Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio Mewnol Dros Dro.

Cyflwynwyd i’r Pwyllgor ei ystyried a’i gymeradwyo – adroddiad y Rheolwr Archwilio Mewnol Dros Dro yn ymgorffori Cynllun Archwilio Mewnol Strategol diwygiedig ar gyfer 2015/16 i 2017/18.

Adroddodd y Rheolwr Archwilio Mewnol Dros Dro fod y Cynllun Archwilio Gweithredol oedd yn bodoli ar gyfer 2015/16 wedi cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio a’i gymeradwyo ganddo yn ei gyfarfod ar 23 Chwefror 2015.  Mae ymholiadau ers hynny wedi adnabod yr angen i ailymchwilio i’r meysydd a gynlluniwyd y byddai archwilio mewnol yn edrych arnynt ac felly cyflwynir i’r Pwyllgor gynllun archwilio strategol arfaethedig wedi ei addasu yn Atodiad A.  Dywedodd y Swyddog y gellid crynhoi’r prif addasiadau a’r rhesymau am y newid fel a ganlyn -

•           O gymharu â’r cynllun presennol, mae’r cynllun diwygiedig yn fwy cytbwys, yn lledaenu’r gwaith archwilio yn fwy eang ac yn para tair blynedd yn hytrach nag un.  Mae’r cynllun yn rhoi sylw i’r holl feysydd yr ystyrir eu bod yn berthnasol i’w hadolygu gan archwilio mewnol o fewn y Cylch tair blynedd.

•           Roedd yr adnoddau archwilio yn y cynllun gwreiddiol yn cael eu neilltuo’n bennaf ar gyfer  systemau ariannol allweddol ac roedd yn seiliedig ar swm penodol o adnoddau, nid oedd lle ynddo i fynd ar ôl meysydd gweithgaredd eraill oedd yr un mor bwysig.  Mae’r cynllun diwygiedig yn gobeithio ailddosbarthu’r adnodd archwilio yn fwy cytbwys er mwyn gallu ymchwilio i nifer o feysydd nad ydynt wedi derbyn adolygiad archwilio blynyddoedd diweddar.

•           Mae elfen o hyblygrwydd yn y cynllun diwygiedig ac mae’n darparu adnodd wrth gefn o thua 10%.

•           Mae gwaith archwilio ysgolion wedi ei dargedu yn yr ysgolion mwy yn y cynllun diwygiedig yn hytrach na’i fod ar sail rota fel oedd yr arfer yn y gorffennol.  Mae’r cynllun hefyd yn galluogi adolygiadau thematig mewn detholiad o ysgolion llai.

•           Mae’r cynllun wedi adnabod bwlch yn yr adnoddau archwilio mewnol ac wedi dangos fod y gwasanaeth angen un person llawn amser ychwanegol i gyflawni’r gwaith sydd wedi’i gynllunio.  Ar hyn o bryd mae dwy swydd wag ar lefel is yn y gwasanaeth, ac ar ôl ystyried y ffordd orau o fynd i’r afael â’r diffyg o ran cyflawni’r cynllun yn effeithiol, y farn yw y dylid ildio’r ddwy swydd is er mwyn cael un swydd uwch.

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i’r cynllun archwilio mewnol strategol diwygiedig a gwnaeth y sylwadau a ganlyn arno –

•           Roedd y Pwyllgor yn cydnabod fod y cynllun yn gynhwysfawr o ran y meysydd yr oedd yn eu hymgorffori ac roedd yn croesawu’r cylch tair blynedd newydd.  Credai hefyd fod y cynllun yn bodloni’r cais a wnaed yn y cyfarfod diwethaf am ganllaw ymarferol i’r meysydd a’r themâu y dylai fo yn eu hadolygu’n barhaus.

•           Nododd y Pwyllgor fod y swyddogaeth Archwilio mewnol yn rhan allweddol o fframwaith llywodraethu’r Awdurdod o ran monitro perffomiad rheolaethau mewnol y Cyngor a rhoi hyder a sicrwydd ynghylch sut mae’r Cyngor yn rhedeg ei fusnes, yn rheoli ei risgiau ac yn cydymffurfio â rheoliadau a pholisiau mewnol.  Pwysleisiodd fod angen i archwilio mewnol weithio’n agos gyda Rheolwyr i sicrhau fod y system o reolaethau mewnol yn gweithio’n effeithiol.  Dywedodd y Rheolwr Archwilio mewnol fod sawl maes o weithgaredd y Cyngor y mae angen edrych arnynt sydd heb dderbyn ystyriaeth am flynyddoedd lawer, a bod y cynllun archwilio diwygiedig yn adnabod y gofyn hwn ac yn rhoi sylw pendant iddo.  Fodd bynnag, mae’n bwysig nad yw’r cynllun archwilio yn cael ei weld fel dogfen ddu a gwyn – mae’n annochel y bydd materion yn codi yn ystod y flwyddyn ac er yn y gorffennol fod prosiectau a gynlluniwyd wedi ildio i’r materion hynny, mae adnodd wrth gefn o 10% ar gyfer y cynllun archwilio diwygiedig sy’n golygu na fydd angen aberthu ymrwymiadau a gynlluniwyd er mwyn gallu ymateb i faterion newydd. Mae gofyn cael elfen o hyblygrwydd yn y Tim Archwilio er mwyn bod yn effeithiol.

•           Mynegodd y Pwyllgor beth pryder ynghylch y bwriad o aberthu dwy swydd is o blaid un swydd uwch yng nghyswllt adeiladu capasiti o fewn Archwilio Mewnol ar gyfer y dyfodol ac yng nghyd-destun y bwriad a’r addewid i ddatblygu a meithrin ein staff ein hunain wrth ddatblygu capasiti a sgiliau o fewn yr Awdurdod yn gyffredinol.  Nododd y Pwyllgor efallai y byddai aberthu'r elfen ddatblygu am gymhelliant tymor byr yn wrthgynhyrchiol yn y tymor hir.  Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol Dros Dro fod y Gwasanaeth Archwilio Mewnol angen person medrus a all ddechrau’r gwaith yn syth; gan ei fod yn dîm bychan a chanddo amcanion i’w cyflawni o fewn amserlen benodol, mae’r gwasanaeth angen lefel o arbenigedd i fodloni’r cyfrifoldebau hynny ac felly ni all fforddio defnyddio hyfforddai ar yr adeg hon ond nid yw hynny o reidrwydd yn adlewyrchu sut mae’r Awdurdod yn bwriadu gweithredu’n gorfforaethol.  Rhoddodd y Pennaeth Adnoddau a’r Swyddog Adran 151 Dros Dro wybod i’r Pwyllgor y bydd yr amser sydd ar gael i hyfforddai'r flwyddyn nesaf yn gyfyngedig gan fod y Cyngor wedi cyflogi Hyfforddai Cyllid Corfforaethol; Bydd y rhaglen hyfforddi arfaethedig ar gyfer yr unigolyn hwnnw yn cynnwys treulio cyfnod o amser yn Archwilio Mewnol a fydd felly yn darparu rhyw elfen o adnodd ychwanegol yn y gwasanaeth.  Mae’r pwynt a wnaed gan y Rheolwr Archwilio Mewnol Dros Dro ynglŷn â’r gwerth i’r Cyngor o gael un unigolyn medrus yn hytrach na dau unigolyn ar lefel is yn bwynt dilys ac yn un y dylai’r Pwyllgor ei gadw mewn cof.  Pe bai problem ynghylch adnoddau yn codi yn y misoedd canlynol bydd cyfle i adnabod materion o’r fath mewn adroddiadau cynnydd Archwilio Mewnol; fodd bynnag, byddai’n gynamserol ceisio gwneud unrhyw benderfyniad ynghyn â staff yn y cyfarfod hwn.  Mae angen gwneud penderfyniad o’r fath yn ofalus ac ar y sail adroddiad sy’n egluro’r holl ffeithiau ynghylch beth sydd ei angen i sicrhau bod adnoddau digonol yn y Gwasanaeth Archwilio Mewnol a bod ganddo’r cymysgedd cywir o staff a chymwyseddau i allu cyflawni ei gyfrifoldebau yn effeithiol.

•           Nododd y Pwyllgor fod rhai meysydd a raglenwyd i’w hadolygu yn y cynllun archwilio diwygiedig heb gael sylw am nifer o flynyddoedd ac felly nid oedd barn archwilio na lefel o sicrwydd ar eu cyfer.  Soniwyd am ddiogelu fel enghraifft o faes hanfodol a chyfredol yr oedd y Pwyllgor yn ystyried y dylid ei archwilio’n rheolaidd.  Cadarnhaodd y Rheolydd Archwilio Mewnol Dros Dro fod diogelu yn faes gweithgaredd a archwilir yn flynyddol dan y cynllun diwygiedig, gan sicrhau ei fod yn cael ei roi ar sylfaen gadarn o hyn ymlaen.  O ran yr archwiliad diwethaf a wnaed ar gyfer pob maes yn y cynllun dywedodd y Swyddog nad oedd wedi edrych yn ôl yn bellach na 2012/13 oherwydd mai ychydig o werth a pherthnasedd fyddai gan unrhyw adolygiad oedd yn dyddio’n ôl ymhellach na hynny.

•           Roedd y Pwyllgor hefyd wedi amygu Parhad Busnes fel maes a oedd yn arbennig o berthnasol o gofio cyd-destun diwydiannol yr Ynys ac roedd yn bryderus bod yr adolygiad archwilio diwethaf wedi dyfarnu barn archwilio coch ar ei gyfer.  Gofynnodd y Pwyllgor pa bryd y byddai adroddiad ar y maes hwn ar gael iddo.  Dywedodd y Pennaeth Adnoddau a’r Swyddog Adran 151 Dros Dro y dylai ffocws y Pwyllgor fod ar ymateb Rheolwyr i unrhyw argymhellion a wneir gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ynghylch gwella trefniadau llywodraethiant Parhad Busnes unwaith y bydd yr adroddiad wedi ei gyhoeddi yn hytrach na’r adroddiad ei hun.  Yr hyn a ddylai achosi pryder i’r Pwyllgor yw sefyllfa lle nad yw rheolwyr yn gweithredu ar adroddiad neu fel arall ni fyddai modd delio â’r holl wybodaeth y byddai’n ei derbyn pe bai’n ceisio edrych ar bob adroddiad unigol.  Bydd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn parhau i gynhyrchu adroddiadau cynnydd chwarterol sy’n dangos pa faterion sy’n weddill i roi sylw iddynt a bydd yn parhau i adrodd ar y materion hynny hyd nes y byddant wedi cael sylw priodol a’u datrys.  Mae angen i’r Pwyllgor gael y wybodaeth ddiweddaraf ar ymateb y rheolwyr i argymhellion a wneir gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol.

•           Nododd y Pwyllgor fod sawl maes a nodwyd ar gyfer eu hadolygu yn y cynllun archwilio, yn arbennig y meysydd o natur gorfforaethol, yn rhai y mae’r Pwyllgor eisoes wedi eu nodi fel rhai sydd angen sylw ac mae’n awyddus i weld cynnydd yn cael ei wneud yn eu cylch.  Gofynnodd y Pwyllgor am sicrwydd na fyddai’r cynllun archwilio’n cael ei newid heb ymgynghori gydag ef yn gyntaf, a phwysleisiodd nad oedd yn dymuno gweld y meysydd hyn yn cael eu colli wrth newid drosodd i’r trefniadau rheoli archwilio mewnol newydd.  Cadarnhaodd y Pennaeth Adnoddau a’r Swyddog Adran 151 Dros Dro y byddir yn ymgynghori gyda’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethiant os bwriedir gwneud unrhyw newidiadau fel yr awdurdod sy’n penderfynu mewn perthynas â’r cynllun archwilio.

•           Yn yn ogystal â derbyn gwybodaeth am gynnydd a chanlyniadau awgrymodd y Pwyllgor y byddai o fudd pe bai’n cael cofnod proses a fyddai’n dangos cerrig milltir allweddol yn y broses ar gyfer y materion hynny na fyddent efallai wedi disgyn ond a fyddai’n dal i gael sylw.  Cynigiwyd y dylai’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol ystyried ymgorffori darpariaeth o’r fath o fewn ei drefniadau adrodd.

Penderfynwyd cymeradwyo’r Cynllun Archwilio Strategol am y cyfnod 2015/16 i 2017/18 fel yn Atodiad A i’r adroddiad.

CAM GWEITHREDU’N CODI: Y Gwasanaeth Archwilio Mewnol i ymgorffori yn ei drefniadau adrodd ddarpariaeth ar gyfer dangos materion sy’n parhau i gael sylw.