Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad cynnydd Archwilio Mewnol hyd at 31 Hydref, 2015.

Cyflwynwyd er sylw’r Pwyllgor - adroddiad yr Adain Archwilio Mewnol ar waith y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod o 1 Ebrill i 31 Hydref, 2015.

Bu'r Pwyllgor yn ystyried y wybodaeth a thynnodd sylw at y materion canlynol -

•           Gan gyfeirio at dargedau perfformiad, nododd y Pwyllgor fod cynnydd wedi'i lesteirio gan lefel uwch na'r disgwyl o salwch yn y gwasanaeth a bod swydd wag wedi bod yn y Tîm (sydd, ers hynny, wedi cael ei llenwi). Ceisiodd y Pwyllgor sicrwydd bod gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol adnoddau staffio digonol i allu cyflawni ei ddyletswyddau, gan gynnwys y gwaith o gyflawni’r Cynllun Archwilio’n effeithiol ac a fyddai’n bosib petai raid, yn y tymor byr, droi at swyddog archwilio yng Nghyngor Bwrdeistref Sirol Conwy fel y corff sy’n darparu’r swyddogaeth rheoli archwilio mewnol yn Ynys Môn.

Dywedodd y Pennaeth Archwilio Mewnol nad oes modd rhagweld absenoldeb salwch ac o’r herwydd, mae’n anodd cynllunio ar ei gyfer. Nid bwriad y trefniant gyda Chyngor Bwrdeistref Sirol Conwy oedd dod â swyddog i mewn i bontio'r bwlch a bod yn rhaid i'r adnoddau sydd eisoes ar gael yn y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn Ynys Môn gael eu rheoli mor effeithiol ag sy’n bosibl. Y mater ar gyfer y Pennaeth Archwilio Mewnol a Phennaeth Adnoddau yw a yw'r swyddogaeth Archwilio Mewnol yn Ynys Môn yn cael ei gyfarparu’n ddigonol i roi digon o sylw i weithgareddau ar Ynys Môn i ddarparu'r lefel o sicrwydd y gofynnir amdani ar ddiwedd y flwyddyn. Mae'r gwasanaeth yn ceisio cwrdd â gofynion y Cynllun Archwilio yn unol â’r mandad ond gall y sefyllfa newid, er enghraifft, oherwydd gwaith ychwanegol heb ei gynllunio; mae’n rhan o rôl y Pennaeth Archwilio Mewnol i sicrhau bod y lefel o sylw archwilio erbyn diwedd y flwyddyn yn ddigonol i ddarparu sail gadarn ar gyfer y farn am y lefel o sicrwydd y mae Archwilio Mewnol yn ei ddarparu.

Dywedodd y Pennaeth Adnoddau a Swyddog Adran 151 fod angen i'r Swyddog Adran 151 ac Archwilio Allanol fod yn fodlon bod yr Uned Archwilio Mewnol yn gallu rhoi iddynt y lefel angenrheidiol o sicrwydd, fel arall bydd raid ystyried rhoi adnoddau ychwanegol i Archwilio Mewnol. Nid yw’r pwynt hwn wedi ei gyrraedd eto. Mae'r Gwasanaeth Cyllid wedi cyflogi cyfrifydd dan hyfforddiant sy'n treulio cyfnodau o waith yn holl adeiniau’r Adran Gyllid ac a fydd, fel rhan o'r rhaglen hyfforddi, yn symud yn o fuan i’r Adain Archwilio Mewnol yn fuan a thrwy hynny yn rhoi gwasanaeth ychwanegol.

•           Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ynghylch i ba raddau y mae gwaith archwilio heb ei gynllunio yn ei gael ar Cynllun Archwilio ac effaith hynny, yn arbennig mewn perthynas â gwaith grantiau a amlinellir yn Atodiad B a gofynnodd a ddylai’r grantiau hyn gael eu ffactora i mewn i’r Cynllun Archwilio oherwydd eu bod yn rhai parhaus y gwyddys amdanynt ac nid yn rhai ad-hoc. Dywedodd y Rheolwr Archwilio fod y gwaith grant yn cynnwys gwaith a wnaed yn flaenorol gan yr Archwilwyr Allanol a bod y ffi weinyddol wedi’i chynnwys yn y grant. Dywedodd y Pennaeth Adnoddau a Swyddog Adran 151 fod y gwaith yn annisgwyl o ran ei amseriad; awgrymodd y Swyddog bod y Pwyllgor yn derbyn adroddiad yn amlinellu'r broses ar gyfer archwilio grantiau a sut y bodlonir disgwyliadau Swyddfa Archwilio Cymru a chytunwyd i hynny.

•           Cyfeiriodd y Pwyllgor at y crynodeb o argymhellion archwilio a lefelau sicrwydd fel y cânt eu hamlinellu yn Atodiad D a'r negeseuon allweddol yn codi o hynny a gofynnodd am eglurhad ar y  sefyllfa mewn perthynas ag argymhellion sy'n sy’n parhau i fod heb eu gweithredu. Dywedodd y Pennaeth Adnoddau a Swyddog Adran 151, o ran argymhellion sy'n ymwneud â'r Gwasanaeth Cyllid a nodir fel rhai sydd heb eu gweithredu, y bydd yr archwiliadau dilynol yn dangos y bydd llawer o'r rhain wedi cael eu gweithredu naill ai’n unol â’r argymhelliad neu mewn ffyrdd eraill a fydd yn mynd i’r afael â’r gwendidau a nodwyd. Mewn perthynas â dyledwyr, mae llawer iawn o waith wedi cael ei wneud i fynd i'r afael â'r mater hwn ac i leihau balans y dyledion drwy adennill dyledion neu ddileu’r rhai nad oes modd eu hadennill.  Mae gwasanaethau bellach â gwybodaeth gywirach o lawer ar lefel y dyledion yn eu gwasanaethau ac mae systemau megis debyd uniongyrchol a rhagdaliadau yn hwyluso’r broses o gasglu incwm yn brydlon.

•           Nododd y Pwyllgor yr ystyrir bod Adfer ar ôl Trychineb a Pharhad Busnes TGCh yn parhau i fod yn feysydd lle mae lefel sicrwydd yn gyfyngedig ac fe’u nodwyd gan y Pwyllgor fel materion sy’n achosi pryder dro ar ôl tro. Roedd y Pwyllgor o'r farn y dylai yn awr ddefnyddio’i  awdurdod i ddal Rheolwyr i gyfrif am yr ymateb annigonol i argymhellion Archwilio Mewnol i wella'r system o reolaethau yn y ddau faes hyn ac oherwydd y risgiau sy'n gysylltiedig, dylent hefyd gael eu tynnu sylw at sylw’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth fel materion sydd angen sylw. Dywedodd y Rheolwr Archwilio y byddai'n ymdrechu i gwblhau'r archwiliadau dilynol ar Adfer ar ôl Trychineb a Pharhad Busnes TGCh mewn pryd ar gyfer y cyfarfod nesaf o’r Pwyllgor Archwilio ym mis Chwefror, 2016.

•           Nododd y Pwyllgor y bernir bod y lefel sicrwydd ar gyfer Llywodraethu Gwybodaeth yn ddigonol ond bod y negeseuon allweddol o'r Adolygiad Blynyddol o Gydymffurfiaeth yn parhau i fod yn negyddol i raddau helaeth. Hysbyswyd y Pwyllgor bod cwmpas yr adolygiadau a gynhaliwyd gan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yn 2012 a 2013/14 mewn perthynas â Llywodraethu Diogelu Data a Rheoli Cofnodion yn wahanol i'r adolygiad a gynhaliwyd gan Archwilio Mewnol a oedd yn  edrych ar gydymffurfiaeth gyda’r polisïau presennol. Cyhoeddwyd rhybudd gorfodaeth SCG ar ôl cyhoeddi’r adroddiad ar yr adolygiad drafft gan yr Uned Archwilio Mewnol. Mae’r gwaith ar lywodraethu gwybodaeth, gan gynnwys mynd i'r afael â’r argymhellion sy'n ymwneud â'r rhybudd gorfodaeth ac argymhellion yr adolygiad Archwilio Mewnol yn cael ei gyflawni dan oruchwyliaeth bwrdd. Awgrymwyd a chytunwyd y dylai'r Pwyllgor dderbyn diweddariad ar faterion cydymffurfiaeth gyda gofynion Llywodraethu Gwybodaeth yn ei gyfarfod nesaf fel ei bod yn glir ble mae'r Awdurdod yn hyn o beth.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad cynnydd a nodi ei gynnwys.

CAMAU GWEITHREDU YN CODI:

•           Bod yr archwiliadau dilynol mewn perthynas ag Adfer ar ôl Trychineb a Pharhad Busnes TGCh yn cael eu cyflwyno i gyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethiant.

•           Dylid gofyn i'r Rheolwr Trawsnewid Busnes TGCh fynychu'r cyfarfod nesaf i roi gwybod i'r Pwyllgor am y cynnydd hyd yma mewn perthynas â’r ddau faes uchod.

•           Rhoi gwybod i’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth am bryder parhaus y Pwyllgor mewn perthynas ag Adfer ar ôl Trychineb a Pharhad Busnes TGCh fel meysydd risg uchel sydd angen sylw.

•           Y dylid gofyn i Bennaeth Busnes y Cyngor ddiweddaru’r Pwyllgor yn ei gyfarfod nesaf ar y sefyllfa o ran cydymffurfio gyda gofynion Llywodraethu Gwybodaeth.

•           Bod y Pennaeth Adnoddau a Swyddog Adran 151 yn darparu adroddiad ar gyfer cyfarfod nesaf y Pwyllgor ar y broses mewn perthynas ag archwilio grantiau a sut y bodlonir disgwyliadau Swyddfa Archwilio Cymru.