yn oedi’r broses o gymeradwyo’r cyfrifon yn y pen draw.  O safbwynt yr archwilwyr allanol cadarnhaodd Mr Martin George o PwC nad oeddent yn ymchwilio i unrhyw faterion ar hyn o bryd a fyddai’n dal y broses archwilio yn ôl.

•           Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ynghylch sefyllfa’r Cyngor mewn perthynas â chronfeydd wrth gefn o ran eu digonolrwydd a’r llinyn mesur ar gyfer penderfynu beth sy’n lefel ddigonol.  Holodd y Pwyllgor hefyd a oedd yr arian wrth gefn yn yr ysgolion yn creu pryder.  Dywedodd y Rheolydd Gwasanaethau Cyfrifeg bod y Gwasanaeth Cyllid yn fodlon gyda balansau cyffredinol yr Awdurdod sydd ychydig o dan 7%.  Er nad yw’r cronfeydd sydd gan yr ysgolion yn achos o bryder fel y cyfryw, mae’n rhaid i ysgolion a chanddynt gronfeydd mawr fod â chynlluniau gwariant ac mae’n rhaid i’r rheini sydd â diffyg fod â chynllun i roi sylw i’r sefyllfa honno hefyd.  Cadarnhaodd y Pennaeth Adnoddau Dros Dro mai’r disgwyliad cyffredinol yw bod awdurdodau lleol yn cadw balans cronfeydd wrth gefn o gwmpas 5% ond bod hynny’n dibynnu ar farn y Swyddogion Adran 151 unigol.  Mae p’un a yw pob awdurdod angen lefel o 5% yn dibynnu ar eu hamgylchiadau; yr heriau ariannol y maent yn eu hwynebu, perfformiad hanesyddol ac ansawdd eu rheolaeth ariannol ac mae’r cyfan o’r rhain yn ffactorau a fyddai’n sail ar gyfer gwneud penderfyniad ynghylch digonolrwydd y cronfeydd wrth gefn.  Ei farn broffesiynol ef oedd bod balans o 6% i 6.5% yn rhesymol ar gyfer cronfeydd wrth gefn yr Awdurdod hwn.

Penderfynwyd nodi’r Datganiad Cyfrifon drafft ar gyfer 2014/15 cyn iddo gael ei archwilio’n allanol.