Eitem Rhaglen

Cyflwyno’r canlynol -

·        Y Cynllun Archwilio Allanol 2015

·        Tystysgrif Cydymffurfio (Cynllun Gwella 2015/16)

·        Diweddariad ar y Rhaglen Berfformiad

·        Adroddiad  adolygu’r Bwrdd Gwasanaeth Lleol ar y Cyd

4.1       Cyflwynwyd Cynllun Archwilio Allanol 2015 i sylw’r Pwyllgor.

Adroddodd Mr Martin George o PwC ar y materion a oedd yn ymwneud â’r archwiliad ariannol fel a ganlyn –

•           Y dull fesul cam o gynnal yr archwiliad ffurfiol o’r datganiadau ariannol fel y gwelir yn Atodiad 1 yr adroddiad.

•           Y risgiau archwilio arwyddocaol a’r ymateb archwilio arfaethedig i liniaru’r risgiau hynny fel yn Atodiad 2.

•           Y risg o dwyll a chyfrifoldebau Archwilwyr; Rheolwyr a’r rheini sy’n gyfrifol am faterion llywodraethiant yn eu cylch.

•           Ardystio hawliadau grant a dychweliadau a’r materion mwyaf arwyddocaol a/neu ailadroddus a nodwyd wrth wneud gwaith ardystio grantiau ar gyfer 2013/14 fel yn Atodiad 3.

Mewn perthynas â’r archwiliad perfformiad adroddodd Mr Huw Lloyd Jones o Swyddfa Archwilio Cymru ar  -

•           Elfennau’r gwaith archwilio perfformiad fel yn Atodiad 4.

•           Cynnwys rhaglen waith 2015/16 ar gyfer yr archwiliad perfformiad wedi ei rannu’n archwiliad gwella ac asesu ac astudiaethau llywodraeth leol a’r prosiectau penodol perthnasol.

Rhoddodd y Pwyllgor sylw i’r adroddiad ac, fel ymddiriedolwr sefydliad trydydd sector sy’n darparu gwasanaethau cymdeithasol i oedolion, gofynnodd yr Aelod Lleyg Mr Richard Barker  sut y bydd yr elfen perfformiad yn yr astudiaeth arfaethedig y bwriedir ei gynnal yng ngogledd Cymru ar gyfer meincnodi costau Gwasanaethau Cymdeithasol yn erbyn perfformiad yn cael ei nodi a’i diffinio.

Dywedodd Mr Huw Lloyd Jones fod Swyddfa Archwilio Cymru wedi datod y datganiadau canlyniadau refeniw ar gyfer cynghorau yng Nghymru a’r amryfal linellau y tu mewn iddynt ac wedi priodoli’r llinellau hynny i ddangosyddion perfformio cenedlaethol penodol ar gyfer Gwasanaethau Cymdeithasol Plant ac Oedolion; bydd wedyn yn cymharu perfformiad ar draws awdurdodau.  Mae rhai awdurdodau yn perfformio’n uchel am gost isel tra bod eraill yn perfformio’n uchel am gost uchel.  Pwrpas yr astudiaeth yw archwilio pam mae pethau fel y maent.

4.2       Cyflwynwyd Tystysgrif Cydymffurfio yn dilyn archwiliad ar Gynllun Gwella 2015/16 y Cyngor ac fe’i nodwyd gan y Pwyllgor.  Mae’r Dystysgrif yn cadarnhau fod y Cyngor wedi cyflawni ei ddyletswyddau i baratoi a chyhoeddi Cynllun Gwella yn unol â’r gofynion statudol a nodir yn adran 15 Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2008 a chanllawiau statudol.

4.3       Cyflwynwyd, er gwybodaeth y Pwyllgor, ddiweddariad ar statws prosiectau gwella ac asesu sydd wedi’u cynllunio neu’n mynd rhagddynt gan SAC, ac fe’i nodwyd.

Rhoddodd Mr Huw Lloyd Jones wybod i’r Pwyllgor y bydd yr adroddiad Asesiad Corfforaethol ar Gyngor Sir Ynys Môn pan gaiff ei gyflwyno yn cynnwys atodiad o’r holl argymhellion o’r adroddiadau cenedlaethol a gyhoeddwyd y llynedd, ac o hyn ymlaen bydd disgwyl i bob Cyngor benderfynu pa rai o’r argymhellion hynny sy’n fwyaf perthnasol iddynt hwy, a ffurfio Cynllun Gweithredu o’u hamgylch.  Cyfeiriodd at bwynt trafod o gyfarfod diwethaf y Pwyllgor ynghylch sut allai’r Pwyllgor gael gwybod am adroddiadau ac astudiaethau cenedlaethol a allai fod o ddiddordeb i’w aelodau, na fyddent yn cael eu dwyn i’w sylw’n uniongyrchol efallai am nad oeddynt yn benodol i Ynys Môn, a dywedodd y byddai’n annog y Cyngor i fyfyrio ar sut mae’n delio ag adroddiadau allanol nad ydynt yn benodol i Ynys Môn ond sydd o bosib yn cynnwys negeseuon sy’n berthnasol iddo.

4.4       Cyflwynwyd, er gwybodaeth y Pwyllgor, adroddiad ar gasgliadau adolygiad SAC o Fwrdd Gwasanaethau Lleol Ynys Môn a Gwynedd.

Adroddodd Mr Huw Lloyd Jones fod yr adolygiad wedi canfod bod Bwrdd Gwasanaethau Lleol Ynys Môn a Gwynedd, ar ôl dechrau araf deg, wedi datblygu ffocws mwy eglur ac yn gwella ei drefniadau llywodraethu ond bod angen dyfalbarhau â’r cynnydd a wnaed yn ddiweddar.  Cynghorodd fod angen monitro’r cynnydd wrth weithredu’r cynigion i wella ac efallai y byddai’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu neu’r Pwyllgor Sgriwtini Partneriaethau yn dymuno cadw golwg ar yr agwedd hon er mwyn sicrhau fod y gwelliant yn cael ei gynnal.

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i’r adroddiad a chododd y pwyntiau a ganlyn –

•           Ceisiodd y Pwyllgor eglurder ynghylch y trefniadau llywodraethu ar gyfer gosod a rheoli eitemau agenda'r Bwrdd (gan gofio’r amrywiol fuddiannau a gâi eu cynrychioli arno) a sut oeddent yn plethu gyda busnes y Cyngor.  Dywedodd Mr Huw Lloyd Jones fod y busnes a drafodir yng nghyfarfodydd y BGLl yn cael ei bennu gan y Bwrdd ei hun o fewn y fframwaith Swyddogion.  Mae’n galonogol erbyn hyn fod amcanion y BGLl ac amcanion y Cyngor yn cyd-blethu’n well; bydd angen i agenda’r Bwrdd roi sylw i’r amcanion ehangach hynny.

•           Ceisiodd y Pwyllgor eglurder ynghylch a oedd nodau ac amcanion y Bwrdd Gwasanaethau Lleol yn cynnwys cael gwared ar ddyblygu a sicrhau gwerth am arian ac effeithlonrwydd yn y modd y caiff adnoddau eu defnyddio.  Dywedodd Mr Huw Lloyd Jones fod y BGLl yn awr yn fwy eglur ei ffocws o ran beth mae’n ei wneud, ac mai rhan allweddol o hynny yw sicrhau bod y bunt gyhoeddus yn cael ei gwario’n dda.

•           Cwestiynodd y Pwyllgor a yw hi’n briodol a/neu’n amserol iddo ofyn i’r BGLl am adroddiad ar unrhyw arbedion y mae wedi’u canfod hyd yma. Dywedodd Mr Huw Lloyd Jones ei bod yn gynamserol siarad am y BGLl yn nhermau cyflawni arbedion ar y pwynt hwn.  Cadarnhaodd fod yna drefniadau am sgriwtini ar y cyd yng nghyd-destun y BGLl a phan fydd y trefniadau hynny’n derfynol ac wedi’u sefydlu, disgwylir y bydd craffu manylach ar ddefnydd y Bwrdd o adnoddau.  Nododd y Pwyllgor y pwynt a phwysleisiodd fod angen adrodd yn ehangach ac yn fwy tryloyw ar y Bwrdd yn gyffredinol.

•           Os yw’r Awdurdod am ddefnyddio adnoddau’n fwy effeithlon, nododd y Pwyllgor fod angen iddo ystyried annog ac ehangu cydweithio.

•           Yn wyneb ymestyn cyfrifoldebau llywodraethu'r Pwyllgor hwn ac yn arbennig ei rôl oruchwylio o ran trefniadau llywodraethu'r partneriaethau arwyddocaol yr oedd y Cyngor yn rhan ohonynt, awgrymwyd bod angen rhoi ystyriaeth i, a chael sgwrs ynglŷn â beth yw amcanion y Pwyllgor yn y rôl honno a beth ddylai ganolbwyntio arno.  Dywedodd y Pennaeth Adnoddau a Swyddog Adran 151 Dros Dro fod dal angen cwblhau gwaith pellach o fewn y Cyngor ynghylch sut mae’n ymgysylltu gyda phartneriaid.  Maes diddordeb synhwyrol i’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu yw adrodd ar berfformiad ariannol y partneriaethau yn enwedig gan mai Cyngor Gwynedd sy’n cynnal y mwyafrif o’r partneriaethau y mae’r Cyngor yn rhan ohonynt, sy’n golygu nad yw Ynys Môn yn chwarae unrhyw ran wrth gynhyrchu’r cyfrifon ariannol ar eu cyfer.  Awgrymodd y byddai’n addysgiadol ac yn ddefnyddiol yng nghyswllt gwella ymgysylltu i’r Pwyllgor gael golwg ar wybodaeth ariannol y partneriaethau, a chytunodd y Pwyllgor gyda hyn.

Dywedodd y Rheolwr Rhaglen a Chynllunio Busnes fod trefniadau’r Cyngor ar gyfer ymdrin â phartneriaethau a’u llywodraethu wedi dod i’r amlwg fel maes sydd angen ei wella yn y gwaith a wnaed mewn perthynas â’r hunanasesiad corfforaethol, ac yn arbennig  yr angen i adolygu partneriaethau hanesyddol i weld a ydynt dal yn darparu gwerth ac a ydynt dal yn gwasanaethu er lles trigolion Ynys Môn.  Mae’r darn hwnnw o waith wedi cael ei adnabod ac yn dilyn hynny, bydd polisïau, protocolau a disgwyliadau yn cael eu creu a’u cymhwyso i bob trefniant partneriaethau newydd yr eir iddynt.  Awgrymodd bod rôl i’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethiant sgriwtineiddio’r ddogfennaeth lywodraethu wrth iddi gael ei chreu.  Nododd y Pwyllgor y pwynt a phwysleisiodd hefyd ei fod ar adegau wedi tynnu sylw at ffaeleddau yng nghyd-destun llywodraethiant partneriaethau.

Awgrymodd Mrs Sharon Warnes, er mwyn sicrhau nad yw’r Pwyllgor yn colli golwg ar beth ddylai fod yn ei wneud a phryd, y byddai’n ddefnyddiol iddo gael taflen grynodeb (i allu cyfeirio’n sydyn ati) o’r materion a’r meysydd allweddol y mae wedi ymrwymo i’w monitro i sicrhau ei fod yn ymwybodol o ba bryd y dylent gael eu hadolygu, a’i fod yn glir ynghylch y disgwyliadau.  Dywedodd Mr Huw Lloyd Jones fod rhai awdurdodau, fel mater o drefn, yn trefnu wybodaeth fod ar gael i’w pwyllgorau archwilio ynglŷn ag adroddiadau allanol a’r materion maent yn eu hymgorffori, yr argymhellion ynddynt a’u perthnasedd i’r awdurdod unigol.

Penderfynwyd nodi adroddiad SAC ar yr adolygiad ar Fwrdd Gwasanaethau Lleol Ynys Môn a Gwynedd.

CAMAU GWEITHREDU’N CODI: Y Pennaeth Adnoddau a Swyddog Adran 151 Dros Dro i ddarparu i’r Pwyllgor –

•           Gwybodaeth ariannol am y partneriaethau allweddol y mae’r Cyngor yn rhan ohonynt

•           Taflen gyfeirio gryno o’r meysydd a’r materion allweddol i’w hadolygu gan y Pwyllgor, ac erbyn pa bryd.